Session Brief: RACI Matrix

Ziel

Artefakt: RACI Matrix

Arbeitsfrage

Wer trägt für jede Aktivität die finale Verantwortung, wer arbeitet aktiv mit, wer wird konsultiert und wer informiert?

Kontext

Prozess- oder Projektrahmen; vollständige Liste von Aktivitäten oder Deliverables (15-40); Rollen, nicht Personen; bekannte Konflikte aus jüngsten Wochen; bestehende RACI oder Verantwortlichkeitsdokumente.

Setup

• Format: Methoden-Session
• Dauer: 45-90 min
• Modus: Workshop oder async
• Teilnehmende: Ein Facilitator (Process Lead oder PMO); Vertreter aller im Prozess beteiligten Rollen; ein Sponsor mit Mandat, Konflikte zu entscheiden; ein Scribe für Konsolidierung und Veröffentlichung.
• Owner: Ein Facilitator (Process Lead oder PMO)
• Beteiligungsmodus: Teamrunde, gemeinsames Arbeiten und Alignment
• Ergebnislogik: Artefakt fertigstellen

Beteiligungslogik

Nutze die Session für gemeinsames Verständnis. Beiträge werden sichtbar gesammelt, Annahmen werden abgeglichen und offene Unterschiede bleiben im Artefakt nachvollziehbar.

Ergebnislogik

Die Session arbeitet direkt auf RACI Matrix hin. Das Artefakt soll nach der Session teilbar, reviewbar oder weiterverwendbar sein.

Input

Tabelle (Confluence, Notion, Google Sheets) mit Zeilen für Aktivitäten/Deliverables und Spalten für Rollen; Legende R/A/C/I sichtbar; Liste der Aktivitäten; Liste der Rollen; Timer pro Aktivitätsblock.

Vorbereitung

Tabelle leer vorbereiten. Legende: R = Responsible (macht die Arbeit), A = Accountable (eine Person, trägt finale Verantwortung), C = Consulted (gibt vorab Input), I = Informed (wird informiert). Regel: pro Zeile genau ein A.

Agenda

1. Phase 1: Aktivitäten und Rollen schärfen (10-15 min) Owner: Facilitator Aktion: Aktivitäten-Liste durchgehen, zu grobe Items zerlegen, zu feine zusammenfassen. Rollen-Liste prüfen: Rollen, keine Personen, keine Teams als monolithische Einheit. Hinweis: RACI auf Team-Ebene („Engineering“) ist meist zu grob. Wer wirklich entscheidet, ist eine Rolle (Engineering Lead, Architect, Senior Engineer). Output: RACI Matrix

2. Phase 2: Erste Zuordnung (20-30 min) Owner: Facilitator Aktion: Pro Zeile: Accountable zuerst (genau eine Rolle). Dann Responsible (1-mehrere). Consulted und Informed ergänzen. Stillarbeit, danach Sammlung. Hinweis: Mehrere As pro Zeile sind die häufigste Falle. Wenn zwei Rollen Accountable sein wollen, ist Aktivität entweder zu groß oder Konflikt offen. Aktivität splitten oder Sponsor entscheidet. Output: Responsibility Map

3. Phase 3: Konflikt-Lösung (20-30 min) Owner: Facilitator Aktion: Konflikte und Lücken sichtbar machen: Zeilen mit zwei As, leere Zellen, überlastete Rollen (zu viele Rs). Konflikte einzeln durchgehen, Sponsor entscheidet bei Spreizung. Hinweis: Konflikte sind das wertvollste Ergebnis. Vermeide schnelle Konsens-Kompromisse; protokolliere Dissens, wenn er nicht aufgelöst werden kann. Output: Decision Notes

4. Phase 4: Überlast und Vereinfachung (10-15 min) Owner: Facilitator Aktion: Spalten-Check: hat eine Rolle zu viele As (Engpass) oder zu viele Cs (Überkonsultation)? Konsolidieren oder umverteilen. Hinweis: Mehr als 5-7 As pro Rolle ist ein Engpass. Bei 10+ Cs in einer Spalte wird die Rolle zum Bottleneck und Prozess langsam. Cs aktiv reduzieren. Output: RACI Matrix

5. Phase 5: Veröffentlichung und Cadence (10-15 min) Owner: Owner Aktion: Matrix in geteiltem Tool als Single Source of Truth ablegen. Kommunikation an alle Beteiligten. Review-Termin in 4-6 Wochen für erste Anpassung. Hinweis: Eine RACI ohne Kommunikation wird ignoriert. Owner muss die Matrix in nächster Routinebesprechung präsentieren, nicht nur als Doku verlinken. Output: Responsibility Map

6. Artefakt veröffentlichen (10 min) Owner: Owner Aktion: Artefakt auf Vollständigkeit prüfen, Ablageort festlegen, Version oder Status setzen und Review-Empfänger benennen. Output: RACI Matrix

Abschluss

• Ergebnisartefakt aktualisieren: RACI Matrix
• Ablageort, Version und Review-Empfänger festlegen.
• Owner, nächster Schritt und Reviewtermin festlegen.

RACI Matrix: RACI Matrix

Arbeitsfrage

Wer trägt für jede Aktivität die finale Verantwortung, wer arbeitet aktiv mit, wer wird konsultiert und wer informiert?

Kontext

Prozess- oder Projektrahmen; vollständige Liste von Aktivitäten oder Deliverables (15-40); Rollen, nicht Personen; bekannte Konflikte aus jüngsten Wochen; bestehende RACI oder Verantwortlichkeitsdokumente.

Beteiligte

• Owner: Ein Facilitator (Process Lead oder PMO)
• Teilnehmende: Ein Facilitator (Process Lead oder PMO); Vertreter aller im Prozess beteiligten Rollen; ein Sponsor mit Mandat, Konflikte zu entscheiden; ein Scribe für Konsolidierung und Veröffentlichung.

Input

Tabelle (Confluence, Notion, Google Sheets) mit Zeilen für Aktivitäten/Deliverables und Spalten für Rollen; Legende R/A/C/I sichtbar; Liste der Aktivitäten; Liste der Rollen; Timer pro Aktivitätsblock.

Vorlage

RACI Matrix Arbeitsmatrix

Ergebnisartefakte

• RACI Matrix:
• Responsibility Map:
• Decision Notes:

Entscheidung oder Empfehlung

Welche Konsequenz ergibt sich aus der Matrix?

Fertigstellungscheck

• RACI Matrix ist vollständig genug für Review:
• Ablageort:
• Version / Status:
• Review durch:
• Nächster Schritt:

Nächster Schritt

• Ergebnis prüfen
• offene Fragen markieren
• Review oder Entscheidung terminieren