Vorher abschließenInformationsbedarf
Vertretungen der Empfänger können erklären, welche Entscheidungen oder Handlungen sie vorbereiten.
Reine Verteilerlisten erklären keinen Bedarf.
MethodenanleitungDelivery
Communication Plan
Die Anleitung zur Methode: Voraussetzungen und Materialien klären, den gesamten Ablauf verstehen und Ergebnisse, Stolperfallen sowie Abbruchkriterien nachschlagen.
KomplexitätNiedrig
Zeit45-90 min
Teilnehmende2-6
FormatWorkshop + Async
ReifegradCanonical
01
Vorbedingung
Was vorher fertig sein muss
Vorher abschließenVerantwortung
Sender und erforderliche Freigaben sind erreichbar.
Unbesetzte Rollen vor dem ersten Termin klären.
02
Vorbereitung
Was vor Start vorliegen muss
Materialien
Stakeholderliste, Meilensteine, vorhandene Kanäle, Kommunikationsmatrix und Feedbackprotokoll.
Personen / Rollen
Vorhabensverantwortliche, Empfängervertretungen, Sender und bei Bedarf Freigabeverantwortliche.
Vorabinfos
Vorhaben und Kommunikationsziele eingrenzen, betroffene Gruppen und vorhandene Kanäle sammeln.
Zeitbedarf
45–90 Minuten Entwurf; Pflege über die Laufzeit
Setup
Die Matrix für alle Sender und Empfängervertretungen zugänglich machen; zunächst je Anlass eine leere Zeile verwenden.
03
Kernfrage
Die eine Frage, die diese Methode beantwortet
Wer braucht wann welche Information, von wem und mit welchem Rückkanal?
04
Ablauf
Phasen mit Ziel, Durchführung, Ergebnis und Stolperfalle
Ein Communication Plan verbindet Informationsbedarf mit Botschaft, Kanal, Termin oder Auslöser, Verantwortung und Rückmeldung. Für jeden Kommunikationsanlass beschreibt er, wie Empfänger die Information nutzen können.
Communication Plan · Arbeitsvorlage
Fiktives Beispiel
Ein Communication Plan verbindet Informationsbedarf mit Botschaft, Kanal, Termin oder Auslöser, Verantwortung und Rückmeldung. Pro Kommunikationsanlass wird festgelegt, wie Empfänger die Information nutzen können.
| Anlass | Zielgruppe | Zweck und Botschaft | Kanal | Auslöser oder Takt | Owner und Freigabe | Rückmeldung und Prüfung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1Einen Kommunikationsanlass mit allen Zuständigkeiten beschreiben. | Teilnehmende | Konto vor Kursbeginn aktivieren | E-Mail mit Link zur Anleitung | Fünf Tage vor Start | Lea, Textfreigabe durch Kursleitung | Supportantwort; Lea prüft offene Aktivierungen zwei Tage vor Start |
| 2Einen Kommunikationsanlass mit allen Zuständigkeiten beschreiben. | Kursleitende | Ablauf der neuen Anmeldung verstehen | Kurze Demo mit Aufzeichnung | Eine Woche vor Start | Kursleitung, Vertretung Koordination | Fragenrunde; Kursleitende erklären den Ablauf zurück |
| 3Einen Kommunikationsanlass mit allen Zuständigkeiten beschreiben. | Supportteam | Bekannte Probleme und Eskalationen bearbeiten | Geteiltes FAQ und Übergabe | Vor Start; danach bei relevanter Änderung | Supportlead, technische Freigabe durch Produktteam | Offene Tickets täglich im Startfenster prüfen |
1. Zielgruppe
- 1
- Teilnehmende
- 2
- Kursleitende
- 3
- Supportteam
2. Zweck und Botschaft
- 1
- Konto vor Kursbeginn aktivieren
- 2
- Ablauf der neuen Anmeldung verstehen
- 3
- Bekannte Probleme und Eskalationen bearbeiten
3. Kanal
- 1
- E-Mail mit Link zur Anleitung
- 2
- Kurze Demo mit Aufzeichnung
- 3
- Geteiltes FAQ und Übergabe
4. Auslöser oder Takt
- 1
- Fünf Tage vor Start
- 2
- Eine Woche vor Start
- 3
- Vor Start; danach bei relevanter Änderung
5. Owner und Freigabe
- 1
- Lea, Textfreigabe durch Kursleitung
- 2
- Kursleitung, Vertretung Koordination
- 3
- Supportlead, technische Freigabe durch Produktteam
6. Rückmeldung und Prüfung
- 1
- Supportantwort; Lea prüft offene Aktivierungen zwei Tage vor Start
- 2
- Fragenrunde; Kursleitende erklären den Ablauf zurück
- 3
- Offene Tickets täglich im Startfenster prüfen
Alle Beispielangaben sind erfunden; sie erläutern die Anwendung.
