Run SheetOperationsFlow Improvement

Bottleneck Analysis

KomplexitätMedium

Zeit1-3 h

Teilnehmende3-8

FormatBoth

MaturityEstablished

Vorbedingung

Was vorher fertig sein muss

Vorher abschließenProcess Mapping

Eine aktuelle Prozessabbildung mit Schritten, Übergaben und Bearbeitungs- bzw. Wartezeiten ist verfügbar.

Ohne: Ohne Prozessbild wird Bottleneck-Analyse zur Hypothese, Engpass-Beleg fehlt.

Vorher abschließenValue Stream Mapping

Bei Wertstrom-orientierten Prozessen liegt eine Value Stream Map mit Cycle Time, Lead Time und WIP pro Schritt vor.

Ohne: Ohne Zeit- und WIP-Daten bleibt der Engpass-Verdacht intuitiv, Optimierung am falschen Schritt.

Vorbereitung

Was vor Start vorliegen muss

Materialien

Whiteboard mit Prozess- oder Wertstrom-Übersicht; Daten zu Durchsatz, WIP, Bearbeitungs- und Wartezeit pro Schritt (mindestens 4 Wochen); Vorlage für Engpass-Tabelle (Schritt, Cycle Time, WIP, Stauhinweis); Little's-Law-Formelblatt.

Personen / Rollen

Ein Analyst oder Coach mit Lean-Kenntnis; 3-6 Personen mit Prozesskontext (Operations, Engineering, Daten); ein Scribe; Sponsor mit Befugnis zur Maßnahmenfreigabe.

Vorabinfos

Aktuelle Durchsatzdaten pro Schritt; Beobachtungen über Wartezeiten und Stau; Nachfrage-Profil; bekannte Beschwerden; geplante Veränderungen am Prozess.

Zeitbedarf

2-4 h für initiale Analyse, danach Iteration je nach Komplexität

Setup

Prozess- oder Wertstrom-Map sichtbar. Pro Schritt Spalten Cycle Time, WIP davor, Wartezeit, Durchsatz. Engpass-Tabelle vorbereitet. Hinweis: Engpass ist Schritt mit höchstem WIP davor UND Durchsatz unterhalb der Nachfrage.

Kernfrage

Die eine Frage, die diese Methode beantwortet

An welcher Stelle im Prozess akkumuliert Arbeit, welcher Schritt begrenzt den Gesamtdurchsatz, und welche Eskalationsstufe (Ausnutzung, Unterordnung, Elevation) ist als nächstes wirksam?

Ablauf

Marker: Phase

Schritt	Dauer	Aktion	Hinweis
1Phase 1: Daten konsolidieren	30-45 min	Pro Prozess-Schritt Cycle Time, WIP davor, Wartezeit und Durchsatz eintragen. Datenquelle und Zeitraum dokumentieren. Lücken markieren.	Wenn Datenlücken über 30%, Analyse erst nach Datenerhebung. Schätzungen sind Notlösung, nicht Basis. Pro Lücke Erhebungsplan mit Owner.
2Phase 2: Engpass identifizieren	30-45 min	Schritt mit höchstem WIP davor und Durchsatz unterhalb der Nachfrage. Bei mehreren Kandidaten Little's Law als Test (Lead Time = WIP / Throughput). Konsens auf einen Engpass.	Häufiger Fehler: Engpass nach Gefühl. Daten zuerst. Wenn Daten mehrere Engpässe nahelegen, zwei Iterationen planen, nicht beide gleichzeitig angreifen.
3Phase 3: Engpass-Charakter klären	30-45 min	Engpass-Typ: Kapazität (Personal, Maschine), Variabilität (Schwankungen brechen Fluss), Qualität (Rückläufer), Policy (Regel, die Durchsatz limitiert). Klassifizierung mit Beleg.	Engpass-Typ entscheidet über Maßnahmen. Kapazitäts-Engpass braucht Elevation, Variabilitäts-Engpass braucht Buffering, Policy-Engpass braucht Regeländerung.
4Phase 4: Maßnahmen entwickeln	45-60 min	Pro Engpass-Typ passende Maßnahmen. Reihenfolge: Ausnutzung (keine Unterbrechung), Unterordnung (Rest dem Engpass anpassen), Elevation (Kapazität erhöhen). Owner und Datum pro Maßnahme.	Elevation ist teuerste Stufe. Wer direkt Personal einstellt ohne Phase 2 und 3 zu prüfen, optimiert lokal und verbraucht Budget. Reihenfolge halten.
5Phase 5: Wirkungs-Review	30 min, nach 2-4 Wochen	Daten erneut messen: ist Engpass entlastet, gewandert oder unverändert. Wenn gewandert, neuer Engpass identifizieren und nächste Iteration. Wenn unverändert, Maßnahmen prüfen.	Engpass-Wandern ist Erfolg. Wer denselben Engpass 3 Monate behandelt, hat entweder Maßnahme nicht durchgezogen oder strukturellen Engpass (Politik), nicht operativen.

