Vorher abschließenKalender und Prioritäten
Verfügbare Zeit und verbindliche Termine sind bekannt; Aufgaben haben eine erkennbare Priorität.
Ohne Priorität wird nur Überlastung in den Kalender kopiert.
MethodenanleitungOperations
Time Blocking
Die Anleitung zur Methode: Voraussetzungen und Materialien klären, den gesamten Ablauf verstehen und Ergebnisse, Stolperfallen sowie Abbruchkriterien nachschlagen.
KomplexitätNiedrig
Zeit15-30 min Planung, laufend
Teilnehmende1
FormatAsync
ReifegradEstablished
01
Vorbedingung
Was vorher fertig sein muss
02
Vorbereitung
Was vor Start vorliegen muss
Materialien
Kalender oder Tagesraster, Aufgabenliste, Dauerschätzungen und Platz für Umplanung.
Personen / Rollen
Planende Person; bei geteilten Verpflichtungen die betroffenen Teammitglieder.
Vorabinfos
Arbeitszeit, feste Termine, Aufgaben und Fristen sammeln; Pausen und Übergänge als reale Zeit berücksichtigen.
Zeitbedarf
10–20 Minuten Tagesplanung; kurze Anpassungen im Tagesverlauf
Setup
Tagesraster mit Start- und Endzeiten öffnen; feste Termine zuerst eintragen und Raum für Revisionen lassen.
03
Kernfrage
Die eine Frage, die diese Methode beantwortet
Wann arbeite ich innerhalb meiner tatsächlichen Kapazität an welchem Ergebnis?
04
Ablauf
Phasen mit Ziel, Durchführung, Ergebnis und Stolperfalle
Time Blocking übersetzt Prioritäten in konkrete Zeitabschnitte eines Kalenders. Feste Termine, konzentrierte Arbeit, reaktive Aufgaben und Erholung teilen dieselbe begrenzte Kapazität; der Plan wird bei Veränderungen bewusst angepasst.
Time Blocking · Arbeitsvorlage
Fiktives Beispiel
Time Blocking übersetzt Prioritäten in konkrete Zeitabschnitte eines Kalenders. Feste Termine, konzentrierte Arbeit, reaktive Aufgaben und Erholung teilen dieselbe begrenzte Kapazität; der Plan wird bei Veränderungen bewusst angepasst.
Zeitrahmen
Welche Arbeitszeit, Pausen und festen Termine begrenzen den Plan?
Fiktiv: 09:00–13:00; Termin 10:30–11:00, Pause 11:00–11:15.
Zeitblöcke
Beginn, Ende und Ergebnis für jeden Block einschließlich Puffer notieren.
09:00–10:15 Angebot; 10:15–10:30 Puffer; 10:30–11:00 Termin; 11:00–11:15 Pause; 11:15–12:00 Support; 12:00–12:45 Tests; 12:45–13:00 Puffer/Review.
Umplanung
Was ändert sich und welche Arbeit wird dadurch bewusst neu entschieden?
Support braucht bis 12:15. Tests werden auf 30 Minuten begrenzt; restliche Testfälle bekommen morgen 09:00 einen neuen Block.
Planungslernen
Welche Abweichung verbessert die nächste Schätzung oder Kapazitätsannahme?
Supportdauer 60 statt 45 Minuten: an Einführungstagen künftig 60 Minuten reservieren.
Alle Beispielangaben sind erfunden; sie erläutern die Anwendung.
- 1
Kapazität sichtbar machen
Kapazität sichtbar machen
Ziel
Verfügbare Zeitfenster
Voraussetzungen für diesen Schritt
- Kalender
- Arbeitszeit
Durchführung
- Arbeitsbeginn, Arbeitsende, feste Termine und Pausen im Zeitraster eintragen.
- Freie Intervalle und notwendige Übergänge bestimmen.
Ergebnis
Verfügbare Zeitfenster
Ist die verfügbare Zeit ohne Doppelbelegung berechnet?
Qualitätscheck
Ist die verfügbare Zeit ohne Doppelbelegung berechnet?
Stolperfalle
Ein ganzer Arbeitstag gilt als frei trotz mehrerer Termine. Verbindliche Termine zuerst blocken und nur Restintervalle verplanen.
Zeitlicher Rahmen: 3–5 Minuten
- 2
Arbeitsblöcke zuordnen
Arbeitsblöcke zuordnen
Ziel
Machbarer Blockplan
Voraussetzungen für diesen Schritt
- Zeitfenster
- Priorisierte Aufgaben
Durchführung
- Wichtige Ergebnisse mit realistischer Dauer in passende freie Intervalle legen.
- Kleine ähnliche Aufgaben bündeln; reaktive Arbeit und Puffer ausdrücklich reservieren.
