Operations Mapping Tool

Process Mapping

Zeigt Schritte, Entscheidungen, Rollen sowie Ein- und Ausgaben eines Prozesses im Zusammenhang.

Eine Prozess Map zeigt Handlungen und Reihenfolge, Entscheidungen, Rollen, Ein- und Ausgaben, damit Beteiligte einen Ablauf verstehen und verbessern können.

Kernfrage

Was geschieht vom Auslöser bis zum Ergebnis, wo liegen Entscheidungen und Übergaben, und welche Belege stützen eine Verbesserung?

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Teilnehmende: 3-10
Zeit: 60–180 Minuten für einen abgegrenzten Ablauf; Beobachtung, Datenerhebung und Neugestaltung separat planen.

Was geschieht vom Auslöser bis zum Ergebnis, wo liegen Entscheidungen und Übergaben, und welche Belege stützen eine Verbesserung?

Papierillustration der Methode Process Mapping mit einer klaren Arbeitsstruktur.

Scope
Prozess, Start, Ende und Zweck abgrenzen
Bestimme einen realen Ablauf, Auslöser, Endzustand und verantwortliche Perspektive. Entscheide, ob Ist-Zustand oder Soll-Prozess erfasst wird.
Ablauf
Reale Schritte, Rollen und Übergaben erfassen
Mit Prozessbeteiligten Aktionen, Entscheidungen, Inputs, Outputs und Handoffs in Reihenfolge erfassen. Unbekannte Schleifen markieren.
Belege
Wartezeiten, Messpunkte und Ausnahmen ergänzen
Kennzeichne Übergabepunkte, Wartezeiten, Mengen oder Messwerte nur mit Quelle und Zeitraum. Trenne Prozessfakt von Bewertung.
Review
Karte mit Beteiligten prüfen und nächste Änderung festlegen
Gehe Schritte mit Ausführenden durch, prüfe Vollständigkeit und leite eine gezielte Verbesserungsfrage oder Messung ab.

Aktualisiere die Arbeitsunterlage, wenn neue Belege, geänderte Rahmenbedingungen oder die vereinbarte Überprüfung eine Annahme verändern.

Geeignet, wenn

Nutze Process Mapping zum gemeinsamen Verständnis eines beobachteten Ablaufs, bei Übergaben und für evidenzbasierte Verbesserungsfragen. Für präzise Ausführungssemantik eine formale Notation wählen.

Ideal für

Operations Improvement
Service Blueprint Prep
Compliance Work

Nicht gut für

Produktstrategie
Tiefes Domain Modeling allein

Ergebnisse

Eingegrenzter Prozess und Mapping-Sicht
Bestimmter realer Ablauf mit Auslöser, Endzustand und verantwortlicher Perspektive sowie der Kennzeichnung als Ist-Zustand oder Soll-Prozess.
Gemeinsam validierter Ablaufentwurf
Mit Prozessbeteiligten erfasste Reihenfolge von Aktionen, Entscheidungen, Inputs, Outputs und Handoffs einschließlich markierter unbekannter Schleifen.
Belegter Ablauf mit Problempunkten
Die Prozessdarstellung enthält Übergabepunkte, Wartezeiten, Mengen oder Messwerte mit Quelle und Zeitraum und trennt Prozessfakt von Bewertung.
Validierte Ist-Karte und Verbesserungsauftrag
Die mit den Ausführenden auf Vollständigkeit geprüfte Prozesskarte benennt eine gezielte Verbesserungsfrage oder nächste Messung.

Process Mapping Arbeitsblatt

Fiktives Beispiel

Methodenspezifische Fragen mit fiktivem ausgearbeiteten Beispiel; die Arbeitsvorlage bleibt leer.

Prozess, Start, Ende und Zweck abgrenzen

Eingegrenzter Prozess und Mapping-Sicht

Fiktiv: Ist-Prozess von Eingang bis Entscheidung eines Erstattungsantrags, aus Sicht des Service-Teams.

Reale Schritte, Rollen und Übergaben erfassen

Gemeinsam validierter Ablaufentwurf

Beispiel: Antrag eingehen → Vollständigkeit prüfen → bei fehlenden Belegen Rückfrage → sonst Erstattung bewerten.

Wartezeiten, Messpunkte und Ausnahmen ergänzen

Belegter Ablauf mit Problempunkten

Fiktive Hypothese: fehlende Unterlagen könnten eine Schleife auslösen; Häufigkeit muss anhand protokollierter Fälle geprüft werden.

Karte mit Beteiligten prüfen und nächste Änderung festlegen

Validierte Ist-Karte und Verbesserungsauftrag

Fiktiv: Zuerst Anteil der Rückfragen erheben; erst danach prüfen, ob eine Checkliste an der Eingabe sinnvoll wäre.

ASQ describes flowcharts as sequential process maps that can include actions, inputs, outputs, decisions, roles, time and measures.

Flowchart and process mapping | ASQ

Erster Schritt

Wähle einen Ablauf mit eindeutigem Auslöser und Ende und lade die Personen ein, die ihn ausführen.

Zur Methodenanleitung

Davor sinnvoll

Operations

Gemba Walk

Liefert die vor Ort beobachtete Ist-Arbeit als Grundlage der Karte.

Wie geht es weiter?