- 1
Empfänger und Bedarf
Empfänger und Bedarf
Ziel
Bedarfsliste
Voraussetzungen für diesen Schritt
- Stakeholder
- Vorhabensziele
Durchführung
- Je Zielgruppe festhalten, welche Entscheidung oder Handlung durch Information möglich werden soll.
- Betroffene Gruppen zu Bedarf, Sprache und Zugänglichkeit befragen.
Ergebnis
Bedarfsliste
Hat jede Zielgruppe einen konkreten Informationszweck?
Qualitätscheck
Hat jede Zielgruppe einen konkreten Informationszweck?
Stolperfalle
Alle erhalten denselben Statusbericht. Nach Handlungsbedarf gruppieren und unnötige Nachrichten streichen.
Zeitlicher Rahmen: 10–15 Minuten
- 2
Botschaften und Kanäle
Botschaften und Kanäle
Ziel
Botschaft-Kanal-Zuordnung
Voraussetzungen für diesen Schritt
- Bedarfsliste
- Verfügbare Kanäle
Durchführung
- Pro Anlass Kernbotschaft und geeigneten Kanal bestimmen; einen eindeutigen Ablageort verlinken.
- Vertraulichkeit und Zugang mit einer Empfängervertretung prüfen.
Ergebnis
Botschaft-Kanal-Zuordnung
Erreicht der Kanal die Gruppe rechtzeitig und verständlich?
Qualitätscheck
Erreicht der Kanal die Gruppe rechtzeitig und verständlich?
Stolperfalle
Der Kanal verlangt Zugänge, die Gäste nicht besitzen. Erreichbaren Kanal wählen oder Zugang vorab bereitstellen.
Zeitlicher Rahmen: 10–15 Minuten
- 3
Takt und Verantwortung
Takt und Verantwortung
Ziel
Terminierte Kommunikationsmatrix
Voraussetzungen für diesen Schritt
- Botschaft-Kanal-Zuordnung
- Meilensteine
Durchführung
- Termin oder Ereignisauslöser, Sender, Vertretung und nötige Freigabe je Nachricht vereinbaren.
- Vorlauf und Überschneidungen mit anderen Updates überprüfen.
Ergebnis
Terminierte Kommunikationsmatrix
Ist klar, wer bei welchem Auslöser handelt?
Qualitätscheck
Ist klar, wer bei welchem Auslöser handelt?
Stolperfalle
Wöchentlich ist geplant, aber niemand erstellt den Inhalt. Eine verantwortliche Person und einen realistischen Vorbereitungstermin festlegen.
Zeitlicher Rahmen: 10–15 Minuten
- 4
Rückmeldung und Pflege
Rückmeldung und Pflege
Ziel
Vereinbarter Feedback- und Reviewzyklus
Voraussetzungen für diesen Schritt
- Kommunikationsmatrix
- Erste Rückmeldungen
Durchführung
- Für jede Zeile Rückfragenweg und Verständnissignal festlegen; nach dem ersten Einsatz überprüfen.
