Was vor Start vorliegen muss
Aufgabenmanager (Things, Todoist, OmniFocus, Notion) oder Markdown-Setup; physische Inbox-Schale; digitale Inbox-Sammler (Mail-Foldern, Quick-Capture-App); Wochen-Termin-Slot von 60-90 min; Kalender für Engage-Phase.
Solo-Praxis, eine Person. Optional Coach oder Buddy für die ersten 4 Wochen, der wöchentlich Review-Disziplin spiegelt.
Aktuelle offene Schleifen, ungelesene Mails, Notizzettel, vergessene Versprechen; aktuelle Verantwortlichkeiten (Areas) und laufenden Projekte; bevorzugter Kontextbegriff (z. B. @home, @büro, @anruf).
1-2 h Setup, laufend
Listen anlegen: Inbox, Projects, Next Actions, Waiting For, Someday/Maybe, Reference, Tickler. Pro Liste die GTD-Definition als Header. Wochen-Review-Termin im Kalender als wiederkehrender Slot.
Die eine Frage, die diese Methode beantwortet
Welche nächste konkrete Aktion bringt die jeweils richtige offene Schleife im richtigen Kontext voran?
Marker: Sektion
| Schritt | Dauer | Aktion | Hinweis |
|---|---|---|---|
1Sektion 1: Capture | Initial 60-120 min, danach laufend | Alles, was Aufmerksamkeit beansprucht, in die Inbox: Mails, Notizzettel, Versprechen, mentale Schleifen. Initial einmal komplett, danach kontinuierlich. | „Alles“ heißt alles, auch unbequemes (z. B. Steuererklärung 2024 erledigen). Wer filtert, baut Schuldgefühle. Capture ohne Bewertung. |
2Sektion 2: Clarify | 10-20 min täglich | Pro Inbox-Item drei Fragen: ist es umsetzbar? Wenn nein: archive, Someday/Maybe oder Müll. Wenn ja: ist es ein Projekt (>1 Aktion)? Was ist die nächste konkrete Aktion? | Nächste Aktion ist eine konkrete physische oder digitale Tätigkeit, kein Thema. „Marketing-Strategie“ ist kein Next Action, „Termin mit @lisa fixieren“ schon. |
3Sektion 3: Organize | 10 min täglich | Next Actions in Kontextlisten (@anruf, @büro, @errands, @computer). Projekte mit definiertem Outcome in Projects-Liste. Wartende auf andere in Waiting For mit Datum. Termine in Kalender. | Kontextlisten sind Hebel: an der richtigen Liste wird produktiv. Wer alles in einer Liste hat, scrollt statt zu handeln. Kalender nur für Aktionen mit konkreter Zeit. |
4Sektion 4: Reflect (Wochen-Review) | 60-90 min wöchentlich | Inbox leeren, Projects-Liste prüfen (jedes Projekt hat eine Next Action?), Waiting For nachfassen, Kalender der nächsten 2 Wochen, Someday/Maybe scannen. Areas anschauen. | Wochen-Review ist der Kern. Ohne dieses Ritual verfällt das System binnen 3 Wochen. Termin als Verpflichtung, nicht „wenn Zeit ist“. |
5Sektion 5: Engage | Täglich | Aktion wählen nach Kontext (wo bin ich, was kann ich tun?), verfügbarer Zeit, Energie und Priorität. Aktion durchführen, abhaken oder neu definieren. | Engage ist nicht Priorisierung von außen, sondern situative Wahl. Wer hier wieder die ganze Liste sortiert, hat den Sinn verloren. |
Was am Ende rauskommt
Vollständig aufgesetztes GTD-System in einem Aufgabenmanager mit allen sieben Listen, befüllt aus initialem Capture, Wochen-Review als wiederkehrender Termin, geteilter Projekte-Liste mit Owner und Next Action pro Projekt sowie Areas-of-Responsibility-Liste.
Initiale Setup-Notiz mit Datum. Reviews protokollieren, vor allem strukturelle Anpassungen (neue Area, neuer Kontext). Bei System-Drift Wochen-Review nutzen, nicht stiller Rebuild.
Kompakte Arbeitsvorlage für Getting Things Done mit Kontext, Input, Ergebnisartefakten und nächstem Schritt.
Systematisiert Aufgaben, Verpflichtungen und nächste Schritte in einem vertrauenswürdigen Workflow.
Wann und wofür nutzen wir diese Methode?
Welche Daten, Beobachtungen, Entscheidungen oder Materialien liegen vor?
Kurze Notizen entlang des Runsheets.
Owner, Datum und Erfolgssignal.
Konkret gefülltes Szenario, fiktives Beispiel
Konkret gefülltes Szenario, fiktives Beispiel
Tool: Things 3. Wochen-Review jeden Sonntag 18:00, 75 min.
Listen
Beispiel-Wochen-Review-Eintrag (17.05.): Inbox geleert (32 -> 0). Drei Projekte ohne Next Action gefunden, ergänzt. Mandant-Meyer hat Termin verschoben, Kalender angepasst. Someday/Maybe-Eintrag „CRM evaluieren“ in Project promoviert.
Engage-Routine: 08:00 Tagesplanung 5 min, 1 wichtigste Aufgabe vor erstem Termin. Lange Slots für @datev-Liste, kurze @anruf-Slots in Wartezeiten.
Symptome erkennen, gegensteuern
Mentale Schleifen bleiben außerhalb des Systems, Vertrauen sinkt, System wird umgangen.
Quick-Capture-Tool immer verfügbar (App auf Phone, Index-Karten in Tasche). Wochen-Review prüft, ob Schleifen draußen geblieben sind.
Listen voller Themen („Marketing“) statt Aktionen („Mail an @lisa zur Webinar-Terminanfrage“).
Pro Item Verb + Objekt + Kontext. Wenn unklar, ist Item ein Projekt; Next Action getrennt formulieren.
Ein bis zwei Reviews verschoben, System driftet, Inbox füllt sich auf 200+ Items.
Review-Termin als Pflicht behandeln. Bei Ausfall am nächsten Tag nachholen, nicht aussetzen. Buddy-Disziplin in den ersten 4 Wochen.
Alle 6 Wochen Wechsel des Tools, System wird nie reif, Daten verloren oder dupliziert.
Mindestens 12 Wochen mit einem Tool, bevor Wechsel evaluiert wird. Tool-Wechsel als Projekt mit Folgeaktion behandeln.
Statt situativ zu wählen, wird täglich neu priorisiert, Engage-Phase wird Mini-Wochen-Review.
Engage nach Kontext, Zeit, Energie. Priorisierung gehört in Review, nicht Engage. Wer täglich priorisiert, hat das System nicht verinnerlicht.
Done-Signale, in unter einer Minute prüfbar
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