Die Anleitung zur Methode: Voraussetzungen und Materialien klären, den gesamten Ablauf verstehen und Ergebnisse, Stolperfallen sowie Abbruchkriterien nachschlagen.
Was vorher fertig sein muss
Die Aufgaben beziehen sich auf eine Person, Rolle oder ein gemeinsames Backlog im selben Zeitraum.
Wichtigkeit knüpft an Ziele, Wirkung und Verantwortung an. Dringlichkeit knüpft an eine konkrete Frist oder zeitnahe Folge an.
Was vor Start vorliegen muss
Aufgaben aus einer oder wenigen klar benannten Quellen, eine 2×2-Fläche und Zugriff auf Kalender, Zuständigkeiten und relevante Fristen.
Eine Person oder kleine Gruppe bewertet Aufgaben. Betroffene Verantwortliche klären Fristen und Delegationsmöglichkeiten. Eine Facilitation hilft, Stress und Wichtigkeit zu unterscheiden.
Offene Verpflichtungen, Ziele, echte Fristen und bereits zugesagte Zuständigkeiten zusammentragen.
15–30 Minuten für eine überschaubare Liste. Abhängige Projektpläne brauchen eine gesonderte Planung.
Definiere wichtig anhand der vereinbarten Ziele, Folgen und Verantwortung. Definiere dringend durch Frist, erwartete Verzögerungsfolge oder kurze Reaktionszeit. Ordne Aufgaben in: wichtig und dringend, wichtig und nicht dringend, weniger wichtig und dringend, weder wichtig noch dringend. Leite daraus sofort handeln, Termin setzen, zulässig delegieren oder bewusst entfernen ab. Prüfe Pflichten, Abhängigkeiten und Kapazität vor jeder Zuordnung.
Die eine Frage, die diese Methode beantwortet
Was verdient sofortige Reaktion, geplante Aufmerksamkeit, Delegation oder das Entfernen aus der aktiven Liste?
Phasen mit Ziel, Durchführung, Ergebnis und Stolperfalle
Die Eisenhower Matrix ordnet eine begrenzte Aufgabenliste nach ihrer Bedeutung für Ziele oder Verantwortung und nach konkreten Zeitgrenzen. Die Quadranten dienen als Gesprächs- und Planungsheuristik.
Fiktives Lehrbeispiel
Fiktive Wochenaufgaben mit abgeleiteten nächsten Handlungen.
| Bedeutung für Ziel und Verantwortung | Dringend | Nicht dringend |
|---|---|---|
| WichtigWelche Folgen hat die Aufgabe für vereinbarte Ziele oder Verantwortung? | Doppelt belegten Samstagstermin heute klären. Betroffene Haushalte kontaktieren. | Reservierungsbestätigung mit zwei Personen testen. Dienstag dafür blocken. |
| Weniger wichtigWelche Folgen hat die Aufgabe für vereinbarte Ziele oder Verantwortung? | Lieferantenbeleg vor Frist weitergeben. Nur mit bestätigter Vertretung delegieren. | Alte interne Folien überarbeiten. Bis zu einem konkreten Bedarf aus der aktiven Liste nehmen. |
Wichtigkeit bemisst sich am vereinbarten Ziel und den Folgen; Dringlichkeit an konkreten Fristen und zeitnahen Konsequenzen. Die Zuordnung ist situationsabhängig. Delegation und Entfernung müssen Pflichten, Mandat und Kapazität berücksichtigen.
Scope
Ziel
Aufgaben lassen sich anhand eines gemeinsamen Ziels und Zeitfensters betrachten.
Voraussetzungen für diesen Schritt
Durchführung
Ergebnis
Abgegrenzte Aufgabenmenge
Die Matrix ist eine Momentaufnahme, kein dauerhaftes Ranking.
Qualitätscheck
Aufgaben springen zwischen privaten, Team- und Portfoliozielen.
Stolperfalle
Die Aufgabenliste vermischt Ziele oder Zeiträume. Listen trennen und nur eine Ebene bearbeiten.
Zeitlicher Rahmen: 2–3 Minuten
Sammeln
Ziel
Die Übersicht ist vollständig genug für eine kurze Priorisierung.
Voraussetzungen für diesen Schritt
Durchführung
Ergebnis
Bereinigte Aufgabenliste
Verdeckte oder doppelte Arbeit verzerrt das Gesamtbild.
Qualitätscheck
Einträge bleiben allgemeine Themen oder Wünsche.
Stolperfalle
Wichtige offene Aufgaben fehlen oder erscheinen mehrfach. Nächste Handlung und Bezugsperson ergänzen.
Zeitlicher Rahmen: 3–5 Minuten
Achsen
Ziel
Die Achsen beantworten unterschiedliche Fragen.
Voraussetzungen für diesen Schritt
Durchführung
Ergebnis
Zwei erklärte Bewertungsdimensionen
Wichtigkeit und Dringlichkeit sind keine Synonyme.
Qualitätscheck
Beide Achsen werden als gleichbedeutend behandelt.
Stolperfalle
Wichtigkeit und Dringlichkeit werden gleichgesetzt. Für jede Aufgabe die Zielwirkung und die Frist getrennt fragen.
Zeitlicher Rahmen: 3–5 Minuten
Einordnen
Ziel
Jede Zuordnung folgt den vereinbarten Achsen.
Voraussetzungen für diesen Schritt
Durchführung
Ergebnis
Lesbares 2×2-Raster
Quadranten reduzieren mehrdimensionale Projektentscheidungen auf zwei Fragen.
Qualitätscheck
Eine Aufgabe wird als unwichtig markiert, weil sie gerade ruhig wirkt.
