Was vorher fertig sein muss
Eine als unstrukturiert oder unklar wahrgenommene Situation mit divergierenden Stakeholder-Sichten liegt vor, die mit harten Methoden nicht erschöpfend modellierbar ist.
Eine erste CATWOE oder Stakeholder-Übersicht der Situation existiert oder wird im Rahmen der SSM-Anwendung erstellt.
Was vor Start vorliegen muss
Großes Whiteboard oder digitale Boards für sieben SSM-Phasen; Vorlagen für Rich Picture, Root Definition, Conceptual Model; Stakeholder-Übersicht; Datenquellen über die Situation; Notiz-System für Lernschleifen.
Ein SSM-Coach mit Erfahrung in Phasen 1-7; 5-10 Personen mit unterschiedlicher Sicht auf die Situation, einschließlich Hauptbetroffener; ein Scribe; Sponsor mit Mandat zur Umsetzung.
Beschreibung der Situation in 1-2 Seiten, möglichst unprejudiziert; Dokumente, Daten, Berichte; Liste der Stakeholder; bekannte Konflikte und vorherige Lösungsversuche.
Initial Workshop-Serie 2-5 Tage, anschließend iterative Verfeinerung über Wochen oder Monate
Sieben Phasen sichtbar: 1) Situation erforschen, 2) Rich Picture, 3) Root Definitions, 4) Conceptual Models, 5) Vergleich mit Realität, 6) Veränderungen identifizieren, 7) Umsetzung und Lernen. Phasen 1-2 sind echte Welt, 3-4 sind Systems Thinking, 5-7 verbinden beide. Tafel mit dieser Trennung.
Die eine Frage, die diese Methode beantwortet
Welche Worldviews prägen die Situation, welche konzeptuellen Systeme sind aus jeder Sicht denkbar, und welche Veränderungen sind sowohl wünschenswert als auch machbar?
Marker: Phase
| Schritt | Dauer | Aktion | Hinweis |
|---|---|---|---|
1Phase 1+2: Situation erforschen und Rich Picture | 0.5-1 Tag | Interviews, Dokumente, Beobachtungen. Rich Picture zeichnen: Akteure, Strukturen, Prozesse, Konflikte, Stimmungen, Symbole. Visualisierung verzichtet auf Schemata. | Rich Picture ist keine Prozess-Karte. Symbole, Sprechblasen, Pfeile mit Emotionen erlaubt. Wer schematische Diagramme zeichnet, hat Methode missverstanden. |
2Phase 3: Root Definitions | 0.5 Tag | Pro identifizierter Worldview eine Root Definition formulieren (über CATWOE). Mehrere RDs nebeneinander, repräsentieren verschiedene mögliche Systeme. | Häufig 2-4 RDs sinnvoll. Wenn nur eine RD entsteht, fehlt Worldview-Diversität. Wenn 10 RDs, sind sie nicht ausreichend distinct. RDs müssen sich substantiell unterscheiden. |
3Phase 4: Conceptual Models | 1 Tag | Pro Root Definition ein Conceptual Model mit 5-9 Aktivitäten, die nötig wären, damit dieses System existieren würde. Logische Reihenfolge, Monitoring- und Control-Aktivitäten ergänzen. | Conceptual Model ist konzeptuell, nicht real. Es zeigt, wie ein System aussehen müsste, wenn die RD richtig wäre. Nicht mit Soll-Prozess verwechseln. |
4Phase 5: Vergleich mit Realität | 0.5-1 Tag | Pro Conceptual Model: welche Aktivitäten existieren in der Realität, welche fehlen, welche laufen anders. Tabelle Aktivität vs. Realität vs. Differenz. | Vergleich ist Kern der Methode, nicht oberflächlich. Pro Aktivität ehrlich prüfen, ob sie tatsächlich existiert oder nur auf dem Papier. Differenzen sind Quellen für Veränderungen. |
5Phase 6+7: Veränderungen und Lernen | 0.5-1 Tag, dann laufend | Veränderungen identifizieren, die sowohl wünschenswert (aus mindestens einer Worldview) als auch kulturell machbar sind. Umsetzungs-Plan mit Owner und Datum. Lernschleife dokumentieren. | Veränderungen ohne kulturelle Machbarkeit scheitern. Pro Veränderung Worldview-Bezug und Machbarkeits-Check. SSM ist iterativ; nach Umsetzung zurück zu Phase 1 mit neuer Situation. |
Was am Ende rauskommt
Rich Picture als Bild, ein bis drei Root Definitions, ein Conceptual Model pro RD, Vergleichstabelle mit Realität, Veränderungsplan mit Owner und Datum, Lessons-Learned-Dokument für nächste Iteration.
Pro Iteration eigene Sammlung mit Datum, Situation und Sponsor. Phasen-Artefakte versioniert. Bei zweiter Iteration Veränderungen zur vorherigen explizit beschrieben.
