Meine Session planen

# Session Brief: Kanban

## Ziel
Artefakt: Kanban Board

## Arbeitsfrage
Wie fliesst Arbeit durch die Stufen, wo staut es sich, und welche Policy haelt das WIP-Limit ein?

## Kontext
Backlog mit ausstehenden Items; Definition of Ready und Definition of Done pro Spalte; aktuelle Auslastung pro Person; bekannte externe Abhaengigkeiten; SLA- oder Lieferziele.

## Setup
- Format: Methoden-Session
- Dauer: Setup 2-4 h, danach kontinuierlich mit taeglichem Stand-up (15 min) und woechentlichem Replenishment (45 min)
- Modus: Workshop oder async
- Teilnehmende: Ein Service Delivery Manager oder Team Lead als Owner des Flows; alle Teammitglieder als Karten-Verschieber; optionaler Flow Manager fuer Multi-Team-Setups; Stakeholder mit Read-Zugriff.
- Owner: Ein Service Delivery Manager oder Team Lead als Owner des Flows
- Beteiligungsmodus: Teamrunde, gemeinsames Arbeiten und Alignment
- Ergebnislogik: Artefakt fertigstellen

## Beteiligungslogik
Nutze die Session für gemeinsames Verständnis. Beiträge werden sichtbar gesammelt, Annahmen werden abgeglichen und offene Unterschiede bleiben im Artefakt nachvollziehbar.

## Ergebnislogik
Die Session arbeitet direkt auf Kanban Board hin. Das Artefakt soll nach der Session teilbar, reviewbar oder weiterverwendbar sein.

## Input
Physisches Board oder digitales Tool (Jira, Linear, Trello, Azure Boards); Karten-Schema mit Titel, Owner, Class of Service, Faelligkeit; WIP-Limit-Beschilderung pro Spalte; Cumulative Flow Diagram (CFD) als Reporting.

## Vorbereitung
Spalten an realen Arbeitsschritten ausrichten (z. B. Backlog, Ready, In Progress, In Review, Done). WIP-Limits pro Spalte konservativ setzen (Personen pro Spalte minus 1). Definition of Done pro Spalte schriftlich. Class of Service definieren (Standard, Expedite, Fixed Date, Intangible).

## Agenda
1. Phase 1: Visualisieren (2-4 h Setup)
   Owner: Facilitator
   Aktion: Alle laufenden Items als Karten erfassen und in die passende Spalte einsortieren. Owner pro Karte. Class of Service kennzeichnen. Board fuer alle sichtbar machen. Hinweis: Wenn das Board nach dem Befuellen 30 In-Progress-Karten zeigt und das Team aus 5 Personen besteht, ist die Auslastung das primaere Problem, nicht der Prozess. Sammle Beiträge sichtbar, gleiche Annahmen im Team ab und halte Dissens nicht nur mündlich fest. Arbeite direkt im Zielartefakt, statt nur über das Artefakt zu sprechen.
   Output: Kanban Board

2. Phase 2: WIP-Limits setzen (1 h)
   Owner: Facilitator
   Aktion: Pro Spalte ein hartes Limit beschliessen. Faustregel: Personen in der Spalte minus 1, oder konservativ 1.5 pro Person bei Pair Work. Limit muss auf dem Board sichtbar sein. Hinweis: Wenn das Team das Limit als „Empfehlung“ verhandelt, gibt es kein Limit. Vor Einfuehrung explizit committen: bei Ueberschreitung Stop-the-Line. Sammle Beiträge sichtbar, gleiche Annahmen im Team ab und halte Dissens nicht nur mündlich fest. Arbeite direkt im Zielartefakt, statt nur über das Artefakt zu sprechen.
   Output: WIP Policies

3. Phase 3: Policies und Pull (30 min)
   Owner: Facilitator
   Aktion: Pull-Regel verankern: niemand schiebt Arbeit, jeder zieht. Daily Stand-up am Board, von rechts nach links lesen. Blocker als rote Karte markieren. Eskalation klar regeln. Hinweis: Wenn ein Manager Arbeit auf das Board pusht, ohne dass jemand Kapazitaet hat, sind WIP-Limits wirkungslos. Manager bringt Items in Replenishment, nicht direkt in Doing. Sammle Beiträge sichtbar, gleiche Annahmen im Team ab und halte Dissens nicht nur mündlich fest. Arbeite direkt im Zielartefakt, statt nur über das Artefakt zu sprechen.
   Output: Flow Metrics

