Session Brief: Communication Plan

Ziel

Artefakt: Communication Plan

Arbeitsfrage

Welche Botschaft erreicht welche Audience über welchen Kanal in welcher Cadence, damit die Initiative wie geplant verstanden, akzeptiert und unterstützt wird?

Kontext

Initiative-Ziel und gewünschter Outcome je Audience; bekannte Bedenken pro Gruppe; Historie früherer Kommunikation zum Thema; Sperrfristen oder rechtliche Constraints.

Setup

• Format: Methoden-Session
• Dauer: 90 min Setup, danach laufende Pflege
• Modus: Workshop oder async
• Teilnehmende: Ein Communication Lead (Owner des Plans); Sponsor oder Initiative Lead als Botschafter; Vertretung aus den betroffenen Teams; optional Internal Comms oder PR für Tonalität.
• Owner: Ein Communication Lead (Owner des Plans)
• Beteiligungsmodus: Teamrunde, gemeinsames Arbeiten und Alignment
• Ergebnislogik: Artefakt fertigstellen

Beteiligungslogik

Nutze die Session für gemeinsames Verständnis. Beiträge werden sichtbar gesammelt, Annahmen werden abgeglichen und offene Unterschiede bleiben im Artefakt nachvollziehbar.

Ergebnislogik

Die Session arbeitet direkt auf Communication Plan hin. Das Artefakt soll nach der Session teilbar, reviewbar oder weiterverwendbar sein.

Input

Tabelle mit Spalten Audience, Kernbotschaft, Kanal, Format, Cadence, Owner, Feedback-Schleife; Vorlage je Botschaft (Subject, Body, Call to Action); Kalender der Initiative mit Meilensteinen.

Vorbereitung

Tabelle als geteiltes Dokument anlegen. Audiences aus dem Stakeholder Mapping übernehmen. Pro Audience eine Zeile, in der Cadence und Kanal noch leer bleiben. Meilensteine der Initiative als Zeitachse oben anlegen.

Agenda

1. Sektion 1: Audiences und Outcomes (20 min) Owner: Facilitator Aktion: Pro Audience den gewünschten Outcome formulieren (verstehen, zustimmen, handeln). Outcome ist nicht Botschaft, sondern Wirkungsziel. Hinweis: Wenn der Outcome für mehrere Audiences identisch ist, sind sie wahrscheinlich nicht differenziert genug. Lieber sauber teilen als später Kanal-Soup. Output: Communication Plan

2. Sektion 2: Kernbotschaften (25 min) Owner: Facilitator Aktion: Pro Audience eine Kernbotschaft in maximal zwei Sätzen schreiben. Was, warum jetzt, was bedeutet das konkret für diese Gruppe. Hinweis: Eine Botschaft, die für alle gilt, ist meist generisch und für niemanden relevant. Konkrete Beispiele pro Audience einbauen. Output: Channel Matrix

3. Sektion 3: Kanäle und Format (20 min) Owner: Facilitator Aktion: Kanal je Botschaft festlegen (E-Mail, Townhall, Slack, 1:1, Intranet). Format pro Kanal entscheiden (Push, Pull, Dialog). Owner namentlich pro Zeile. Hinweis: Kritische Botschaften brauchen mindestens einen synchronen Kanal mit Rückfragemöglichkeit. Nur Mail oder Slack führt zu Auslegungslücken. Output: Message Cadence

4. Sektion 4: Cadence und Sequenz (15 min) Owner: Facilitator Aktion: Termine an die Meilensteine binden (T-14, T-7, T+1, T+30). Reihenfolge sichern: Sponsor zuerst, dann Manager, dann Team. Hinweis: Wenn Mitarbeitende aus Slack erfahren, was ihre Manager noch nicht wissen, kippt das Vertrauen. Cascade-Reihenfolge schriftlich fixieren. Output: Communication Plan

5. Sektion 5: Feedback und Review (10 min) Owner: Owner Aktion: Pro Audience Feedback-Mechanismus festlegen (Sprechstunde, Slack-Channel, Survey). Review-Termin in zwei und vier Wochen einplanen. Hinweis: Ein Plan ohne Feedback-Schleife wird zur Einbahnstraße. Mindestens ein Kanal muss zwei-Wege-fähig sein. Output: Channel Matrix

6. Artefakt veröffentlichen (10 min) Owner: Owner Aktion: Artefakt auf Vollständigkeit prüfen, Ablageort festlegen, Version oder Status setzen und Review-Empfänger benennen. Output: Communication Plan

Abschluss

• Ergebnisartefakt aktualisieren: Communication Plan
• Ablageort, Version und Review-Empfänger festlegen.
• Owner, nächster Schritt und Reviewtermin festlegen.

Communication Plan: Communication Plan

Arbeitsfrage

Welche Botschaft erreicht welche Audience über welchen Kanal in welcher Cadence, damit die Initiative wie geplant verstanden, akzeptiert und unterstützt wird?

Kontext

Initiative-Ziel und gewünschter Outcome je Audience; bekannte Bedenken pro Gruppe; Historie früherer Kommunikation zum Thema; Sperrfristen oder rechtliche Constraints.

Beteiligte

• Owner: Ein Communication Lead (Owner des Plans)
• Teilnehmende: Ein Communication Lead (Owner des Plans); Sponsor oder Initiative Lead als Botschafter; Vertretung aus den betroffenen Teams; optional Internal Comms oder PR für Tonalität.

Input

Tabelle mit Spalten Audience, Kernbotschaft, Kanal, Format, Cadence, Owner, Feedback-Schleife; Vorlage je Botschaft (Subject, Body, Call to Action); Kalender der Initiative mit Meilensteinen.

Vorlage

Communication Plan Arbeitsmatrix

Ergebnisartefakte

• Communication Plan:
• Channel Matrix:
• Message Cadence:

Entscheidung oder Empfehlung

Welche Konsequenz ergibt sich aus der Matrix?

Fertigstellungscheck

• Communication Plan ist vollständig genug für Review:
• Ablageort:
• Version / Status:
• Review durch:
• Nächster Schritt:

Nächster Schritt

• Ergebnis prüfen
• offene Fragen markieren
• Review oder Entscheidung terminieren