- Missverständnisse, ausgefallene Updates und geänderten Bedarf in die nächste Fassung übernehmen.
Ergebnis
Vereinbarter Feedback- und Reviewzyklus
Prüfen wir Verständnis über reine Versandzahlen hinaus?
Qualitätscheck
Prüfen wir Verständnis über reine Versandzahlen hinaus?
Stolperfalle
Ein versendeter Newsletter gilt als verstandene Information. Empfänger nach der nächsten Handlung fragen und Antworten auswerten.
Zeitlicher Rahmen: 10–20 Minuten
05
Artefakt
Was am Ende rauskommt
Skizze: so sieht das Artefakt aus
Form
Kommunikationsmatrix mit Zielgruppe, Zweck/Botschaft, Kanal, Auslöser/Takt, Owner und Rückmeldung samt Reviewtermin.
Versionierung / Ownership
Datum und Geltungsbereich festhalten; bei Änderungen den alten Stand mit Begründung erhalten.
Tool-Alternativen
- Tabellenkalkulation
- Gemeinsame Dokumenttabelle
- Projektboard mit Kommunikationsanlässen
communication-plan-working-template.md
Vorhaben und Kommunikationsziele eingrenzen, betroffene Gruppen und vorhandene Kanäle sammeln.
Communication Plan: Arbeitsvorlage
Fragestellung
Noch zu klären
Gewünschtes Ergebnis
Noch zu klären
Rahmen
Gesamter Durchlauf Zeit: 45–90 Minuten Entwurf; Pflege über die Laufzeit
Diese Vorlage während der Arbeit auf Papier oder in einem eigenen Dokument ausfüllen.
Vorbereitung für diesen Umfang
Methodische Grundausstattung
- Materialien: Stakeholderliste, Meilensteine, vorhandene Kanäle, Kommunikationsmatrix und Feedbackprotokoll.
- Rollen: Vorhabensverantwortliche, Empfängervertretungen, Sender und bei Bedarf Freigabeverantwortliche.
- Vorab-Infos: Vorhaben und Kommunikationsziele eingrenzen, betroffene Gruppen und vorhandene Kanäle sammeln.
- Gesamter Zeitbedarf: 45–90 Minuten Entwurf; Pflege über die Laufzeit
- Setup: Die Matrix für alle Sender und Empfängervertretungen zugänglich machen; zunächst je Anlass eine leere Zeile verwenden.
Für die Arbeitsschritte bereitstellen
Empfänger und Bedarf: Empfänger und Bedarf
- Stakeholder
- Vorhabensziele
Botschaften und Kanäle: Botschaften und Kanäle
- Bedarfsliste
- Verfügbare Kanäle
Takt und Verantwortung: Takt und Verantwortung
- Botschaft-Kanal-Zuordnung
- Meilensteine
Rückmeldung und Pflege: Rückmeldung und Pflege
- Kommunikationsmatrix
- Erste Rückmeldungen
Communication Plan · Arbeitsvorlage
| Anlass | Zielgruppe | Zweck und Botschaft | Kanal | Auslöser oder Takt | Owner und Freigabe | Rückmeldung und Prüfung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| 3 |
- 1: Einen Kommunikationsanlass mit allen Zuständigkeiten beschreiben.
- 2: Einen Kommunikationsanlass mit allen Zuständigkeiten beschreiben.
- 3: Einen Kommunikationsanlass mit allen Zuständigkeiten beschreiben.
Je Zeile einen Kommunikationsanlass eintragen. Zugang und Informationsbedarf mit Empfängern prüfen; Owner, Auslöser und Rückkanal konkret vereinbaren.
Empfänger und Bedarf: Empfänger und Bedarf
Erwartetes Artefakt: Bedarfsliste
Hat jede Zielgruppe einen konkreten Informationszweck?
Eintrag:
...
