Run SheetFacilitationAgenda-less Meeting

Lean Coffee

KomplexitätLow

Zeit30-90 min

Teilnehmende3-20

FormatWorkshop

MaturityEstablished

Vorbereitung

Was vor Start vorliegen muss

Materialien

Whiteboard oder Miro-Board mit drei Spalten (To Discuss, Discussing, Discussed); Stickies; Timer (sichtbar für alle, z. B. cuckoo.team); Dot-Voting-Möglichkeit; geteilter Notiz-Bereich für Action Items.

Personen / Rollen

Ein Facilitator, der Timer und Voting steuert; drei bis zwanzig Teilnehmende mit gleichberechtigter Stimme; ein Scribe für Notizen und Action Items.

Vorabinfos

Übergeordnetes Thema oder Setting (z. B. „Engineering Guild“, „Sprint-Rückblick Team A“); Erwartungshaltung („keine vorgegebene Agenda“); Hinweis auf Format an alle Eingeladenen, damit niemand mit Präsentation kommt.

Zeitbedarf

30-90 min

Setup

Drei Spalten an die Wand. Voting-Regel ansagen (typisch 2 Dots pro Person). Timer-Slot pro Thema vorab festlegen (typisch 5 min, dann Roman Vote: weitermachen, anderes Thema, beenden). Notiz-Bereich öffnen.

Kernfrage

Die eine Frage, die diese Methode beantwortet

Welche Themen, die diese Gruppe heute mitbringt, verdienen Diskussionszeit, und welche Erkenntnisse oder Aktionen folgen daraus?

Ablauf

Marker: Minute

Schritt	Dauer	Aktion	Hinweis
10-10 min	10 min	Themen still sammeln: pro Person ein bis drei Stickies in To Discuss, kurze Titel. Anschließend in 30 s pro Sticky vom Autor erklären lassen.	Bei mehr als 15 Personen Themen zuerst in Kleingruppen filtern. Sonst kostet das Erklären mehr Zeit als die Diskussion.
210-15 min	5 min	Dot-Voting: jede Person setzt 2 Dots. Themen nach Stimmen sortieren. Top-Thema wandert in Discussing.	Voting still und gleichzeitig, nicht reihum. Sonst beeinflusst die erste Stimme die folgenden, Dynamik wird verzerrt.
315-75 min	5-60 min	Pro Thema 5 min Timer. Danach Roman Vote (Daumen hoch/runter/quer): mehr Zeit für dieses Thema (4 min Verlängerung), nächstes Thema, beenden. Nach Ende wandert Sticky in Discussed.	Roman Vote ist die Disziplin der Methode. Ohne strikte Anwendung verlängert sich jede Diskussion. Facilitator hält den Timer hart, auch wenn es interessant ist.
475-90 min	5-15 min	Aktionen sammeln: pro diskutiertem Thema mindestens ein Outcome (Erkenntnis, Folge-Termin, Owner für Aktion). Discussed-Spalte als Protokoll fotografieren.	Ohne Aktion oder festgehaltene Erkenntnis verpufft die Diskussion. Nicht jedes Thema braucht eine Aktion, aber jedes braucht einen Eintrag im Protokoll.

Artefakt

Was am Ende rauskommt

Form

Kurzes Markdown- oder Notion-Protokoll mit Datum, Teilnehmer-Liste, allen Themen (mit Stimmenzahl), Notizen pro diskutiertem Thema, Action Items mit Owner und Frist sowie Foto des Boards.

Tool-Alternativen

Miro oder FigJam mit Lean-Coffee-Template
Trello-Board mit drei Spalten
Notion-Page mit Live-Notes
Physisches Whiteboard mit Foto-Export

Versionierung / Ownership

Pro Session ein Eintrag in einer Serie (Wiki-Pfad oder Notion-Datenbank). Vorherige Sessions verlinken, wiederkehrende Themen sichtbar machen, damit Muster erkennbar werden.

agenda

Lean Coffee Arbeitsvorlage

Kompakte Arbeitsvorlage für Lean Coffee mit Kontext, Input, Ergebnisartefakten und nächstem Schritt.

# Lean Coffee Agenda

**Ziel:** ...
**Teilnehmende:** ...
**Zeitbox:** 30-90 min

| Zeit | Schritt | Zweck | Output |
|---|---|---|---|
| 00:00 | Kontext | Ziel und Scope klären | Gemeinsames Verständnis |
| 00:10 | Durchführung | Methode nach Run Sheet anwenden | Arbeitsstand |
| 00:50 | Synthese | Ergebnis verdichten | Entscheidung oder Artefakt |
| 01:10 | Abschluss | Owner und nächste Schritte setzen | Follow-up |

## Ergebnisartefakte
- Prioritized Topics:
- Discussion Notes:
- Action Items:

Beispielausgabe

Konkret gefülltes Szenario

lean-coffee-beispiel.md

markdown

## Lean Coffee — Engineering Guild Backend, 14.05.2026 (60 min, 11 Personen)

**Themen (mit Stimmen)**:
1. (7) Wie gehen wir mit Flaky Tests in CI um? — diskutiert.
2. (5) Postgres 16 Upgrade-Strategie — diskutiert.
3. (4) Sollten wir gRPC für interne Services nutzen? — diskutiert.
4. (3) On-Call-Rotation für neue Teams — geparkt.
5. (2) Tech-Talk-Format — nicht diskutiert.

**Diskussion 1 — Flaky Tests (5+4 min)**:
- Vorschlag @ben: Quarantäne-Tag für Flaky-Tests, automatisches Issue bei 2 Failures in 7 Tagen.
- @anna ergänzt: pytest-rerunfailures als Übergangslösung, max 2 Reruns.
- Action: Spike „Flaky-Quarantäne in CI“ — Owner @ben, Ergebnis bis 28.05.

**Diskussion 2 — Postgres 16 (5 min, beendet)**:
- Konsens: pgvector-Bedarf macht Upgrade attraktiv. Staging-Test in 4 Wochen.
- Action: Upgrade-Plan-Draft — Owner @lisa, bis 04.06.

**Diskussion 3 — gRPC (5+4 min)**:
- Uneinigkeit. @marcus sieht Mehrwert für 3 Services, @anna warnt vor Tooling-Overhead.
- Action: ADR-Draft mit Pro/Contra — Owner @marcus, Review im nächsten Lean Coffee 28.05.

Was tun

Bei mehr als 15 Personen Splittung in zwei Lean Coffees oder Themenvoting in Kleingruppen vor dem Plenum. Open Space Technology ist ab 25 Personen passender.

Abbruchkriterien

Done-Signale, in unter einer Minute prüfbar

Es liegt ein hartes Entscheidungsmandat vor, das in der Sitzung getroffen werden muss; dann ist ein moderiertes Decision Meeting mit Vorab-Doku passender.

Hierarchie ist im Raum dominant (Geschäftsführung anwesend bei sonst flacher Gruppe), gleichberechtigte Diskussion ist nicht herstellbar.

Themen sind alle dem Facilitator vorab bekannt und detailliert vorbereitet, kein Bedarf für Lean-Format.

Gruppe ist unter 3 Personen, Methode bringt keinen Mehrwert gegenüber freier Diskussion.

Sitzung ist als formales Reporting oder Status-Update gedacht, Lean Coffee passt nicht.

Diskussion verlangt tiefe Vorbereitung pro Thema (z. B. Architektur-Review), Lean-Slots reichen nicht.

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