Getting Things Done trennt das Erfassen, Klären, Organisieren, Überprüfen und Ausführen von Verpflichtungen. Jede offene Sache erhält eine bewusste Behandlung. Projektlisten halten gewünschte Ergebnisse, Aktionslisten den nächsten sichtbaren Schritt.

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   Erfassen

   Alle offenen Sachen sammeln

   

   Ziel

   Vollständige Eingangssammlung

   Voraussetzungen für diesen Schritt

   • Posteingänge, Notizen, Nachrichten und offene Zusagen

   Durchführung

   • Gedanken, Nachrichten und Papier an wenigen verlässlichen Eingängen sammeln. Pro Eintrag eine offene Sache formulieren.
   • Beim Sammeln noch nicht nach Priorität sortieren; auch kleine Zusagen außerhalb der Arbeit aufnehmen.

   Ergebnis

   Vollständige Eingangssammlung

   Offene Zusagen werden sichtbar.

   Qualitätscheck

   Sind die relevanten Eingänge und mentalen offenen Schleifen erfasst?

   Stolperfalle

   Wichtige Zusagen bleiben in Chats oder im Gedächtnis und tauchen erst zu spät wieder auf. Fehlende Eingänge ergänzen und einen schnellen Erfassungsweg festlegen.

   Zeitlicher Rahmen: Laufend, erste Sammlung 20–60 Minuten

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   Klären

   Bedeutung und nächste Aktion entscheiden

   

   Ziel

   Geklärte Ergebnisse und nächste Aktionen

   Voraussetzungen für diesen Schritt

   • Eingangssammlung

   Durchführung

   • Für jeden Eintrag entscheiden, ob eine Handlung nötig ist. Ohne Handlung: entfernen, als Referenz ablegen oder für später vormerken.
   • Bei Handlungsbedarf das gewünschte Ergebnis und die nächste sichtbare Aktion formulieren. Mehrschrittige Ergebnisse auf die Projektliste aufnehmen.
   • Sehr kurze Aktionen direkt erledigen, sonst delegieren oder zur eigenen Ausführung einordnen.

   Ergebnis

   Geklärte Ergebnisse und nächste Aktionen

   Ein Projekt ist ein Ergebnis mit mehreren nötigen Aktionen.

   Qualitätscheck

   Ist pro Eingang klar, ob und was als Nächstes zu tun ist?

   Stolperfalle

   Eine Projektüberschrift wie „Website“ wird als Aufgabe weitergeschoben, ohne ausführbaren Schritt. Ein sichtbares Verb und den Gegenstand der nächsten Handlung ergänzen.

   Zeitlicher Rahmen: Regelmäßig, nach Zahl der Eingänge

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   Organisieren

   Erinnerungen passend ablegen

   

   Ziel

   Aktionslisten, Projektliste und Kalender

   Voraussetzungen für diesen Schritt

   • Geklärte nächste Aktionen, Termine und delegierte Zusagen

   Durchführung

   • Eigene nächste Aktionen nach sinnvollem Kontext ordnen; delegierte Zusagen auf Warten auf mit Person und Datum setzen.
   • Nur datums- oder zeitgebundene Pflichten in den Kalender setzen. Referenzen und Später-vielleicht getrennt halten.

   Ergebnis

   Aktionslisten, Projektliste und Kalender

   Jede Erinnerung liegt dort, wo sie beim Handeln gebraucht wird.

   Qualitätscheck

   Sind Aktionen, Termine, Referenzen und Warten auf klar getrennt?

   Stolperfalle

   Ein voller Wunschkalender wird täglich verschoben und verliert seine Verlässlichkeit. Frei planbare Aktionen zurück auf die Aktionsliste nehmen; echte Termine erhalten.

   Zeitlicher Rahmen: Nach jedem Klärungsdurchlauf

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   Überprüfen

   Das System wieder verlässlich machen

   

   Ziel

   Aktueller, verlässlicher Systemstand

   Voraussetzungen für diesen Schritt

   • Projektliste, Aktionslisten, Kalender, Warten auf und Später-vielleicht

   Durchführung

   • Eingänge leeren, vergangene und kommende Kalenderwochen prüfen und neue Nacharbeit erfassen.
   • Jedes aktive Projekt auf mindestens eine nächste Aktion prüfen. Warten auf nachfassen und Später-vielleicht bewusst aktualisieren.

   Ergebnis

   Aktueller, verlässlicher Systemstand

   Offene Projekte dürfen nicht ohne nächsten Schritt bleiben.

   Qualitätscheck

   Hat jedes aktive Projekt eine aktuelle nächste Aktion?

   Stolperfalle

   Listen enthalten erledigte oder überholte Dinge; die Person vertraut wieder nur dem Gedächtnis. Review vereinfachen und einen festen Termin schützen. Veraltete Zusagen bewusst schließen.

   Zeitlicher Rahmen: Wöchentlich etwa 30–60 Minuten

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   Handeln

   Aus dem aktuellen Kontext auswählen

   

   Ziel

   Erledigte Aktion und aktualisierte Zusagen

   Voraussetzungen für diesen Schritt

   • Aktuelle Listen und verfügbare Zeit

   Durchführung

   • Kalenderbindungen zuerst berücksichtigen; anschließend mögliche Aktionen nach Kontext, verfügbarer Zeit, Energie und Bedeutung wählen.
   • An einer Aktion arbeiten, Ergebnis zurückmelden und neue offene Sachen wieder erfassen.

   Ergebnis

   Erledigte Aktion und aktualisierte Zusagen

   Nach Abschluss Status und Folgeschritt aktualisieren.

   Qualitätscheck

   Passt die gewählte Aktion zu Kontext, Zeit, Energie und Bedeutung?

   Stolperfalle

   Die Person sortiert Listen immer wieder, beginnt aber keine verfügbare Handlung. Eine ausführbare Aktion auswählen und einen konkreten Start setzen.

   Zeitlicher Rahmen: Im Arbeitsalltag