MethodenanleitungFacilitation

Lean Coffee

Die Anleitung zur Methode: Voraussetzungen und Materialien klären, den gesamten Ablauf verstehen und Ergebnisse, Stolperfallen sowie Abbruchkriterien nachschlagen.

KomplexitätNiedrig

Zeit30-90 min

Teilnehmende3-20

FormatWorkshop

ReifegradEstablished

Arbeit planen

Vorbedingung

Was vorher fertig sein muss

Vorher abschließenBeitragsbereitschaft

Teilnehmende dürfen Themen einbringen und priorisieren.

Ohne echte Mitgestaltung wird das Format zur verdeckten Agenda.

Vorher abschließenKlare Dauer

Gesamtdauer und Regel für Gesprächsverlängerungen sind bekannt.

Ohne Zeitgrenzen verdrängt das erste Thema alle weiteren.

Vorbereitung

Was vor Start vorliegen muss

Materialien

Drei-Spalten-Board, Karten, Stifte, zwei Abstimmungspunkte pro Person, Timer und sichtbare Restzeit.

Personen / Rollen

Facilitator für Regeln und Timer, Teilnehmende als Themengeber und Gesprächspartner, optional Scribe.

Vorabinfos

Gesamtthema, Dauer, Teilnehmendenkreis und Umgang mit vertraulichen Inhalten vorab klären; keine inhaltliche Agenda vorbereiten.

Zeitbedarf

30–90 Minuten

Setup

Board mit To Discuss, Discussing und Discussed anlegen. WIP-Limit 1 für Discussing, initial fünf Minuten je Thema und Daumenregel vereinbaren.

Kernfrage

Die eine Frage, die diese Methode beantwortet

Welche Themen sind den Anwesenden jetzt wichtig, und wie nutzen wir die verfügbare Gesprächszeit gemeinsam?

Ablauf

Phasen mit Ziel, Durchführung, Ergebnis und Stolperfalle

Lean Coffee ist ein strukturierter, agenda-loser Austausch. Teilnehmende sammeln Themen, priorisieren sie demokratisch und führen jeweils genau ein Gespräch. Ein Drei-Spalten-Board zeigt To Discuss, Discussing und Discussed; kurze Timeboxes enden mit einer Abstimmung über Verlängerung.

Lean Coffee Board

Fiktiver Zwischenstand

Fiktives Board für einen 45-minütigen Austausch zum Kursportal. Genau ein Thema wird gleichzeitig besprochen.

To Discuss

Wie senken wir Abbrüche?

5 Stimmen

Welche Daten fehlen?

3 Stimmen

Discussing

Limit: 1

Wodurch scheitert der erste Login?

Runde 2 · noch 5 Minuten

Discussed

Brauchen wir ein Tutorial?

Erkenntnis: Zugang vor Erklärung prüfen

Agenda entsteht vor Ort: Teilnehmende bringen Themen ein und erhalten je zwei Stimmen.
Eine laufende Diskussion: Nur eine Karte steht in Discussing; Nebenthemen gehen zurück ins Backlog.
Timer und Abstimmung: Nach fünf Minuten entscheidet eine Daumenabstimmung über Verlängern oder Wechseln.
Ertrag: Erkenntnisse, offene Fragen und freiwillig übernommene Aktionen werden getrennt dokumentiert.