Stolperfalle
Aufgaben werden nach Stressgefühl statt nach Konsequenzen eingeordnet. Folgen, Termin und Verantwortung erneut prüfen.
Zeitlicher Rahmen: 4–7 Minuten
Handeln
Ziel
Priorisierung wird in Kalender, Auftrag oder begründete Entfernung übersetzt.
Voraussetzungen für diesen Schritt
Durchführung
Ergebnis
Aktionsliste und Prüftermin
Sortieren ohne Umsetzung verändert keine Arbeit.
Qualitätscheck
Das Raster bleibt ohne Owner oder Kapazitätsabgleich.
Stolperfalle
Für die eingeordneten Aufgaben fehlen konkrete Schritte und Verantwortliche. Wenige nächste Schritte festlegen und spätere Neueinschätzung terminieren.
Zeitlicher Rahmen: 3–5 Minuten
Was am Ende rauskommt
Skizze: so sieht das Artefakt aus
Datierte Prioritätenübersicht mit Achsendefinitionen, Aufgabe, Quadrant, konkreter Handlung, zuständiger Person, Termin und späterem Review.
Zeitraum, Quelle, Achsendefinition und Zuständigkeit sichern. Bei wiederkehrender Nutzung offene Aufgaben neu bewerten, statt alte Positionen als fest zu behandeln.
Plane eine begrenzte Aufgabenliste, gemeinsame Achsendefinitionen und konkrete Folgeschritte pro Quadrant.
Noch zu klären
Noch zu klären
Aufgaben neu priorisieren Zeit: 15–30 Minuten für eine überschaubare Liste
Diese Vorlage während der Arbeit auf Papier oder in einem eigenen Dokument ausfüllen.
| Bedeutung für Ziel und Verantwortung | Dringend: konkrete Frist oder zeitnahe Folge | Nicht dringend: keine unmittelbare Frist |
|---|---|---|
| Wichtig | ||
| Weniger wichtig |
Leere Vorlage: pro Feld Aufgaben und nächste Handlung eintragen. Zielbezug, Fristen und Zuständigkeit vor dem Verschieben prüfen.
Eisenhower Matrix, Quadranten nach ProductPlan
Erwartetes Artefakt: Abgegrenzte Aufgabenmenge
Die Matrix ist eine Momentaufnahme, kein dauerhaftes Ranking.
Eintrag:
...
Erwartetes Artefakt: Bereinigte Aufgabenliste
Verdeckte oder doppelte Arbeit verzerrt das Gesamtbild.
Eintrag:
...
Erwartetes Artefakt: Zwei erklärte Bewertungsdimensionen
Wichtigkeit und Dringlichkeit sind keine Synonyme.
Eintrag:
...
Erwartetes Artefakt: Lesbares 2×2-Raster
Quadranten reduzieren mehrdimensionale Projektentscheidungen auf zwei Fragen.
Eintrag:
...
Erwartetes Artefakt: Aktionsliste und Prüftermin
Sortieren ohne Umsetzung verändert keine Arbeit.
Eintrag:
...
...
Methodenanleitung: https://methodatlas.meierhoff-systems.de/de/methods/eisenhower-matrix/run-sheet
Konkret gefülltes Szenario, fiktives Beispiel
Fiktives Beispiel zur Orientierung. Die genannten Mengen und Zeiten beschreiben diesen Fall und sind keine allgemeine Vorgabe.
Konkret gefülltes Szenario, fiktives Beispiel
Alle Aufgaben und Folgen sind erfunden. Das Team prüft eine gemeinsame Liste für die kommende Woche. Wichtigkeit wird am Pilotziel und der Verantwortung für Reservierungen gemessen. Dringlichkeit hängt an einer konkreten Frist oder baldigen Folge.
| Dringend | Nicht dringend | |
|---|---|---|
| Wichtig | Doppelt belegten Samstagstermin heute klären. Handlung: betroffene Haushalte kontaktieren. | Reservierungsbestätigung mit zwei Personen testen. Handlung: Dienstag dafür blocken. |
| Weniger wichtig | Lieferantenbeleg vor Frist an Buchhaltung geben. Handlung: nur bei bestätigter Vertretung delegieren. | Alte interne Folien überarbeiten. Handlung: aus der aktiven Liste nehmen, solange kein konkreter Verwendungszweck besteht. |
Die Matrix zeigt eine Arbeitspriorität, keinen allgemeinen Wert der Aufgaben. Vor Delegation prüft das Team Befugnis und Kapazität. Gesetzliche Pflichten, Sicherheitsregeln und Abhängigkeiten behalten ihre eigenen Vorgaben.
Symptome erkennen, gegensteuern
Kurzüberblick, vollständiger Text steht in der jeweiligen Phase im Ablauf
Die Aufgabenliste vermischt Ziele oder Zeiträume.
Listen trennen und nur eine Ebene bearbeiten.
Wichtige offene Aufgaben fehlen oder erscheinen mehrfach.
Nächste Handlung und Bezugsperson ergänzen.
Wichtigkeit und Dringlichkeit werden gleichgesetzt.
Für jede Aufgabe die Zielwirkung und die Frist getrennt fragen.
Aufgaben werden nach Stressgefühl statt nach Konsequenzen eingeordnet.
Folgen, Termin und Verantwortung erneut prüfen.
Für die eingeordneten Aufgaben fehlen konkrete Schritte und Verantwortliche.
Wenige nächste Schritte festlegen und spätere Neueinschätzung terminieren.
Wann du anhalten, Voraussetzungen klären oder einen anderen Ansatz wählen solltest
Zum Steckbrief für Zweck, ähnliche Methoden und Quellen oder direkt zur nächsten Methode im Katalog.
