Meine Session planen

# Session Brief: Process Mapping

## Ziel
Artefakt: Process Map

## Arbeitsfrage
Wie laeuft der Prozess tatsaechlich ab, wer macht was, wo entstehen Wartezeiten und Handoffs, und wo liegen Verbesserungspotenziale?

## Kontext
Prozess-Trigger, Ende und Hauptschritte; bekannte Probleme; Cycle Times oder Wartezeiten falls vorhanden; Tools entlang des Prozesses.

## Setup
- Format: Methoden-Session
- Dauer: 2-4 h
- Modus: Workshop
- Teilnehmende: Ein Facilitator; Prozess-Owner; ein Mitarbeitender pro Rolle im Prozess; ein Scribe; optional Kunde oder Empfaenger des Outputs.
- Owner: Ein Facilitator
- Beteiligungsmodus: Teamrunde, gemeinsames Arbeiten und Alignment
- Ergebnislogik: Artefakt fertigstellen

## Beteiligungslogik
Nutze die Session für gemeinsames Verständnis. Beiträge werden sichtbar gesammelt, Annahmen werden abgeglichen und offene Unterschiede bleiben im Artefakt nachvollziehbar.

## Ergebnislogik
Die Session arbeitet direkt auf Process Map hin. Das Artefakt soll nach der Session teilbar, reviewbar oder weiterverwendbar sein.

## Input
Whiteboard oder Miro mit Swimlane-Layout; Symbol-Set (Aktivitaet, Entscheidung, Dokument, Start, Ende); Stickies mit Aktivitaetsnamen; Stoppuhr oder Zeiterfassung.

## Vorbereitung
Swimlanes pro Rolle. Trigger links, Ende rechts. Pro Aktivitaet Stickies mit Verb (z. B. „pruefe Beleg“). Entscheidungen als Rauten. Regel: Mitarbeitende beschreiben Schritte, Manager hoeren zu.

## Agenda
1. Phase 1: Trigger und Ende klaeren (15 min)
   Owner: Facilitator
   Aktion: Was startet den Prozess, was beendet ihn. Wer ist Kunde des Outputs. Erwarteter Output schriftlich. Hinweis: Wenn Trigger oder Ende unklar sind, wird Map ausufernd. Sehr enge Definition zu Beginn schaerft Fokus. Sammle Beiträge sichtbar, gleiche Annahmen im Team ab und halte Dissens nicht nur mündlich fest. Arbeite direkt im Zielartefakt, statt nur über das Artefakt zu sprechen.
   Output: Process Map

2. Phase 2: Hauptschritte (60 min)
   Owner: Facilitator
   Aktion: Schrittweise von links nach rechts. Pro Schritt: Aktivitaet, Owner-Rolle (Swimlane), Tool, Dauer. Handoffs als Pfeile zwischen Swimlanes. Hinweis: Mitarbeitende erzaehlen Realitaet, nicht Wunsch. Bei Diskrepanz „Sollten“ vs. „Tun“ beide kennzeichnen. Sammle Beiträge sichtbar, gleiche Annahmen im Team ab und halte Dissens nicht nur mündlich fest. Arbeite direkt im Zielartefakt, statt nur über das Artefakt zu sprechen.
   Output: Handoff List

3. Phase 3: Entscheidungen und Varianten (30 min)
   Owner: Facilitator
   Aktion: Entscheidungspunkte als Rauten. Verzweigungen aufnehmen. Haeufigkeit pro Variante schaetzen (% des Volumens). Hinweis: Wenn fuenf Varianten existieren und keine Volumendaten, Map wird unklar. Hauptpfad und seltene Sonderfaelle trennen. Sammle Beiträge sichtbar, gleiche Annahmen im Team ab und halte Dissens nicht nur mündlich fest. Arbeite direkt im Zielartefakt, statt nur über das Artefakt zu sprechen.
   Output: Improvement Backlog

4. Phase 4: Pain Points und Wartezeiten (30 min)
   Owner: Facilitator
   Aktion: Pain Points rot markieren: Wartezeit, Nacharbeit, Handoff-Reibung. Wartezeiten an Pfeilen einzeichnen. Daten falls vorhanden eintragen. Hinweis: Pain Points machen Map handlungsrelevant. Mindestens drei Pain Points pflicht. Wartezeit zwischen Schritten oft groesster Hebel. Sammle Beiträge sichtbar, gleiche Annahmen im Team ab und halte Dissens nicht nur mündlich fest. Arbeite direkt im Zielartefakt, statt nur über das Artefakt zu sprechen.
   Output: Process Map

5. Phase 5: Verbesserungen (30 min)
   Owner: Owner
   Aktion: Pro Top-Pain Verbesserungsidee. Owner und Frist. Quick Wins separat von strukturellen Aenderungen markieren. Hinweis: Maximal drei Verbesserungen pro Workshop. Mehr verteilt Energie. Wenn alles dringend ist, ist nichts dringend. Sammle Beiträge sichtbar, gleiche Annahmen im Team ab und halte Dissens nicht nur mündlich fest. Arbeite direkt im Zielartefakt, statt nur über das Artefakt zu sprechen.
   Output: Handoff List

6. Artefakt veröffentlichen (10 min)
   Owner: Owner
   Aktion: Artefakt auf Vollständigkeit prüfen, Ablageort festlegen, Version oder Status setzen und Review-Empfänger benennen.
   Output: Process Map

## Abschluss
- Ergebnisartefakt aktualisieren: Process Map
- Ablageort, Version und Review-Empfänger festlegen.
- Owner, nächster Schritt und Reviewtermin festlegen.

# Process Map: Process Mapping

## Arbeitsfrage
Wie laeuft der Prozess tatsaechlich ab, wer macht was, wo entstehen Wartezeiten und Handoffs, und wo liegen Verbesserungspotenziale?

## Kontext
Prozess-Trigger, Ende und Hauptschritte; bekannte Probleme; Cycle Times oder Wartezeiten falls vorhanden; Tools entlang des Prozesses.

## Beteiligte
- Owner: Ein Facilitator
- Teilnehmende: Ein Facilitator; Prozess-Owner; ein Mitarbeitender pro Rolle im Prozess; ein Scribe; optional Kunde oder Empfaenger des Outputs.

## Input
Whiteboard oder Miro mit Swimlane-Layout; Symbol-Set (Aktivitaet, Entscheidung, Dokument, Start, Ende); Stickies mit Aktivitaetsnamen; Stoppuhr oder Zeiterfassung.

## Vorlage
# Process Mapping Canvas

## Kontext

Wofür wird die Methode eingesetzt?

## Kernfrage

Welche Frage soll am Ende beantwortet sein?

## Input

Welche Daten, Beobachtungen oder Materialien liegen vor?

## Arbeitsfläche

- Bereich 1:
- Bereich 2:
- Bereich 3:
- Beziehungen / Muster:

## Ergebnisartefakte
- Process Map:
- Handoff List:
- Improvement Backlog:

## Offene Fragen

- ...

## Nächster Schritt

Owner, Datum, Erfolgssignal.

## Fertigstellungscheck
- Process Map ist vollständig genug für Review:
- Ablageort:
- Version / Status:
- Review durch:
- Nächster Schritt:

## Nächster Schritt
- Ergebnis prüfen
- offene Fragen markieren
- Review oder Entscheidung terminieren