Operations

A3 Problem Solving

Führt einen in der Karte sichtbaren Problempunkt in eine strukturierte Lösung.

Operations

Standard Work Analysis

Prüft, ob der validierte Ablauf dem aktuellen Standard entspricht.

Vertiefung

Zweck

Bei einem unübersichtlichen Ablauf mit vielen Übergaben macht die Methode den tatsächlichen Prozess sichtbar. Sie zeigt, wo Arbeit weitergegeben, verzögert oder doppelt erledigt wird, damit Verbesserung an den richtigen Stellen ansetzt.

Funktionsweise

Der Ablauf wird als zusammenhängender Fluss aus Tätigkeiten, Übergaben und Wartepunkten sichtbar gemacht. So lassen sich Schleifen, Reibung und unnötige Varianten erkennen. Anschließend wird die Darstellung gegen die Realität geprüft und als Basis für gezielte Änderungen genutzt.

Im Detail

Process Mapping macht den realen Ablauf mit Übergaben, Schleifen und Wartezuständen sichtbar. Entscheidend ist der Abgleich zwischen gelebter Praxis und dokumentiertem Soll mit Menschen, die im Prozess arbeiten. Aus Nachzeichnen wird Analyse, wenn Bruchstellen und Verbesserungshebel klar lokalisierbar werden.

Durchführung

Ziehe die Start und Endgrenze des betrachteten Prozesses sauber ein und nimm Ausnahmen, Schleifen und Wartezeiten bewusst mit auf. Die Karte gewinnt an Wert, sobald Übergaben und Verzögerungen als Ursachen für Probleme sichtbar werden statt nur als Symbole auf Papier. Schließe mit einer einzigen Redesign-Frage, die im nächsten Schritt wirklich geprüft werden kann.

Die Methodenanleitung führt mit 4 Phasen, Zeitrahmen, 4 Stolperfallen und klaren Abbruchkriterien durch die Umsetzung.

Methodenanleitung öffnen

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Quellen und Themen

Themen

Prozess Operations Verbesserung

Quellen

Flowchart and process mapping | ASQasq.orgASQ describes flowcharts as sequential process maps that can include actions, inputs, outputs, decisions, roles, time and measures.

In Playbooks

Service Experience verbessernVon sichtbaren Pain Points zu Frontstage-, Backstage- und Ownership-Verbesserungen.

Artefakt-Vorlagen

Process Mapping: ArbeitsvorlagePlane die Sitzung oder das Vorhaben passend zum tatsächlichen Arbeitsumfang.

markdown

process-mapping-working-template.md

Plane die Sitzung oder das Vorhaben passend zum tatsächlichen Arbeitsumfang.

Process Mapping: Arbeitsvorlage

Fragestellung

Noch zu klären

Gewünschtes Ergebnis

Noch zu klären

Rahmen

Vollständige Methode vorbereiten Zeit: 60–180 Minuten für einen abgegrenzten Ablauf; Beobachtung, Datenerhebung und Neugestaltung separat planen.

Diese Vorlage während der Arbeit auf Papier oder in einem eigenen Dokument ausfüllen.

Vorbereitung für diesen Umfang

Methodische Grundausstattung

Materialien: Whiteboard oder Flowchart-Werkzeug, Prozessverantwortung, Mitarbeitende mit Praxiserfahrung und relevante Messwerte oder Fallbeispiele.
Rollen: Prozessverantwortung · Mitarbeitende an der Frontline · Moderation/Analyse · betroffene Supportrollen.
Vorab-Infos: Material, Datenzugang und Teilnehmende vorab nach Forschungs- oder Entscheidungsfrage festlegen.
Gesamter Zeitbedarf: 60–180 Minuten für einen abgegrenzten Ablauf; Beobachtung, Datenerhebung und Neugestaltung separat planen.
Setup: Arbeitsfläche mit der methodenspezifischen Struktur öffnen. Fiktive Beispiele dienen nur der Orientierung; Arbeitsvorlage und eigene Befunde bleiben getrennt.

Für die Arbeitsschritte bereitstellen

Scope: Prozess, Start, Ende und Zweck abgrenzen

Wähle einen Ablauf mit eindeutigem Auslöser und Ende und lade die Personen ein, die ihn ausführen.
Whiteboard oder Flowchart-Werkzeug, Prozessverantwortung, Mitarbeitende mit Praxiserfahrung und relevante Messwerte oder Fallbeispiele.

Ablauf: Reale Schritte, Rollen und Übergaben erfassen

Eingegrenzter Prozess und Mapping-Sicht
Whiteboard oder Flowchart-Werkzeug, Prozessverantwortung, Mitarbeitende mit Praxiserfahrung und relevante Messwerte oder Fallbeispiele.

Belege: Wartezeiten, Messpunkte und Ausnahmen ergänzen

Gemeinsam validierter Ablaufentwurf
Whiteboard oder Flowchart-Werkzeug, Prozessverantwortung, Mitarbeitende mit Praxiserfahrung und relevante Messwerte oder Fallbeispiele.

Review: Karte mit Beteiligten prüfen und nächste Änderung festlegen

Belegter Ablauf mit Problempunkten
Whiteboard oder Flowchart-Werkzeug, Prozessverantwortung, Mitarbeitende mit Praxiserfahrung und relevante Messwerte oder Fallbeispiele.