Session Brief: Problem Framing Workshop

Ziel

Artefakt: Problem Statement

Arbeitsfrage

Welches konkrete Problem, für welche Betroffenen, mit welcher Auswirkung soll im nächsten Schritt bearbeitet werden?

Kontext

Anlass und Trigger des Workshops; relevante Daten oder Tickets der letzten 90 Tage; aktuelle Hypothesen aus dem Team; bekannte Tabus oder politische Sensitivitäten beim Sponsor.

Setup

• Format: Methoden-Session
• Dauer: 90-120 min
• Modus: Workshop
• Teilnehmende: Ein Facilitator (neutral, ohne Lösungspräferenz); ein Sponsor mit Entscheidungsbefugnis (mindestens 60 min anwesend); 4-8 Teilnehmer aus Fachbereichen, die das Problem unterschiedlich erleben; ein Scribe für Wortlaut-Mitschrift.
• Owner: Ein Facilitator (neutral, ohne Lösungspräferenz)
• Beteiligungsmodus: Teamrunde, gemeinsames Arbeiten und Alignment
• Ergebnislogik: Artefakt fertigstellen

Beteiligungslogik

Nutze die Session für gemeinsames Verständnis. Beiträge werden sichtbar gesammelt, Annahmen werden abgeglichen und offene Unterschiede bleiben im Artefakt nachvollziehbar.

Ergebnislogik

Die Session arbeitet direkt auf Problem Statement hin. Das Artefakt soll nach der Session teilbar, reviewbar oder weiterverwendbar sein.

Input

Whiteboard oder Miro-Board mit vier Zonen (Symptome, Betroffene, Auswirkungen, Problem-Statement); farbige Stickies; Timer; Vorab-Briefing als PDF; Liste bisher gescheiterter Lösungsversuche.

Vorbereitung

Raum so stellen, dass alle die Wand sehen. Vier Zonen vorab beschriften. Workshop-Regel ansagen: Symptome trennen von Ursachen, keine Lösungen vor der Problemdefinition. Timer für jede Phase sichtbar.

Agenda

1. Phase 1: Symptome sammeln (20 min) Owner: Facilitator Aktion: Jede Person notiert in Stille beobachtete Symptome auf Stickies, eine Aussage pro Sticky. Anschliessend reihum vorstellen und in Zone 1 clustern. Keine Diskussion über Ursachen. Hinweis: Wenn Stickies bereits Ursachen oder Lösungen enthalten, in eine Parkplatz-Zone verschieben. Sonst springt die Gruppe zu früh in Loesungsmodus. Output: Problem Statement

2. Phase 2: Betroffene und Auswirkungen (25 min) Owner: Facilitator Aktion: Pro Symptom-Cluster konkrete Betroffene benennen (Rolle, nicht Person) und messbare Auswirkung beschreiben (Geld, Zeit, Risiko). In Zone 2 und 3 dokumentieren. Hinweis: Wenn die Auswirkung nicht in Zahlen oder klaren Konsequenzen formulierbar ist, ist das Symptom vermutlich kein Problem, sondern Geschmacksfrage. Output: Scope Grenzen

3. Phase 3: Problem-Statement entwerfen (25 min) Owner: Facilitator Aktion: Zwei bis drei konkurrierende Problem-Statements im Format 'Wer hat welche Schwierigkeit in welcher Situation mit welcher Folge' formulieren. Pro Statement Heatmap-Voting (3 Punkte pro Person). Hinweis: Verzichten auf Lösungsverbote im Statement. Ein gutes Statement loest noch nicht, sondern beschreibt nur. Wenn alle Statements gleich aussehen, fehlt Perspektivenvielfalt. Output: Annahmenliste

4. Phase 4: Schärfen und Owner (20 min) Owner: Owner Aktion: Top-Statement nehmen, Begriffe definieren, Out-of-Scope dokumentieren, Erfolgskriterium für 'Problem gelöst' festhalten, Owner und nächsten Schritt benennen. Hinweis: Wenn der Sponsor das Statement nicht freigeben kann, ist entweder die falsche Person im Raum oder der Sponsor will keine Festlegung. Beides klären, nicht überspielen. Output: Nächste Analysefragen

5. Artefakt veröffentlichen (10 min) Owner: Owner Aktion: Artefakt auf Vollständigkeit prüfen, Ablageort festlegen, Version oder Status setzen und Review-Empfänger benennen. Output: Problem Statement

Abschluss

• Ergebnisartefakt aktualisieren: Problem Statement
• Ablageort, Version und Review-Empfänger festlegen.
• Owner, nächster Schritt und Reviewtermin festlegen.

Problem Statement: Problem Framing Workshop

Arbeitsfrage

Welches konkrete Problem, für welche Betroffenen, mit welcher Auswirkung soll im nächsten Schritt bearbeitet werden?

Kontext

Anlass und Trigger des Workshops; relevante Daten oder Tickets der letzten 90 Tage; aktuelle Hypothesen aus dem Team; bekannte Tabus oder politische Sensitivitäten beim Sponsor.

Beteiligte

• Owner: Ein Facilitator (neutral, ohne Lösungspräferenz)
• Teilnehmende: Ein Facilitator (neutral, ohne Lösungspräferenz); ein Sponsor mit Entscheidungsbefugnis (mindestens 60 min anwesend); 4-8 Teilnehmer aus Fachbereichen, die das Problem unterschiedlich erleben; ein Scribe für Wortlaut-Mitschrift.

Input

Whiteboard oder Miro-Board mit vier Zonen (Symptome, Betroffene, Auswirkungen, Problem-Statement); farbige Stickies; Timer; Vorab-Briefing als PDF; Liste bisher gescheiterter Lösungsversuche.

Vorlage

Problem Frame

Problemstatement

Für wen ist welches Problem in welchem Kontext relevant?

Betroffene Zielgruppe

Wer erlebt das Problem, wie oft und woran merken wir es?

Evidenz

Welche Daten, Beobachtungen oder Beispiele stützen das Problem?

Wirkung

Welche Kosten, Risiken oder verpassten Chancen entstehen?

Nicht-Ziele

Was lösen wir bewusst nicht?

Nächste Lernfrage

Was müssen wir als Nächstes herausfinden?

Fertigstellungscheck

• Problem Statement ist vollständig genug für Review:
• Ablageort:
• Version / Status:
• Review durch:
• Nächster Schritt:

Nächster Schritt

• Ergebnis prüfen
• offene Fragen markieren
• Review oder Entscheidung terminieren