Lean Coffee · official format

1
Themen
Themen sichtbar sammeln
Ziel
Teilnehmende bauen die Agenda aus ihren eigenen konkreten Fragen.
Voraussetzungen für diesen Schritt
- Gemeinsamer Themenrahmen oder offener Anlass
- Karten und Drei-Spalten-Board
Durchführung
- Jede Person notiert pro Karte genau ein Gesprächsthema oder eine Frage.
- Karten in ein bis zwei Sätzen vorstellen, Verständnisfragen klären und ähnliche Themen nur mit Zustimmung zusammenführen.
Ergebnis
Themen-Backlog
Eine Frage pro Karte · Kurzvorstellung
Qualitätscheck
Kann jede Person verstehen, worüber bei der Karte tatsächlich gesprochen würde?
Stolperfalle
Karten tragen nur Schlagworte wie Strategie oder Prozesse ohne konkrete Frage. Autorin oder Autor ergänzt Anlass und gewünschte Gesprächsfrage in einem Satz.
Zeitlicher Rahmen: 5–10 Minuten
2
Reihenfolge
Backlog demokratisch ordnen
Ziel
Interesse der Anwesenden bestimmt die erste Gesprächsreihenfolge.
Voraussetzungen für diesen Schritt
- Vorgestellte Themenkarten
- Gleiche Stimmenzahl pro Person
Durchführung
- Jede Person verteilt zwei Punkte, beide dürfen auf derselben Karte liegen.
- Punkte zählen, Karten absteigend ordnen und Gleichstand transparent auflösen.
Ergebnis
Priorisiertes Backlog
Punkte · Reihenfolge · Gleichstandregel
Qualitätscheck
Hatten alle dieselbe Stimmenzahl und ist die Reihenfolge sichtbar?
Stolperfalle
Die Moderation wählt Themen nach eigener Präferenz oder Hierarchie aus. Gleiche Stimmen neu verteilen lassen und die Zählung offen am Board zeigen.
Zeitlicher Rahmen: 3–5 Minuten
3
Gespräch
Ein Thema timeboxen und steuern
Ziel
Immer genau ein priorisiertes Thema bleibt im Fokus.
Voraussetzungen für diesen Schritt
- Priorisiertes Backlog
- Timer und Drei-Spalten-Board
Durchführung
- Oberste Karte nach Discussing ziehen, Ziel der Frage bestätigen und einen ersten Timer stellen.
- Am Timerende per Daumen über Verlängerung abstimmen; bei Mehrheit weiterreden, sonst Karte nach Discussed bewegen.
Ergebnis
Geführtes Gespräch
Discussing · Timer · Verlängerungsentscheid
Qualitätscheck
Befindet sich nur eine Karte in Discussing und endet jede Timebox mit einem sichtbaren Entscheid?
Stolperfalle
Mehrere Themen vermischen sich und der Timer läuft ohne Entscheidung weiter. Nebenthemen als neue Karten parken und bei jedem Signal explizit verlängern oder wechseln.
Zeitlicher Rahmen: 5 Minuten je Runde, Verlängerung nach Abstimmung
4
Ertrag
Ertrag sichern und schließen
Ziel
Wichtige Erkenntnisse und freiwillige Folgeschritte bleiben nach dem Gespräch nutzbar.
Voraussetzungen für diesen Schritt
- Besprochene Karten
- Notizen aus den Timeboxes
Durchführung
- Pro besprochenem Thema Kernaussage, offene Frage oder freiwilligen nächsten Schritt notieren.
- Am Sitzungsende übriges Backlog sichtbar lassen, Format kurz prüfen und Vereinbarungen mit Owner sichern.
Ergebnis
Gesprächslog
Thema · Erkenntnis · offene Frage · freiwillige Aktion
Qualitätscheck
Sind Handlungen ausdrücklich vereinbart und nicht aus der Diskussion hineininterpretiert?
Stolperfalle
Die Notizsammlung macht aus jedem Gespräch ungefragt verbindliche Aufgaben. Zwischen Erkenntnis, offener Frage und freiwillig übernommener Aktion unterscheiden.
Zeitlicher Rahmen: 3–8 Minuten

Artefakt

Was am Ende rauskommt

Skizze: so sieht das Artefakt aus

Lean Coffee · selbstorganisierter WorkshopThemen sammeln, per Dot Voting priorisieren, timeboxed diskutieren und gemeinsam über Verlängerung entscheiden

Form

Priorisiertes Themen-Backlog, sichtbarer Gesprächsfluss und Log mit Erkenntnissen, offenen Fragen und bestätigten Aktionen.

Versionierung / Ownership

Datum, Thema und Teilnehmendenkreis dokumentieren; Backlog und Log pro Treffen als eigener Snapshot sichern.

Tool-Alternativen

Papierboard und Haftnotizen
Digitales Kanban-Board
Timer und einfacher Gesprächslog

lean-coffee-working-template.md

Bereite den gesamten Ablauf oder einen ausgewählten Abschnitt mit echten Inputs vor.

Lean Coffee: Arbeitsvorlage

Fragestellung

Noch zu klären

Gewünschtes Ergebnis

Noch zu klären

Rahmen

Gesamtes Lean Coffee Zeit: 30–90 Minuten

Diese Vorlage während der Arbeit auf Papier oder in einem eigenen Dokument ausfüllen.