- Hat jede Zielgruppe einen konkreten Informationszweck?
Botschaften und Kanäle: Botschaften und Kanäle
Erwartetes Artefakt: Botschaft-Kanal-Zuordnung
Erreicht der Kanal die Gruppe rechtzeitig und verständlich?
Eintrag:
...
- Erreicht der Kanal die Gruppe rechtzeitig und verständlich?
Takt und Verantwortung: Takt und Verantwortung
Erwartetes Artefakt: Terminierte Kommunikationsmatrix
Ist klar, wer bei welchem Auslöser handelt?
Eintrag:
...
- Ist klar, wer bei welchem Auslöser handelt?
Rückmeldung und Pflege: Rückmeldung und Pflege
Erwartetes Artefakt: Vereinbarter Feedback- und Reviewzyklus
Prüfen wir Verständnis über reine Versandzahlen hinaus?
Eintrag:
...
- Prüfen wir Verständnis über reine Versandzahlen hinaus?
Offene Fragen und nächste Schritte
...
Methodenanleitung: https://methodatlas.meierhoff-systems.de/de/methods/communication-plan/run-sheet
06
Beispielausgabe
Konkret gefülltes Szenario, fiktives Beispiel
Fiktives Beispiel zur Orientierung. Die genannten Mengen und Zeiten beschreiben diesen Fall und sind keine allgemeine Vorgabe.
communication-plan-beispiel.md
Konkret gefülltes Szenario, fiktives Beispiel
Fiktives Beispiel
Anlass und Ziel: Fiktiv: Eine Kursplattform wechselt die Anmeldung; Teilnehmende sollen rechtzeitig ihr Konto aktivieren.
Kommunikationsanlass: Teilnehmende erhalten fünf Tage vor Start eine E-Mail mit Aktivierungslink. Lea versendet; Rückfragen gehen an den Support.
Wirksamkeitsprüfung: Zwei Tage vor Start prüft Lea unaktivierte Konten und Rückfragen; bei unklarer Anleitung folgt eine korrigierte Nachricht.
07
Stolperfallen
Symptome erkennen, gegensteuern
Kurzüberblick, vollständiger Text steht in der jeweiligen Phase im Ablauf
- Empfänger und BedarfAlle erhalten denselben Statusbericht.In der Phase ansehen
- Botschaften und KanäleDer Kanal verlangt Zugänge, die Gäste nicht besitzen.In der Phase ansehen
- Takt und VerantwortungWöchentlich ist geplant, aber niemand erstellt den Inhalt.In der Phase ansehen
- Rückmeldung und PflegeEin versendeter Newsletter gilt als verstandene Information.In der Phase ansehen
Falle
Empfänger und Bedarf
Symptom
Alle erhalten denselben Statusbericht.
Was tun
Nach Handlungsbedarf gruppieren und unnötige Nachrichten streichen.
Falle
Botschaften und Kanäle
Symptom
Der Kanal verlangt Zugänge, die Gäste nicht besitzen.
Was tun
Erreichbaren Kanal wählen oder Zugang vorab bereitstellen.
Falle
Takt und Verantwortung
Symptom
Wöchentlich ist geplant, aber niemand erstellt den Inhalt.
Was tun
Eine verantwortliche Person und einen realistischen Vorbereitungstermin festlegen.
Falle
Rückmeldung und Pflege
Symptom
Ein versendeter Newsletter gilt als verstandene Information.
Was tun
Empfänger nach der nächsten Handlung fragen und Antworten auswerten.
08
Abbruchkriterien
Wann du anhalten, Voraussetzungen klären oder einen anderen Ansatz wählen solltest
Fehlender Zugang oder unklarer Informationsbedarf: betroffene Zeile vor dem Versand mit Empfängern klären.
Methodenanleitung durchgearbeitet?
Zum Steckbrief für Zweck, ähnliche Methoden und Quellen oder direkt zur nächsten Methode im Katalog.