methodatlas
MethodenanleitungOperations

Process Mapping

Die Anleitung zur Methode: Voraussetzungen und Materialien klären, den gesamten Ablauf verstehen und Ergebnisse, Stolperfallen sowie Abbruchkriterien nachschlagen.

KomplexitätMittel
Zeit1-3 h
Teilnehmende3-10
FormatWorkshop
ReifegradCanonical
Arbeit planen
01

Vorbedingung

Was vorher fertig sein muss

Vorher abschließenKlarer Arbeitsrahmen

Wähle einen Ablauf mit eindeutigem Auslöser und Ende und lade die Personen ein, die ihn ausführen.

Ohne abgegrenzte Frage oder prüfbare Belege wird das Ergebnis unscharf.
02

Vorbereitung

Was vor Start vorliegen muss

Materialien

Whiteboard oder Flowchart-Werkzeug, Prozessverantwortung, Mitarbeitende mit Praxiserfahrung und relevante Messwerte oder Fallbeispiele.

Personen / Rollen

Prozessverantwortung · Mitarbeitende an der Frontline · Moderation/Analyse · betroffene Supportrollen.

Vorabinfos

Material, Datenzugang und Teilnehmende vorab nach Forschungs- oder Entscheidungsfrage festlegen.

Zeitbedarf

60–180 Minuten für einen abgegrenzten Ablauf; Beobachtung, Datenerhebung und Neugestaltung separat planen.

Setup

Arbeitsfläche mit der methodenspezifischen Struktur öffnen. Fiktive Beispiele dienen nur der Orientierung; Arbeitsvorlage und eigene Befunde bleiben getrennt.

03

Kernfrage

Die eine Frage, die diese Methode beantwortet

Was geschieht vom Auslöser bis zum Ergebnis, wo liegen Entscheidungen und Übergaben, und welche Belege stützen eine Verbesserung?

04

Ablauf

Phasen mit Ziel, Durchführung, Ergebnis und Stolperfalle

Eine Prozess Map zeigt Handlungen und Reihenfolge, Entscheidungen, Rollen, Ein- und Ausgaben, damit Beteiligte einen Ablauf verstehen und verbessern können.

Process Mapping Arbeitsblatt

Fiktives Beispiel

Methodenspezifische Fragen mit fiktivem ausgearbeiteten Beispiel; die Arbeitsvorlage bleibt leer.

Prozess, Start, Ende und Zweck abgrenzen

Eingegrenzter Prozess und Mapping-Sicht

Fiktiv: Ist-Prozess von Eingang bis Entscheidung eines Erstattungsantrags, aus Sicht des Service-Teams.

Reale Schritte, Rollen und Übergaben erfassen

Gemeinsam validierter Ablaufentwurf

Beispiel: Antrag eingehen → Vollständigkeit prüfen → bei fehlenden Belegen Rückfrage → sonst Erstattung bewerten.

Wartezeiten, Messpunkte und Ausnahmen ergänzen

Belegter Ablauf mit Problempunkten

Fiktive Hypothese: fehlende Unterlagen könnten eine Schleife auslösen; Häufigkeit muss anhand protokollierter Fälle geprüft werden.

Karte mit Beteiligten prüfen und nächste Änderung festlegen

Validierte Ist-Karte und Verbesserungsauftrag

Fiktiv: Zuerst Anteil der Rückfragen erheben; erst danach prüfen, ob eine Checkliste an der Eingabe sinnvoll wäre.

ASQ describes flowcharts as sequential process maps that can include actions, inputs, outputs, decisions, roles, time and measures.

Flowchart and process mapping | ASQ

  1. 1

    Scope

    Prozess, Start, Ende und Zweck abgrenzen

    Ziel

    Eingegrenzter Prozess und Mapping-Sicht

    Voraussetzungen für diesen Schritt

    • Wähle einen Ablauf mit eindeutigem Auslöser und Ende und lade die Personen ein, die ihn ausführen.
    • Whiteboard oder Flowchart-Werkzeug, Prozessverantwortung, Mitarbeitende mit Praxiserfahrung und relevante Messwerte oder Fallbeispiele.

    Durchführung

    • Bestimme einen realen Ablauf, Auslöser, Endzustand und verantwortliche Perspektive. Entscheide, ob Ist-Zustand oder Soll-Prozess erfasst wird.
    • Das Ergebnis „Eingegrenzter Prozess und Mapping-Sicht“ mit Belegstatus, Quelle oder offenem Prüfbedarf festhalten.

    Ergebnis

    Eingegrenzter Prozess und Mapping-Sicht

    Eingegrenzter Prozess und Mapping-Sicht

    Qualitätscheck

    Ist klar, welcher Ablauf und welche Version dokumentiert werden?