Ergebnis
Machbarer Blockplan
Hat jeder Block einen Zweck und passt in sein Intervall?
Qualitätscheck
Hat jeder Block einen Zweck und passt in sein Intervall?
Stolperfalle
Alle Blöcke liegen lückenlos ohne Übergangszeit aneinander. Übergänge und Puffer einfügen und Überhang entfernen.
Zeitlicher Rahmen: 5–10 Minuten
- 3
Ausführen und umplanen
Ausführen und umplanen
Ziel
Aktualisierter Tagesplan
Voraussetzungen für diesen Schritt
- Blockplan
- Tatsächlicher Verlauf
Durchführung
- Im aktuellen Block am vereinbarten Ergebnis arbeiten; neue Anforderungen notieren und bei echter Änderung den Restplan neu ordnen.
- Verschobene Aufgaben erhalten einen neuen Termin oder eine bewusste Absage.
Ergebnis
Aktualisierter Tagesplan
Sind Änderungen sichtbar statt zusätzliche Parallelzusagen?
Qualitätscheck
Sind Änderungen sichtbar statt zusätzliche Parallelzusagen?
Stolperfalle
Verspätung verschiebt still den gesamten Tag. Restkapazität neu berechnen und Entscheidungen über Überhang treffen.
Zeitlicher Rahmen: 2–5 Minuten
- 4
Plan und Realität vergleichen
Plan und Realität vergleichen
Ziel
Verbesserte Planungsannahmen
Voraussetzungen für diesen Schritt
- Plan und Ist
- Ergebnissicht
Durchführung
- Dauerabweichungen, Unterbrechungen und erreichte Ergebnisse am Tagesende kurz prüfen.
- Wiederkehrende Engpässe durch kleinere Blöcke, realistischere Schätzungen oder mehr Reaktionszeit korrigieren.
Ergebnis
Verbesserte Planungsannahmen
Ändert die Beobachtung eine nächste Planung?
Qualitätscheck
Ändert die Beobachtung eine nächste Planung?
Stolperfalle
Planabweichung wird als persönliches Versagen bewertet. Die Annahme über Dauer oder Verfügbarkeit korrigieren.
Zeitlicher Rahmen: 3–5 Minuten
05
Artefakt
Was am Ende rauskommt
Skizze: so sieht das Artefakt aus
Form
Überlappungsfreier Zeitplan mit konkreten Arbeitszielen, Terminen, Pausen, Puffer und dokumentierten Änderungen.
Versionierung / Ownership
Datum und Geltungsbereich festhalten; bei Änderungen den alten Stand mit Begründung erhalten.
Tool-Alternativen
- Papierkalender
- Digitaler Kalender
- Tabellenraster mit Plan-/Ist-Spalte
time-blocking-working-template.md
Arbeitszeit, feste Termine, Aufgaben und Fristen sammeln; Pausen und Übergänge als reale Zeit berücksichtigen.
Time Blocking: Arbeitsvorlage
Fragestellung
Noch zu klären
Gewünschtes Ergebnis
Noch zu klären
Rahmen
Gesamter Durchlauf Zeit: 10–20 Minuten Tagesplanung; kurze Anpassungen im Tagesverlauf
Diese Vorlage während der Arbeit auf Papier oder in einem eigenen Dokument ausfüllen.
Vorbereitung für diesen Umfang
Methodische Grundausstattung
- Materialien: Kalender oder Tagesraster, Aufgabenliste, Dauerschätzungen und Platz für Umplanung.
- Rollen: Planende Person; bei geteilten Verpflichtungen die betroffenen Teammitglieder.
- Vorab-Infos: Arbeitszeit, feste Termine, Aufgaben und Fristen sammeln; Pausen und Übergänge als reale Zeit berücksichtigen.
- Gesamter Zeitbedarf: 10–20 Minuten Tagesplanung; kurze Anpassungen im Tagesverlauf
- Setup: Tagesraster mit Start- und Endzeiten öffnen; feste Termine zuerst eintragen und Raum für Revisionen lassen.
Für die Arbeitsschritte bereitstellen
Kapazität sichtbar machen: Kapazität sichtbar machen
- Kalender
- Arbeitszeit
Arbeitsblöcke zuordnen: Arbeitsblöcke zuordnen
- Zeitfenster
- Priorisierte Aufgaben
Ausführen und umplanen: Ausführen und umplanen
- Blockplan
- Tatsächlicher Verlauf
Plan und Realität vergleichen: Plan und Realität vergleichen
- Plan und Ist
- Ergebnissicht
Time Blocking · Arbeitsvorlage
Zeitrahmen
Welche Arbeitszeit, Pausen und festen Termine begrenzen den Plan?
...
