Vorher abschließenZielbildnicht im Katalog
Ein beschriebener Zielzustand oder messbares Ergebnis liegt vor, gegen das der Ist-Zustand geprüft werden kann.
Ohne: Ohne Zielzustand wird jede Abweichung zur Meinung und die Maßnahmenliste beliebig.
Run SheetBusiness StrategyCurrent and Future State
GAP Analysis
KomplexitätMedium
Zeit1-3 h
Teilnehmende2-8
FormatBoth
MaturityCanonical
01
Vorbedingung
Was vorher fertig sein muss
02
Vorbereitung
Was vor Start vorliegen muss
Materialien
Workshop-Board oder Spreadsheet mit Spalten Current State, Desired State, Gap, Ursache, Impact, Maßnahme, Owner; vorhandene KPIs, Prozessdaten und Strategieziele.
Personen / Rollen
Facilitator; fachlicher Owner für Zielbild; 2-8 Personen mit Kenntnis des Ist-Zustands; Entscheider für Maßnahmenpriorität.
Vorabinfos
Scope, Zielzustand, aktuelle Daten, bekannte Initiativen, Constraints und Entscheidung, welche Lücken adressiert werden sollen.
Zeitbedarf
1-3 h
Setup
Scope sichtbar begrenzen. Zielzustand vor dem Sammeln von Lücken fixieren. Jede Lücke als beobachtbare Differenz formulieren.
03
Kernfrage
Die eine Frage, die diese Methode beantwortet
Welche Lücken zwischen Ist-Zustand und Zielzustand verhindern das Ergebnis, und welche Maßnahmen schließen sie wirksam?
04
Ablauf
Marker: Phase
| Schritt | Dauer | Aktion | Hinweis |
|---|---|---|---|
1Scope und Zielzustand | 20 min | Untersuchungsbereich und Desired State mit messbaren Kriterien festlegen. | Ein Ziel wie „besser werden“ reicht nicht. Zielwerte oder konkrete Fähigkeiten benennen. |
2Current State erfassen | 30-45 min | Aktuellen Zustand mit Daten, Beispielen und beobachtbaren Fakten beschreiben. | Nicht sofort Lösungen sammeln. Erst prüfen, ob alle denselben Ist-Zustand sehen. |
3Gaps formulieren | 30 min | Differenzen zwischen Current und Desired State als einzelne Gap-Einträge notieren. | Eine Gap ist keine Maßnahme. „CRM einführen“ ist Lösung, „keine zentrale Kundensicht“ ist Gap. |
4Ursachen und Impact bewerten | 30-45 min | Je Gap Ursache, Auswirkung, Dringlichkeit und Abhängigkeiten klären. | Hoher Schmerz ohne Ursache führt zu Symbolmaßnahmen. Ursache mindestens grob validieren. |
5Maßnahmen ableiten | 30 min | Für priorisierte Gaps Maßnahmen, Owner, Frist und Erfolgssignal festlegen. | Nicht alle Lücken gleichzeitig schließen. Kapazität explizit berücksichtigen. |
05
Artefakt
Was am Ende rauskommt
Form
Gap-Matrix mit Ist-Zustand, Zielzustand, Lücke, Ursache, Impact, Priorität, Maßnahme, Owner, Termin und Erfolgskriterium.
Tool-Alternativen
- Miro oder FigJam
- Google Sheets oder Excel
- Confluence-Tabelle
- Notion-Datenbank
Versionierung / Ownership
Matrix mit Datum und Scope speichern. Bei Zielbildänderung neue Version anlegen und alte Gaps als erledigt, verworfen oder überholt markieren.
spreadsheet
GAP Analysis Arbeitsvorlage
Kompakte Arbeitsvorlage für GAP Analysis mit Kontext, Input, Ergebnisartefakten und nächstem Schritt.
# GAP Analysis Arbeitsmatrix
| Element | Beschreibung | Bewertung | Evidenz | Owner | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | | | | | |
| 2 | | | | | |
| 3 | | | | | |
## Ergebnisartefakte
- Gap Matrix:
- Action Plan:
- Risk Notes:
## Entscheidung oder Empfehlung
Welche Konsequenz ergibt sich aus der Matrix?06
Beispielausgabe
Konkret gefülltes Szenario
gap-analysis-beispiel.md
markdown## GAP Analysis - Support Self-Service
**Zielzustand Q3/2026:** 35 % weniger Tickets zu Standardfragen.
**Current State:** 1.240 Tickets pro Monat, 42 % betreffen Rechnungen und Login. Help Center wird nur von 11 % der Nutzer besucht.
| Gap | Ursache | Impact | Maßnahme | Owner |
|---|---|---|---|---|
| Keine auffindbaren Rechnungsartikel | Artikel nicht mit Suchbegriffen verknüpft | 310 Tickets/Monat | Top-20 Suchbegriffe einbauen | Jana |
| Login-Fehler ohne Self-Service-Pfad | Fehlermeldung ohne Link | 210 Tickets/Monat | Fehlerseite mit Reset-Flow | Amir |
**Priorität:** Rechnungsartikel zuerst, weil Umsetzung in 5 Tagen möglich und Wirkung direkt messbar ist.07
Stolperfallen
Symptome erkennen, gegensteuern
Falle
Zielbild unscharf
Symptom
Diskussion dreht sich um persönliche Erwartungen.
Was tun
Desired State mit messbaren Kriterien oder beobachtbaren Fähigkeiten formulieren.
Falle
Lösung als Gap
Symptom
Einträge heißen „Tool kaufen“ oder „Team aufstocken“.
Was tun
Zurückfragen: Welche Lücke im Ist-Zustand soll diese Lösung schließen?
Falle
Zu großer Scope
Symptom
Matrix umfasst Strategie, Prozesse, Menschen und Technik gleichzeitig.
Was tun
Scope auf einen Prozess, Capability-Bereich oder Outcome begrenzen.
Falle
Keine Ursachenarbeit
Symptom
Maßnahmen behandeln Symptome und Gaps tauchen später wieder auf.
Was tun
Für Top-Gaps mindestens eine Ursachenhypothese und Evidenz notieren.
Falle
Maßnahmen ohne Owner
Symptom
Gap-Liste wird als Report abgelegt und nichts passiert.
Was tun
Keine Maßnahme ohne Owner, Termin und Erfolgssignal akzeptieren.
08
Abbruchkriterien
Done-Signale, in unter einer Minute prüfbar
Kein Zielzustand vorhanden.
Ist-Zustand kann nicht mit Fakten oder Beispielen beschrieben werden.
Scope ist so breit, dass keine Maßnahmen ableitbar sind.
Entscheider für Priorisierung fehlt.
Das Team sucht neue Ideen, nicht Lücken zu einem Zielbild.
Run Sheet durchgearbeitet?
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