    Stolperfalle

    Ist und Wunschzustand werden vermischt. Karte ausdrücklich als Ist oder Soll und mit Datum kennzeichnen.

    Zeitlicher Rahmen: Etwa 10–20 Minuten; Daten- oder Klärungsarbeit separat planen.

  2. 2

    Ablauf

    Reale Schritte, Rollen und Übergaben erfassen

    Ziel

    Gemeinsam validierter Ablaufentwurf

    Voraussetzungen für diesen Schritt

    • Eingegrenzter Prozess und Mapping-Sicht
    • Whiteboard oder Flowchart-Werkzeug, Prozessverantwortung, Mitarbeitende mit Praxiserfahrung und relevante Messwerte oder Fallbeispiele.

    Durchführung

    • Mit Prozessbeteiligten Aktionen, Entscheidungen, Inputs, Outputs und Handoffs in Reihenfolge erfassen. Unbekannte Schleifen markieren.
    • Das Ergebnis „Gemeinsam validierter Ablaufentwurf“ mit Belegstatus, Quelle oder offenem Prüfbedarf festhalten.

    Ergebnis

    Gemeinsam validierter Ablaufentwurf

    Gemeinsam validierter Ablaufentwurf

    Qualitätscheck

    Können Beteiligte den dargestellten Weg aus eigener Erfahrung bestätigen?

    Stolperfalle

    Nur dokumentierter Soll-Ablauf wird als Realität verwendet. Walkthrough anhand eines realen oder anonymisierten Falls; Ausnahmen aufnehmen.

    Zeitlicher Rahmen: Etwa 10–20 Minuten; Daten- oder Klärungsarbeit separat planen.

  3. 3

    Belege

    Wartezeiten, Messpunkte und Ausnahmen ergänzen

    Ziel

    Belegter Ablauf mit Problempunkten

    Voraussetzungen für diesen Schritt

    • Gemeinsam validierter Ablaufentwurf
    • Whiteboard oder Flowchart-Werkzeug, Prozessverantwortung, Mitarbeitende mit Praxiserfahrung und relevante Messwerte oder Fallbeispiele.

    Durchführung

    • Kennzeichne Übergabepunkte, Wartezeiten, Mengen oder Messwerte nur mit Quelle und Zeitraum. Trenne Prozessfakt von Bewertung.
    • Das Ergebnis „Belegter Ablauf mit Problempunkten“ mit Belegstatus, Quelle oder offenem Prüfbedarf festhalten.

    Ergebnis

    Belegter Ablauf mit Problempunkten

    Belegter Ablauf mit Problempunkten

    Qualitätscheck

    Sind Probleme beobachtet, gemessen oder nur vermutet?

    Stolperfalle

    Engpass wird aus einer Einzelanekdote abgeleitet. Quelle, Zeitraum und offene Messfrage daneben notieren.

    Zeitlicher Rahmen: Etwa 10–20 Minuten; Daten- oder Klärungsarbeit separat planen.

  4. 4

    Review

    Karte mit Beteiligten prüfen und nächste Änderung festlegen

    Ziel

    Validierte Ist-Karte und Verbesserungsauftrag

    Voraussetzungen für diesen Schritt

    • Belegter Ablauf mit Problempunkten
    • Whiteboard oder Flowchart-Werkzeug, Prozessverantwortung, Mitarbeitende mit Praxiserfahrung und relevante Messwerte oder Fallbeispiele.

    Durchführung

    • Gehe Schritte mit Ausführenden durch, prüfe Vollständigkeit und leite eine gezielte Verbesserungsfrage oder Messung ab.
    • Das Ergebnis „Validierte Ist-Karte und Verbesserungsauftrag“ mit Belegstatus, Quelle oder offenem Prüfbedarf festhalten.

    Ergebnis

    Validierte Ist-Karte und Verbesserungsauftrag

    Validierte Ist-Karte und Verbesserungsauftrag

    Qualitätscheck

    Ändert die Karte Prozessklarheit, Wartezeit oder unnötige Schleifen nachvollziehbar?

    Stolperfalle

    Karte wird direkt in eine neue Policy umgedeutet. Verbesserung als Vorschlag mit Verantwortlichkeit und Prüfung markieren.

    Zeitlicher Rahmen: Etwa 10–20 Minuten; Daten- oder Klärungsarbeit separat planen.