Zeitblöcke
Beginn, Ende und Ergebnis für jeden Block einschließlich Puffer notieren.
...
Umplanung
Was ändert sich und welche Arbeit wird dadurch bewusst neu entschieden?
...
Planungslernen
Welche Abweichung verbessert die nächste Schätzung oder Kapazitätsannahme?
...
Arbeitsimpulse mit eigenen Angaben beantworten. Unbekanntes und Annahmen ausdrücklich markieren.
Kapazität sichtbar machen: Kapazität sichtbar machen
Erwartetes Artefakt: Verfügbare Zeitfenster
Ist die verfügbare Zeit ohne Doppelbelegung berechnet?
Eintrag:
...
- Ist die verfügbare Zeit ohne Doppelbelegung berechnet?
Arbeitsblöcke zuordnen: Arbeitsblöcke zuordnen
Erwartetes Artefakt: Machbarer Blockplan
Hat jeder Block einen Zweck und passt in sein Intervall?
Eintrag:
...
- Hat jeder Block einen Zweck und passt in sein Intervall?
Ausführen und umplanen: Ausführen und umplanen
Erwartetes Artefakt: Aktualisierter Tagesplan
Sind Änderungen sichtbar statt zusätzliche Parallelzusagen?
Eintrag:
...
- Sind Änderungen sichtbar statt zusätzliche Parallelzusagen?
Plan und Realität vergleichen: Plan und Realität vergleichen
Erwartetes Artefakt: Verbesserte Planungsannahmen
Ändert die Beobachtung eine nächste Planung?
Eintrag:
...
- Ändert die Beobachtung eine nächste Planung?
Offene Fragen und nächste Schritte
...
Methodenanleitung: https://methodatlas.meierhoff-systems.de/de/methods/time-blocking/run-sheet
06
Beispielausgabe
Konkret gefülltes Szenario, fiktives Beispiel
Fiktives Beispiel zur Orientierung. Die genannten Mengen und Zeiten beschreiben diesen Fall und sind keine allgemeine Vorgabe.
time-blocking-beispiel.md
Konkret gefülltes Szenario, fiktives Beispiel
Fiktives Beispiel
Zeitrahmen: Fiktiv: 09:00–13:00; Termin 10:30–11:00, Pause 11:00–11:15.
Zeitblöcke: 09:00–10:15 Angebot; 10:15–10:30 Puffer; 10:30–11:00 Termin; 11:00–11:15 Pause; 11:15–12:00 Support; 12:00–12:45 Tests; 12:45–13:00 Puffer/Review.
Umplanung: Support braucht bis 12:15. Tests werden auf 30 Minuten begrenzt; restliche Testfälle bekommen morgen 09:00 einen neuen Block.
Planungslernen: Supportdauer 60 statt 45 Minuten: an Einführungstagen künftig 60 Minuten reservieren.
07
Stolperfallen
Symptome erkennen, gegensteuern
Kurzüberblick, vollständiger Text steht in der jeweiligen Phase im Ablauf
- Kapazität sichtbar machenEin ganzer Arbeitstag gilt als frei trotz mehrerer Termine.In der Phase ansehen
- Arbeitsblöcke zuordnenAlle Blöcke liegen lückenlos ohne Übergangszeit aneinander.In der Phase ansehen
- Ausführen und umplanenVerspätung verschiebt still den gesamten Tag.In der Phase ansehen
- Plan und Realität vergleichenPlanabweichung wird als persönliches Versagen bewertet.In der Phase ansehen
Falle
Kapazität sichtbar machen
Symptom
Ein ganzer Arbeitstag gilt als frei trotz mehrerer Termine.
Was tun
Verbindliche Termine zuerst blocken und nur Restintervalle verplanen.
Falle
Arbeitsblöcke zuordnen
Symptom
Alle Blöcke liegen lückenlos ohne Übergangszeit aneinander.
Was tun
Übergänge und Puffer einfügen und Überhang entfernen.
Falle
Ausführen und umplanen
Symptom
Verspätung verschiebt still den gesamten Tag.
Was tun
Restkapazität neu berechnen und Entscheidungen über Überhang treffen.
Falle
Plan und Realität vergleichen
Symptom
Planabweichung wird als persönliches Versagen bewertet.
Was tun
Die Annahme über Dauer oder Verfügbarkeit korrigieren.
08
Abbruchkriterien
Wann du anhalten, Voraussetzungen klären oder einen anderen Ansatz wählen solltest
Wenn die Aufgaben nicht in die Kapazität passen, streichen, verschieben oder verhandeln; Pausen und Puffer nicht zur unsichtbaren Reserve erklären.
Methodenanleitung durchgearbeitet?
Zum Steckbrief für Zweck, ähnliche Methoden und Quellen oder direkt zur nächsten Methode im Katalog.