Run SheetFacilitationStakeholder Alignment

Expectation Mapping

KomplexitätLow

Zeit45-90 min

Teilnehmende3-12

FormatWorkshop

MaturityEstablished

Vorbereitung

Was vor Start vorliegen muss

Materialien

Whiteboard oder Miro-Board mit drei Spalten (Erwartung an Ergebnis, Erwartung an Zusammenarbeit, Erwartung an Verhalten); Haftnotizen pro Person in eigener Farbe; Timer; Template für finale Vereinbarungsliste.

Personen / Rollen

Ein Facilitator, der psychologische Sicherheit hält; drei bis zwölf Teilnehmer aus den beteiligten Funktionen; ein Scribe für Konflikte und Vereinbarungen.

Vorabinfos

Scope und Anlass (Projekt-Kickoff, Teamformation, Stakeholder-Workshop); Liste der Beteiligten und ihrer Rollen; bekannte Reibungspunkte aus früheren Phasen.

Zeitbedarf

45-90 min

Setup

Drei Spalten am Board. Pro Person eine Haftnotiz-Farbe, damit Erwartungen rückverfolgbar bleiben. Regel: still sammeln, dann teilen, dann clustern. Keine Bewertung in Phasen 1-2.

Kernfrage

Die eine Frage, die diese Methode beantwortet

Welche Erwartungen tragen die Beteiligten zu Ergebnis, Zusammenarbeit und Verhalten, wo gehen sie auseinander, und welche Vereinbarungen lösen die Differenzen?

Ablauf

Marker: Phase

Schritt	Dauer	Aktion	Hinweis
1Phase 1: Scope klären	5-10 min	Anlass und Scope in 5 min vorstellen. Beteiligte und ihre Rollen sichtbar. Regel: Erwartungen beziehen sich auf die Zusammenarbeit dieser Gruppe, nicht auf die Welt.	Wenn Scope unklar, werden Erwartungen unterschiedlicher Themen gemischt. Schnelle Eingrenzung lohnt sich.
2Phase 2: Erwartungen still sammeln	15-20 min	Pro Person Solo-Schreibphase 10 min: mindestens drei Erwartungen pro Spalte. Konkret formuliert mit Verhalten oder Outcome. Kleben in eigene Farbe.	Solo-Phase ohne Gespräch. Wer dominiert, sollte schreiben statt reden. Stille schützt leise Stimmen.
3Phase 3: Teilen und clustern	15-20 min	Reihum stellt jede Person ihre Erwartungen vor (max 2 min). Andere fragen nur zum Verstehen, nicht zum Bewerten. Anschließend gemeinsam clustern.	Verständnisfragen ja, Bewertung nein. „Was meinst du genau mit X?“ klärt, „Das ist unrealistisch“ verschließt.
4Phase 4: Konflikte markieren	10-15 min	Cluster prüfen: wo widersprechen sich Erwartungen, wo fehlen Erwartungen, wo sind Erwartungen einseitig (eine Person erwartet, andere wissen nichts davon)? Mit rotem Punkt markieren.	Einseitige Erwartungen sind häufigster Konfliktherd. „Ich hatte angenommen, dass X“ ist klassisch.
5Phase 5: Vereinbarungen ableiten	10-20 min	Pro Konflikt oder Lücke eine Vereinbarung formulieren: was tun wir, was nicht, wann sprechen wir es erneut an. Owner und Review-Termin pro Vereinbarung.	Vereinbarungen sind explizit oder nicht vorhanden. „Wir bemühen uns“ ist nicht ausreichend, „Wir machen wöchentlichen 30-min-Sync zur Klärung offener Punkte“ schon.

Artefakt

Was am Ende rauskommt

Form

Expectation Map als strukturiertes Dokument mit drei Spalten, einer Liste markierter Konflikte und Lücken sowie expliziten Vereinbarungen mit Owner und Review-Termin.

Tool-Alternativen

Miro mit Drei-Spalten-Frame
Notion-Tabelle pro Erwartungstyp
Confluence-Seite mit Tabelle
Google Doc mit drei Sektionen

Versionierung / Ownership

Pro Workshop eigener Eintrag mit Datum und Teilnehmern. Bei Konflikt-Wiederkehr Verweis auf Map und Reaktivierung der Vereinbarungen. Quartalsweise Refresh empfohlen.

canvas

Expectation Mapping Arbeitsvorlage

Kompakte Arbeitsvorlage für Expectation Mapping mit Kontext, Input, Ergebnisartefakten und nächstem Schritt.

# Expectation Mapping Canvas

## Kontext

Wofür wird die Methode eingesetzt?

## Kernfrage

Welche Frage soll am Ende beantwortet sein?

## Input

Welche Daten, Beobachtungen oder Materialien liegen vor?

## Arbeitsfläche

- Bereich 1:
- Bereich 2:
- Bereich 3:
- Beziehungen / Muster:

## Ergebnisartefakte
- Expectation Map:
- Alignment Notes:
- Agreements:

## Offene Fragen

- ...

## Nächster Schritt

Owner, Datum, Erfolgssignal.

Beispielausgabe

Konkret gefülltes Szenario

expectation-mapping-beispiel.md

markdown

## Expectation Mapping — Activate-Team und Customer Success Kickoff (22.05.2026)

**Scope**: Übergabe von Activate-Team-Insights und Sabine-Persona-Erkenntnissen an Customer Success.

**Auszug Erwartungen**:
- Anna (PM, Activate): Erwartet, dass CS monatlich strukturierte Onboarding-Feedbacks zurückspielt.
- Marcus (CS-Lead): Erwartet, dass Activate-Team CS frühzeitig in Roadmap einbindet.
- Lisa (UX, Activate): Erwartet, dass CS Calls aufzeichnet, sodass Insights nutzbar sind.
- Tobias (CS-Member): Erwartet keine zusätzliche Reporting-Pflicht.

**Konflikte (rot markiert)**:
- Lisa erwartet Call-Aufzeichnungen, Tobias hat Sorge vor Mehrbelastung.
- Anna erwartet monatliches Feedback, Marcus rechnet mit quartalsweise.

**Vereinbarungen**:
- CS-Calls werden ab 01.06. aufgezeichnet mit Kunden-Einwilligung, Lisa erstellt Auswertung. Owner: @marcus (Aufzeichnung), @lisa (Auswertung). Review nach 6 Wochen.
- Feedback-Cadence: alle 6 Wochen, strukturiertes Template mit 5 Fragen. Owner: @anna für Template bis 30.05.
- Roadmap-Sync alle 4 Wochen 30 min. Owner: @anna für Termin.

Was tun

Review-Termin in 6-8 Wochen. Bei Konflikten Verweis auf Map. Map ist Living Document.

Abbruchkriterien

Done-Signale, in unter einer Minute prüfbar

Beteiligte nicht im Raum, Erwartungen bleiben spekulativ.

Akuter Konflikt überlagert Methode, Mediation nötig zuerst.

Mehr als 12 Personen, Diskussion wird zu groß.

Workshop unter 30 min, fünf Phasen nicht durchführbar.

Scope nicht abgegrenzt, Erwartungen verschiedener Themen mischen sich.

Keine Bereitschaft, Vereinbarungen festzuhalten, Workshop bleibt Gespräch.

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