05

Artefakt

Was am Ende rauskommt

Skizze: so sieht das Artefakt aus

Process Mapping · Schritt für SchrittProzessschritte, Rollen, Entscheidungen, Übergaben und Problemstellen als gemeinsamen Ablauf sichtbar machen
Process MappingDas Visual zeigt einen Prozessfluss über Swimlanes mit Trigger, Aktivität, Entscheidung, Systemschritt, Problemstelle und Output.Ablauf, Rollen und Übergaben gemeinsam lesenProcess Mapping macht sichtbar, wer was tut, wo entschieden wird und wo Arbeit hängen bleibt.KundeTeamSystemHandoffprüfenjaabschließenTriggerAnfrage kommt reinAufnehmenDaten prüfenEntscheidungvollständig?AutomatisierenTicket erzeugenOutputfreigegebenerVorgangProblemstelleWarten auf Klärung
Form

Versionierte Dokumentation mit Frage, Evidenz, Ergebnis, Unsicherheit, Verantwortlichen und nächstem Prüftermin.

Versionierung / Ownership

Datum, Scope, Quelle, Annahmen und Änderungen nachhalten; bei Praxis oder Vorhaben eine verantwortliche Person und Überprüfung festlegen.

Tool-Alternativen
  • Papier und Stifte
  • Whiteboard oder einfache Tabelle

process-mapping-working-template.md

Plane die Sitzung oder das Vorhaben passend zum tatsächlichen Arbeitsumfang.

Process Mapping: Arbeitsvorlage

Fragestellung

Noch zu klären

Gewünschtes Ergebnis

Noch zu klären

Rahmen

Vollständige Methode vorbereiten Zeit: 60–180 Minuten für einen abgegrenzten Ablauf; Beobachtung, Datenerhebung und Neugestaltung separat planen.

Diese Vorlage während der Arbeit auf Papier oder in einem eigenen Dokument ausfüllen.

Vorbereitung für diesen Umfang

Methodische Grundausstattung

  • Materialien: Whiteboard oder Flowchart-Werkzeug, Prozessverantwortung, Mitarbeitende mit Praxiserfahrung und relevante Messwerte oder Fallbeispiele.
  • Rollen: Prozessverantwortung · Mitarbeitende an der Frontline · Moderation/Analyse · betroffene Supportrollen.
  • Vorab-Infos: Material, Datenzugang und Teilnehmende vorab nach Forschungs- oder Entscheidungsfrage festlegen.
  • Gesamter Zeitbedarf: 60–180 Minuten für einen abgegrenzten Ablauf; Beobachtung, Datenerhebung und Neugestaltung separat planen.
  • Setup: Arbeitsfläche mit der methodenspezifischen Struktur öffnen. Fiktive Beispiele dienen nur der Orientierung; Arbeitsvorlage und eigene Befunde bleiben getrennt.

Für die Arbeitsschritte bereitstellen

Scope: Prozess, Start, Ende und Zweck abgrenzen

  • Wähle einen Ablauf mit eindeutigem Auslöser und Ende und lade die Personen ein, die ihn ausführen.
  • Whiteboard oder Flowchart-Werkzeug, Prozessverantwortung, Mitarbeitende mit Praxiserfahrung und relevante Messwerte oder Fallbeispiele.

Ablauf: Reale Schritte, Rollen und Übergaben erfassen

  • Eingegrenzter Prozess und Mapping-Sicht
  • Whiteboard oder Flowchart-Werkzeug, Prozessverantwortung, Mitarbeitende mit Praxiserfahrung und relevante Messwerte oder Fallbeispiele.

Belege: Wartezeiten, Messpunkte und Ausnahmen ergänzen

  • Gemeinsam validierter Ablaufentwurf
  • Whiteboard oder Flowchart-Werkzeug, Prozessverantwortung, Mitarbeitende mit Praxiserfahrung und relevante Messwerte oder Fallbeispiele.

Review: Karte mit Beteiligten prüfen und nächste Änderung festlegen

  • Belegter Ablauf mit Problempunkten
  • Whiteboard oder Flowchart-Werkzeug, Prozessverantwortung, Mitarbeitende mit Praxiserfahrung und relevante Messwerte oder Fallbeispiele.

Process Mapping Arbeitsblatt

Prozess, Start, Ende und Zweck abgrenzen

Eingegrenzter Prozess und Mapping-Sicht

...

Reale Schritte, Rollen und Übergaben erfassen

Gemeinsam validierter Ablaufentwurf

...

Wartezeiten, Messpunkte und Ausnahmen ergänzen

Belegter Ablauf mit Problempunkten

...

Karte mit Beteiligten prüfen und nächste Änderung festlegen

Validierte Ist-Karte und Verbesserungsauftrag

...

Leere Arbeitsvorlage zeigt ausschließlich die Fragen, keine Beispieldaten.

Flowchart and process mapping | ASQ

Scope: Prozess, Start, Ende und Zweck abgrenzen

Erwartetes Artefakt: Eingegrenzter Prozess und Mapping-Sicht

Eingegrenzter Prozess und Mapping-Sicht

Eintrag:

...

