RunsheetOperations

Time Blocking

KomplexitätNiedrig

Zeit15-30 min Planung, laufend

Teilnehmende1

FormatAsync

ReifegradEstablished

Vorbereitung

Was vor Start vorliegen muss

Materialien

Kalender (Google, Outlook, iCal); Aufgaben-Quelle (Backlog, GTD-Liste); Themen-Farben (z. B. Deep Work, Meetings, Admin, Personal); Wochen-Vorlage; Statistik-Tool für Plan-Realität-Vergleich (optional).

Personen / Rollen

Solo-Praxis. Bei Lead-Rollen Sync mit EA oder Stellvertreter, der Kalender liest.

Vorabinfos

Aktuelle Verantwortungsbereiche; wiederkehrende Verpflichtungen; bekannte Energiekurve (wann Deep Work, wann Admin); typische Unterbrechungs-Quellen.

Zeitbedarf

15-30 min Planung, laufend

Setup

Themen-Kategorien definieren (4-6 Cluster). Pro Kategorie Farbe oder Kalender. Wochen-Planungs-Slot fest (z. B. Sonntag 18:00, 30 min). Puffer-Regel: 20% nicht verplant.

Kernfrage

Die eine Frage, die diese Methode beantwortet

Welche Themen bekommen diese Woche welche Slots im Kalender, damit Absichten tatsächlich Zeit bekommen?

Ablauf

Marker: Minute

Schritt	Dauer	Aktion	Hinweis
10-5 min	5 min	Themen-Liste durchgehen: welche Projekte und Routinen verlangen diese Woche Zeit. Pro Thema grobe Stundenschätzung.	Wenn Schätzung mehr als verfügbare Kapazität ergibt, ist Überlast erkennbar. Lieber jetzt sehen als am Mittwoch.
25-15 min	10 min	Fixblöcke einsetzen: Meetings, wiederkehrende Termine, Pausen, Pendelzeit. Energiephasen markieren (z. B. Vormittag = Deep Work, Nachmittag = Admin).	Fixblöcke kommen zuerst. Wer Themenblöcke einplant, ohne Termine zu sehen, baut Konflikt-Kalender.
315-25 min	10 min	Themenblöcke einsetzen: Deep Work 90-120 min, Meetings-Cluster 1-2 h, Admin-Slots 30-60 min. Pro Block Thema benennen, nicht nur Farbe.	Themenblöcke mit konkretem Inhalt („Strategy Doc Kapitel 2 schreiben“) sind effektiver als „Deep Work“. Sichtbarkeit hilft Engage.
425-30 min	5 min	Puffer reservieren: mindestens 20% des Tages frei. Reservierungs-Logik: Notfall, Übergänge, Energieerholung. Wochenplan zur Übersicht ansehen.	Voll verplanter Kalender bricht beim ersten ungeplanten Ereignis. Puffer ist Kapazität, nicht Verschwendung.
5Täglich, 5 min	5 min	Morgens Tagesplan reviewen, Anpassungen vornehmen. Abends Plan-Realität-Vergleich (was ist passiert vs. geplant). Lehren für Folgewoche notieren.	Ohne Plan-Realität-Vergleich bleibt Schätzung statisch. Wer wöchentlich abweicht, lernt nicht; Anpassung der Schätzung pro Woche.

Artefakt

Was am Ende rauskommt

Form

Kalender mit themenbasierten Blöcken pro Woche, Themen-Legende, Wochen-Reviews mit Plan-Realität-Vergleich pro Kategorie sowie Notizen zu Anpassungen und Mustern (z. B. Donnerstag immer überlastet, Vormittag-Slots stabil).

Versionierung / Ownership

Wochen als wiederkehrende Vorlage anlegen, anpassen statt neu bauen. Wochen-Reviews speichern, Muster über 4-8 Wochen analysieren.

Tool-Alternativen

Google Calendar mit mehreren Kalendern pro Kategorie
Outlook mit Kategorien-Farben
Notion-Calendar oder Sunsama für integrierte Planung
Bullet Journal mit zeitlich kodierten Spalten

time-blocking-working-template.md

Kompakte Arbeitsvorlage für Time Blocking mit Kontext, Input, Ergebnisartefakten und nächstem Schritt.

Time Blocking Arbeitsvorlage

Ziel

Reserviert Kalenderblöcke für konkrete Aufgaben, Themen oder Energiephasen.

Kontext

Wann und wofür nutzen wir diese Methode?

Input

Welche Daten, Beobachtungen, Entscheidungen oder Materialien liegen vor?

Durchführung

Kurze Notizen entlang des Runsheets.

Ergebnisartefakte

Blocked Calendar:
Capacity View:
Focus Plan:

Annahmen und offene Fragen

Entscheidung / Nächster Schritt

Owner, Datum und Erfolgssignal.

Beispielausgabe

Konkret gefülltes Szenario, fiktives Beispiel

time-blocking-beispiel.md

Konkret gefülltes Szenario, fiktives Beispiel

Time Blocking — Sabine, KW 20 (11.-15.05.2026)

Themen: Mandanten-Arbeit (orange), Marketing/Akquise (blau), Eigene Buchhaltung (grau), Schulung (grün), Personal (violett).

Mo 11.05.

08:00-10:00 Mandanten-Arbeit (USt Schmidt + Müller) orange
10:00-10:15 Pause
10:15-11:00 Mandanten-Anrufe orange
11:00-12:00 Eigene Buchhaltung Mai grau
13:00-14:30 Lohnabrechnungen orange
14:30-15:00 Puffer
15:00-17:00 Marketing: LinkedIn-Post-Serie blau

Di 11.05.

08:00-09:30 Honorarvereinbarung 2027 orange (Deep Work)
09:45-11:00 Mandanten-Termin Meyer orange
11:00-12:00 Mandanten-Termin Klein orange
13:00-15:00 DATEV-Schulung grün
15:00-16:30 Puffer/Admin
16:30-17:00 Tagesreflektion grau

Symptom

Slack/Anrufe unterbrechen Deep-Slots, Blöcke werden faktisch nicht eingehalten.

Was tun

Status auf Focus, Benachrichtigungen aus, Notfall-Kanal definieren. Wer Unterbrechungen erlaubt, hat keine Blöcke.

Abbruchkriterien

Done-Signale, in unter einer Minute prüfbar

Arbeit ist reaktiv getrieben (Support, On-Call), Blöcke werden permanent zerschossen.

Person hat keine Autonomie über den Kalender (Praktikum, dichte externe Steuerung).

Wochen-Review-Disziplin nicht haltbar, ohne Review keine Lerneffekt.

Aufgabenmenge ist täglich unbekannt (z. B. Krisenstab), Planung wird hinfällig.

Methode wird übermäßig detailliert (5-Minuten-Slots), Rigidität demotiviert.

Energiephasen sind nicht stabil (Schichtarbeit, gesundheitliche Schwankungen), Plan veraltet vor Ausführung.

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