Was vorher fertig sein muss
Eine Liste identifizierter Risiken liegt vor (aus Risk Storming, PI-Planning, Risk Matrix oder vergleichbarer Aktivität).
Was vor Start vorliegen muss
Board mit 4 Spalten (Resolved, Owned, Accepted, Mitigated); Risikoliste als Karten oder Notizen; Definitionen pro Spalte sichtbar; Tool für Async-Pflege (Notion, Jira, Miro); Review-Termin im Kalender.
Ein Risk-Owner (RTE, Programmleitung, Tech Lead) für Pflege; alle Risiko-Owner; Reviewer pro Cadence (Team-Vertreter, Stakeholder); optional ein Coach für ROAM-Einführung.
Risikoliste aus Vorstufe; Definition pro Kategorie schriftlich; Review-Cadence-Vorschlag (z. B. wöchentlich oder pro Sprint); Eskalationsregeln für nicht-bewegte Risiken.
20-40 min initial, danach 10-15 min pro Review
Board mit vier Spalten. Definitionen pro Spalte als Banner: Resolved=erledigt; Owned=beobachtet mit Owner; Accepted=bewusst akzeptiert ohne Aktion; Mitigated=aktive Gegenmaßnahme läuft. Review-Termin als wiederkehrende Serie.
Die eine Frage, die diese Methode beantwortet
Welche Risiken sind in welchem Folge-Zustand, wer ist verantwortlich, und welche brauchen jetzt Bewegung zwischen den Spalten?
Marker: Phase
| Schritt | Dauer | Aktion | Hinweis |
|---|---|---|---|
1Phase 1: Definitionen kalibrieren | 10 min | Definition pro Spalte gemeinsam durchgehen. Klären, dass jedes Risiko in genau einer Spalte ist. Edge Cases besprechen (z. B. „beobachtet UND mitigiert“ -> Mitigated gewinnt). | Wenn Definitionen unklar bleiben, landen Risiken in der falschen Spalte. Mitigated muss aktiv heißen, nicht „wir denken drüber nach“. |
2Phase 2: Risiken initial zuordnen | 15-20 min | Pro Risiko Spalte wählen, Owner benennen. Bei Owned und Mitigated nächste Aktion und Frist. Bei Accepted Begründung im Kommentar. | Risiko ohne Owner ist Risiko ohne Folge. Wer Owner nicht benennt, hat keine Verantwortung definiert. Workshop endet nicht mit Risiken ohne Owner. |
3Phase 3: Review-Cadence festlegen | 5 min | Cadence-Frequenz wählen (wöchentlich für aktive Programme, alle 2 Wochen für stabile). Termin als Serie im Kalender. Verantwortliche für Pflege festlegen. | Cadence verfällt schnell, wenn nicht im Kalender. Erster Review innerhalb von 1 Woche nach Initialerstellung. Ohne Cadence stirbt das Board in 4 Wochen. |
4Phase 4: Reviews durchführen | 10-15 min pro Review | Pro Risiko: Status geändert? Owner aktiv? Aktion gemacht? Status-Wechsel zwischen Spalten dokumentieren. Eskalation bei mehrfach unbewegten Risiken. | Mitigated -> Resolved ist Ziel-Pfad. Owned, das nach 4 Wochen unverändert ist, prüfen: realer Owner? oder Accept-Kandidat? |
Was am Ende rauskommt
ROAM-Board mit Risiken in vier Spalten, Owner-Spalte, Status-Datum, Aktion-Notiz. Snapshot pro Review im Wiki archiviert. Eskalations-Liste für nicht-bewegte Risiken.
Board ist lebendig. Pro Review Snapshot (Datum) als Archiv. Status-Wechsel mit Datum und Begründung dokumentieren. Resolved-Risiken nach 3 Monaten in Archiv verschieben, nicht löschen.
Kompakte Arbeitsvorlage für ROAM Board mit Kontext, Input, Ergebnisartefakten und nächstem Schritt.
Wofür wird die Methode eingesetzt?
Welche Frage soll am Ende beantwortet sein?
Welche Daten, Beobachtungen oder Materialien liegen vor?
Owner, Datum, Erfolgssignal.
Konkret gefülltes Szenario, fiktives Beispiel
Konkret gefülltes Szenario, fiktives Beispiel
Resolved (3)
Owned (5)
Accepted (2)
Mitigated (4)
Eskalation: O3 seit 6 Wochen unbewegt, Diskussion in nächstem Review: re-classify als Accepted?
Symptome erkennen, gegensteuern
Risiken kleben in mehreren Spalten oder oszillieren zwischen Mitigated und Owned ohne Regel.
Regel: ein Risiko, eine Spalte. Bei Übergang von Mitigated zurück zu Owned (z. B. Mitigation pausiert) Begründung dokumentieren. Klare Definitionen helfen.
Erster Review findet statt, nach 4 Wochen Termin verschoben, nach 8 Wochen Board vergessen.
Cadence im Kalender als Serie. Pflege-Verantwortlicher mit Erinnerungspflicht. Bei Cadence-Skip mindestens kurze Status-Notiz.
Risiken landen in Accepted, weil niemand sich kümmern will, ohne bewusste Entscheidung.
Accepted braucht Begründung. Ohne Begründung gehört Risiko in Owned. Quartalsweise Accepted-Liste prüfen, ob Akzeptanz noch gerechtfertigt ist.
Owner ist gesetzt, nächste Aktion fehlt, Risiko bleibt monatelang Owned ohne Bewegung.
Owned braucht Aktion mit Frist. Stille-Owned > 4 Wochen wird in Eskalation diskutiert: ist Aktion noch geplant? Wenn nein, re-classify.
Board lebt im PM-Tool, Team und Stakeholder kennen es nicht, Risiken werden parallel woanders diskutiert.
Board in Team-Meetings sichtbar machen (Sprint-Review, Stakeholder-Briefing). Link in zentralen Kommunikationskanälen. Wer Risiko meldet, geht aufs Board.
Done-Signale, in unter einer Minute prüfbar
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