4. Phase 4: Messen und visualisieren (fortlaufend)
   Owner: Facilitator
   Aktion: Cumulative Flow Diagram (CFD) und Lead Time pro Karte tracken. Lead Time Histogramm als Forecast-Basis. Monatlicher Flow Review mit Bottleneck-Analyse. Hinweis: Lead Time ohne Verteilung verschleiert. Median und 85.-Perzentil reporten. Wenn Lead Time stark streut, ist Class of Service unklar oder Items zu unterschiedlich gross. Sammle Beiträge sichtbar, gleiche Annahmen im Team ab und halte Dissens nicht nur mündlich fest. Arbeite direkt im Zielartefakt, statt nur über das Artefakt zu sprechen.
   Output: Kanban Board

5. Phase 5: Kontinuierliche Verbesserung (45 min pro Monat)
   Owner: Owner
   Aktion: Flow Review: wo entstehen Wartezeiten, wo brechen WIP-Limits, welche Class of Service ist ueberlastet. Ein bis zwei Verbesserungs-Massnahmen pro Review. Hinweis: Kanban ist kein Set-and-Forget. Ohne Review wird das Board ein Tracker, kein Steuerungsinstrument. Maximal zwei Aenderungen pro Review, sonst verliert man Wirkungskausalitaet. Sammle Beiträge sichtbar, gleiche Annahmen im Team ab und halte Dissens nicht nur mündlich fest. Arbeite direkt im Zielartefakt, statt nur über das Artefakt zu sprechen.
   Output: WIP Policies

6. Artefakt veröffentlichen (10 min)
   Owner: Owner
   Aktion: Artefakt auf Vollständigkeit prüfen, Ablageort festlegen, Version oder Status setzen und Review-Empfänger benennen.
   Output: Kanban Board

## Abschluss
- Ergebnisartefakt aktualisieren: Kanban Board
- Ablageort, Version und Review-Empfänger festlegen.
- Owner, nächster Schritt und Reviewtermin festlegen.

# Kanban Board: Kanban

## Arbeitsfrage
Wie fliesst Arbeit durch die Stufen, wo staut es sich, und welche Policy haelt das WIP-Limit ein?

## Kontext
Backlog mit ausstehenden Items; Definition of Ready und Definition of Done pro Spalte; aktuelle Auslastung pro Person; bekannte externe Abhaengigkeiten; SLA- oder Lieferziele.

## Beteiligte
- Owner: Ein Service Delivery Manager oder Team Lead als Owner des Flows
- Teilnehmende: Ein Service Delivery Manager oder Team Lead als Owner des Flows; alle Teammitglieder als Karten-Verschieber; optionaler Flow Manager fuer Multi-Team-Setups; Stakeholder mit Read-Zugriff.

## Input
Physisches Board oder digitales Tool (Jira, Linear, Trello, Azure Boards); Karten-Schema mit Titel, Owner, Class of Service, Faelligkeit; WIP-Limit-Beschilderung pro Spalte; Cumulative Flow Diagram (CFD) als Reporting.

## Vorlage
# Kanban Canvas

## Kontext

Wofür wird die Methode eingesetzt?

## Kernfrage

Welche Frage soll am Ende beantwortet sein?

## Input

Welche Daten, Beobachtungen oder Materialien liegen vor?

## Arbeitsfläche

- Bereich 1:
- Bereich 2:
- Bereich 3:
- Beziehungen / Muster:

## Ergebnisartefakte
- Kanban Board:
- WIP Policies:
- Flow Metrics:

## Offene Fragen

- ...

## Nächster Schritt

Owner, Datum, Erfolgssignal.

## Fertigstellungscheck
- Kanban Board ist vollständig genug für Review:
- Ablageort:
- Version / Status:
- Review durch:
- Nächster Schritt:

## Nächster Schritt
- Ergebnis prüfen
- offene Fragen markieren
- Review oder Entscheidung terminieren