  • Ist klar, welcher Ablauf und welche Version dokumentiert werden?

Ablauf: Reale Schritte, Rollen und Übergaben erfassen

Erwartetes Artefakt: Gemeinsam validierter Ablaufentwurf

Gemeinsam validierter Ablaufentwurf

Eintrag:

...

  • Können Beteiligte den dargestellten Weg aus eigener Erfahrung bestätigen?

Belege: Wartezeiten, Messpunkte und Ausnahmen ergänzen

Erwartetes Artefakt: Belegter Ablauf mit Problempunkten

Belegter Ablauf mit Problempunkten

Eintrag:

...

  • Sind Probleme beobachtet, gemessen oder nur vermutet?

Review: Karte mit Beteiligten prüfen und nächste Änderung festlegen

Erwartetes Artefakt: Validierte Ist-Karte und Verbesserungsauftrag

Validierte Ist-Karte und Verbesserungsauftrag

Eintrag:

...

  • Ändert die Karte Prozessklarheit, Wartezeit oder unnötige Schleifen nachvollziehbar?

Offene Fragen und nächste Schritte

...

Methodenanleitung: https://methodatlas.meierhoff-systems.de/de/methods/process-mapping/run-sheet

06

Beispielausgabe

Konkret gefülltes Szenario, fiktives Beispiel

Fiktives Beispiel zur Orientierung. Die genannten Mengen und Zeiten beschreiben diesen Fall und sind keine allgemeine Vorgabe.

process-mapping-beispiel.md

Konkret gefülltes Szenario, fiktives Beispiel

Fiktives Beispiel: Erstattungsantrag

Scope: Ist-Ablauf vom Eingang bis zur Entscheidung aus Sicht des Serviceteams.

Map: Antrag eingehen → Vollständigkeit prüfen → Belege fehlen? → Rückfrage und Wiedereingangsschleife / vollständigen Antrag bewerten → Entscheidung mitteilen.

Hypothese: Fehlende Unterlagen könnten Nacharbeit verursachen; die Häufigkeit ist in diesem fiktiven Beispiel unbekannt.

Nächster Beleg: Rückfragen zu fehlenden Unterlagen in einer definierten Stichprobe datierter Fälle zählen, bevor eine Eingang-Checkliste vorgeschlagen wird.

Validierung: Mitarbeitende bestätigen Ausnahmen, Entscheidungspfade und Übergaben.

07

Stolperfallen

Symptome erkennen, gegensteuern

Kurzüberblick, vollständiger Text steht in der jeweiligen Phase im Ablauf

  1. Prozess, Start, Ende und Zweck abgrenzenIst und Wunschzustand werden vermischt.In der Phase ansehen
  2. Reale Schritte, Rollen und Übergaben erfassenNur dokumentierter Soll-Ablauf wird als Realität verwendet.In der Phase ansehen
  3. Wartezeiten, Messpunkte und Ausnahmen ergänzenEngpass wird aus einer Einzelanekdote abgeleitet.In der Phase ansehen
  4. Karte mit Beteiligten prüfen und nächste Änderung festlegenKarte wird direkt in eine neue Policy umgedeutet.In der Phase ansehen
08

Abbruchkriterien

Wann du anhalten, Voraussetzungen klären oder einen anderen Ansatz wählen solltest

Wenn die Ausführenden den dargestellten Ist-Zustand nicht bestätigen können, zuerst beobachten. Ist-Fakten, Soll-Vorschläge und Messwerte getrennt halten.

Methode nach Praxisgemeinschaft. Die Methode ist als verbreitete Praxis entstanden und wird nicht eindeutig einer einzelnen Urheberin oder Organisation zugeschrieben. Kuratiert mit 1 Quellen.

Quellen: Flowchart and process mapping | ASQ

Ablauf, Timeboxen und Stolperfallen sind redaktionell kuratierte Praxisempfehlungen auf Basis der genannten Quellen.

Wie geht es weiter?

Arbeitsfläche für A3 Problem-Solving: Frage, Beobachtungen und nächste Entscheidung sind sichtbar.
Operations
A3 Problem Solving

Führt einen in der Karte sichtbaren Problempunkt in eine strukturierte Lösung.

Papierillustration zu Standard Work Analysis.
Operations
Standard Work Analysis

Prüft, ob der validierte Ablauf dem aktuellen Standard entspricht.

Im Playbook ansehenService Experience verbessernVon sichtbaren Pain Points zu Frontstage-, Backstage- und Ownership-Verbesserungen.

Methodenanleitung durchgearbeitet?

Zum Steckbrief für Zweck, ähnliche Methoden und Quellen oder direkt zur nächsten Methode im Katalog.

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