Artefakt

Was am Ende rauskommt

Form

Engpass-Tabelle mit Daten pro Schritt, identifizierter Engpass und Engpass-Typ, abgeleitete Maßnahmen mit Owner und Datum, Review-Ergebnis nach 2-4 Wochen. Trend-Übersicht über mehrere Iterationen (Engpass-Wanderung).

Tool-Alternativen

Confluence-Seite mit Tabelle und Plot-Embed
Notion-Datenbank mit Iterations-Einträgen
Miro-Board mit Prozess-Map und Engpass-Highlight
Markdown im Repo unter docs/operations/bottleneck-<datum>.md

Versionierung / Ownership

Pro Iteration eigener Eintrag mit Datum und Daten-Snapshot. Historie nicht überschreiben, Engpass-Wanderung sichtbar.

canvas

Bottleneck Analysis Arbeitsvorlage

Kompakte Arbeitsvorlage für Bottleneck Analysis mit Kontext, Input, Ergebnisartefakten und nächstem Schritt.

# Bottleneck Analysis Canvas

## Kontext

Wofür wird die Methode eingesetzt?

## Kernfrage

Welche Frage soll am Ende beantwortet sein?

## Input

Welche Daten, Beobachtungen oder Materialien liegen vor?

## Arbeitsfläche

- Bereich 1:
- Bereich 2:
- Bereich 3:
- Beziehungen / Muster:

## Ergebnisartefakte
- Bottleneck Map:
- Flow Metrics:
- Improvement Options:
- Follow-up Measures:

## Offene Fragen

- ...

## Nächster Schritt

Owner, Datum, Erfolgssignal.

Beispielausgabe

Konkret gefülltes Szenario

bottleneck-analysis-beispiel.md

markdown

## Bottleneck Analysis — SaaS-Support-Pipeline Q2 2026, Iteration 2, 12.05.2026

**Daten**: Letzte 4 Wochen, Quelle Zendesk und JIRA.

### Engpass-Tabelle
| Schritt | Cycle Time | WIP | Wartezeit | Durchsatz | Anmerkung |
|---|---|---|---|---|---|
| Eingang | 5 min | 12 | 0.5 h | 32/Tag | Auto |
| Triage L1 | 20 min | 8 | 1 h | 30/Tag | OK |
| Tier-2-Diagnose | 90 min | 24 | 11 h | 11/Tag | **Engpass** |
| Engineering-Fix | 4 h | 6 | 12 h | 10/Tag | OK relativ zu Tier-2 |
| Verifikation | 30 min | 4 | 2 h | 12/Tag | OK |

### Engpass-Charakter
Kapazitäts-Engpass bei Tier-2-Diagnose: drei Engineers, 90 min pro Ticket, kein Nachschub. Variabilität moderat. Keine Policy-Begrenzung.

### Maßnahmen
- **Ausnutzung**: Diagnose-Slots ungestört (keine Meetings 10-12, 14-16); Pre-Triage durch L1 mit Standard-Checks reduziert Diagnose-Zeit um geschätzt 25%. Owner @ben, ab 15.05.
- **Unterordnung**: WIP-Limit „in Diagnose“ auf max 6 reduziert; Tickets warten in Triage statt Queue zu blockieren. Owner @sabine, ab 15.05.
- **Elevation (geplant nach Review)**: Wenn nach 2 Wochen WIP weiterhin über 10, Aufstockung Tier-2 um eine Person. Entscheidung am 29.05. mit Datencheck.

### Wanderung
Iteration 1 (April): Engpass war L1-Triage. Nach Tooling-Verbesserung wanderte Engpass zu Tier-2, erwartet.

Was tun

Review-Termin direkt bei Setup fixieren. Wenn gewandert, neue Iteration starten. Wenn nicht gewandert, Maßnahmen prüfen oder Engpass-Diagnose neu.

Abbruchkriterien

Done-Signale, in unter einer Minute prüfbar

Keine belastbaren Daten zu Durchsatz und Wartezeit pro Schritt, Engpass nicht identifizierbar.

Prozess nicht stabil oder neu, Engpass ändert sich täglich, Methode setzt Steady-State voraus.

Politische Konflikte über Engpass-Definition, Daten werden ignoriert.

Engpass liegt außerhalb der Steuerungsreichweite (externer Lieferant, regulatorisch), Methode braucht andere Hebel.

Sponsor für Unterordnung fehlt, Nicht-Engpass-Schritte bestehen auf lokaler Effizienz.

Zeit-Budget für Review-Cadence nicht etabliert, Methode bleibt einmaliger Schnappschuss.

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