Vorbereitung für diesen Umfang

Methodische Grundausstattung

Materialien: Drei-Spalten-Board, Karten, Stifte, zwei Abstimmungspunkte pro Person, Timer und sichtbare Restzeit.
Rollen: Facilitator für Regeln und Timer, Teilnehmende als Themengeber und Gesprächspartner, optional Scribe.
Vorab-Infos: Gesamtthema, Dauer, Teilnehmendenkreis und Umgang mit vertraulichen Inhalten vorab klären; keine inhaltliche Agenda vorbereiten.
Gesamter Zeitbedarf: 30–90 Minuten
Setup: Board mit To Discuss, Discussing und Discussed anlegen. WIP-Limit 1 für Discussing, initial fünf Minuten je Thema und Daumenregel vereinbaren.

Für die Arbeitsschritte bereitstellen

Themen: Themen sichtbar sammeln

Gemeinsamer Themenrahmen oder offener Anlass
Karten und Drei-Spalten-Board

Reihenfolge: Backlog demokratisch ordnen

Vorgestellte Themenkarten
Gleiche Stimmenzahl pro Person

Gespräch: Ein Thema timeboxen und steuern

Priorisiertes Backlog
Timer und Drei-Spalten-Board

Ertrag: Ertrag sichern und schließen

Besprochene Karten
Notizen aus den Timeboxes

Lean Coffee Board

To Discuss

...

Discussing

Limit: ...

...

Discussed

...

Arbeitsregeln

Agenda entsteht vor Ort ...

Eine laufende Diskussion ...

Timer und Abstimmung ...

Ertrag ...

Lean Coffee · official format

Themen: Themen sichtbar sammeln

Erwartetes Artefakt: Themen-Backlog

Eine Frage pro Karte · Kurzvorstellung

Eintrag:

...

Kann jede Person verstehen, worüber bei der Karte tatsächlich gesprochen würde?

Reihenfolge: Backlog demokratisch ordnen

Erwartetes Artefakt: Priorisiertes Backlog

Punkte · Reihenfolge · Gleichstandregel

Eintrag:

...

Hatten alle dieselbe Stimmenzahl und ist die Reihenfolge sichtbar?

Gespräch: Ein Thema timeboxen und steuern

Erwartetes Artefakt: Geführtes Gespräch

Discussing · Timer · Verlängerungsentscheid

Eintrag:

...

Befindet sich nur eine Karte in Discussing und endet jede Timebox mit einem sichtbaren Entscheid?

Ertrag: Ertrag sichern und schließen

Erwartetes Artefakt: Gesprächslog

Thema · Erkenntnis · offene Frage · freiwillige Aktion

Eintrag:

...

Sind Handlungen ausdrücklich vereinbart und nicht aus der Diskussion hineininterpretiert?

Offene Fragen und nächste Schritte

...

Methodenanleitung: https://methodatlas.meierhoff-systems.de/de/methods/lean-coffee/run-sheet

Beispielausgabe

Konkret gefülltes Szenario, fiktives Beispiel

Fiktives Beispiel zur Orientierung. Die genannten Mengen und Zeiten beschreiben diesen Fall und sind keine allgemeine Vorgabe.

lean-coffee-beispiel.md

Konkret gefülltes Szenario, fiktives Beispiel

Fiktives Lean Coffee zum Kursportal

To Discuss: „Wie senken wir Abbrüche?“ (5 Stimmen), „Welche Daten fehlen?“ (3). Discussing: „Wodurch scheitert der erste Login?“ Nach fünf Minuten stimmt die Gruppe für eine zweite Runde. Discussed: „Brauchen wir ein Tutorial?“ Erkenntnis: Zugang zuerst prüfen.

Freiwillige Aktion: Nia wertet bis Freitag zehn Login-Fehler aus. Das übrige Backlog bleibt für das nächste Treffen sichtbar.

Stolperfallen

Symptome erkennen, gegensteuern

Kurzüberblick, vollständiger Text steht in der jeweiligen Phase im Ablauf

Themen sichtbar sammelnKarten tragen nur Schlagworte wie Strategie oder Prozesse ohne konkrete Frage.In der Phase ansehen
Backlog demokratisch ordnenDie Moderation wählt Themen nach eigener Präferenz oder Hierarchie aus.In der Phase ansehen
Ein Thema timeboxen und steuernMehrere Themen vermischen sich und der Timer läuft ohne Entscheidung weiter.In der Phase ansehen
Ertrag sichern und schließenDie Notizsammlung macht aus jedem Gespräch ungefragt verbindliche Aufgaben.In der Phase ansehen