Kompakte Arbeitsvorlage für Soft Systems Methodology mit Kontext, Input, Ergebnisartefakten und nächstem Schritt.
# Soft Systems Methodology Agenda
**Ziel:** ...
**Teilnehmende:** ...
**Zeitbox:** 0.5-3 Tage
| Zeit | Schritt | Zweck | Output |
|---|---|---|---|
| 00:00 | Kontext | Ziel und Scope klären | Gemeinsames Verständnis |
| 00:10 | Durchführung | Methode nach Run Sheet anwenden | Arbeitsstand |
| 00:50 | Synthese | Ergebnis verdichten | Entscheidung oder Artefakt |
| 01:10 | Abschluss | Owner und nächste Schritte setzen | Follow-up |
## Ergebnisartefakte
- Rich Picture:
- Root Definitions:
- Conceptual Models:
- Change Agenda:Konkret gefülltes Szenario
## SSM — Situation „Volunteer-Koordination in NGO Hilfsnetz Hamburg“, Iteration 1, 12.07.2026
**Sponsor**: Geschäftsführung Hilfsnetz. **Teilnehmende**: 8 Personen (Hauptamt, Ehrenamt, Spender-Vertretung, Klient-Vertretung).
### Rich Picture
Zeichnung mit drei Akteurszentren (Hauptamt, Ehrenamt, Klienten) und drei Spannungslinien: Hauptamt überlastet, Ehrenamtliche bekommen unklare Aufgaben, Klienten warten oft auf Rückmeldungen.
### Root Definitions
- **RD-A (Operative Effizienz, Worldview Hauptamt)**: Ein System, das von Hauptamt und Ehrenamtskoordinator betrieben wird, um Hilfsanfragen mit minimaler Wartezeit an passende Ehrenamtliche zu vermitteln, unter begrenzten Ressourcen, im Sinne der Geschäftsführung.
- **RD-B (Engagement-Pflege, Worldview Ehrenamt)**: Ein System, das von Ehrenamtsgruppen selbst organisiert wird, um Aufgaben zu wählen und Ehrenamt-Engagement langfristig zu sichern.
- **RD-C (Klienten-Erreichbarkeit, Worldview Klienten)**: Ein System, das Klientenanfragen schnell und mit verbindlicher Rückmeldung beantwortet.
### Conceptual Model RD-A (Auszug)
Aktivitäten: 1) Anfrage erfassen, 2) Bedarf qualifizieren, 3) Ehrenamtsverfügbarkeit abfragen, 4) Match herstellen, 5) Match überwachen, 6) Erfolg messen, 7) Ressourcenplanung anpassen.
### Vergleich mit Realität
Aktivitäten 1, 4 existieren. Aktivität 3 (Verfügbarkeitsabfrage) ist manuell und unverlässlich. Aktivität 5 (Überwachung) fehlt komplett. Aktivität 6 nur jährlich, nicht laufend.
### Veränderungen
- Verfügbarkeits-Selbstmeldung der Ehrenamtlichen in einfacher App (RD-A und RD-B). Owner @marlene, Prototyp bis 15.09.
- Match-Monitoring-Routine zweiwöchentlich (RD-A und RD-C). Owner Geschäftsführung, ab 01.08.
- Klienten-Rückmeldungs-SLA 48 h, Eskalationspfad (RD-C). Owner @lisa, ab 01.08.Symptome erkennen, gegensteuern
Diagramm enthält Boxen und Pfeile in technischer Notation, keine Emotionen, Symbole oder Konfliktlinien.
Rich Picture explizit als emotionale Karte. Symbole, Sprechblasen, Gesichter zulassen. Wer schematisch zeichnet, neu beginnen mit Stiften statt Tools.
Root Definitions sind Varianten derselben Sicht, keine substantielle Differenz.
Vor RD-Phase Worldviews explizit benennen. Wer fehlt im Raum, dessen Sicht durch Stellvertretung einbringen. Bei nur einer Worldview SSM überdimensioniert.
Model enthält konkrete Tools, Personen, Zeiten, nicht konzeptuelle Aktivitäten.
Model strikt konzeptuell: was müsste das System tun, nicht wie. Implementierungs-Details kommen in Phase 6, nicht in 4.
Phase 5 ist Tabelle mit „existiert teilweise“, keine Differenz-Analyse, keine spezifische Beobachtung.
Pro Aktivität konkrete Realitäts-Beobachtung: existiert ja oder nein, wenn ja wie verlässlich, wenn nein warum nicht. Differenzen sind die Hauptquelle für Veränderungen.
Plan enthält Veränderungen, die in der Organisation nicht durchsetzbar sind, scheitern nach 4 Wochen.
Machbarkeits-Check pro Veränderung: kulturell, politisch, ressourcen-bezogen. Bei roten Flaggen entweder Veränderung anpassen oder Stakeholder-Buy-in vorab klären.
Done-Signale, in unter einer Minute prüfbar
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