Was vor Start vorliegen muss
2x2-Matrix auf Whiteboard, Notion-Page oder Miro mit beschrifteten Quadranten (Do, Schedule, Delegate, Delete); Stickies oder Tabellenzeilen pro Aufgabe; Stifte; Timer.
Eine Person (Solo-Triage) oder ein Team Lead plus 1-5 Teilnehmende für Team-Triage; ein optionaler Sparringspartner für Delegate-Entscheidungen.
Vollständige Aufgabenliste aus Inbox, Backlog, Tickets, Slack-DMs der letzten 1-2 Wochen; Liste der Personen, an die delegiert werden kann, mit deren Kapazitätsstatus; Tageskalender mit verfügbaren Slots.
15-30 min
Aufgaben gesammelt als Liste. Matrix mit zwei Achsen: vertikal Wichtigkeit (zahlt auf Ziel/Verantwortung ein?), horizontal Dringlichkeit (Frist <72 h?). Quadranten beschriftet. Timer auf erste Phase.
Die eine Frage, die diese Methode beantwortet
Welche Aufgaben verdienen heute Fokuszeit, welche werden geplant, welche delegiert und welche fallen weg?
Marker: Minute
| Schritt | Dauer | Aktion | Hinweis |
|---|---|---|---|
10-5 min | 5 min | Alle Aufgaben in eine vertikale Liste sammeln. Pro Aufgabe ein Sticky oder eine Zeile. Granularität: maximal 2 h Arbeit pro Aufgabe. | Aufgaben wie „Projekt X“ sind zu groß, werden in 2-3 nächste Aktionen zerlegt. Sonst landet alles in „Wichtig und Dringend“ und nichts wird besser. |
25-15 min | 10 min | Pro Aufgabe zwei Fragen still beantworten: zahlt sie messbar auf ein Ziel oder eine Verantwortung ein (Wichtigkeit Ja/Nein), und hat sie eine Frist in den nächsten 72 h (Dringlichkeit Ja/Nein). Sticky in den passenden Quadranten. | Bei Zweifel zwischen wichtig/nicht wichtig: würde ein Coach dieses zum Ziel passend nennen? Bei Zweifel dringend/nicht dringend: würde Verschieben um 72 h echten Schaden anrichten? |
315-22 min | 7 min | Q2 (Wichtig + Nicht dringend): in Kalender blocken, mindestens 2 Slots in den nächsten 5 Tagen. Q3 (Nicht wichtig + Dringend): Empfänger zum Delegieren benennen, Nachricht heute senden. | Q2 ist der eigentliche Hebel. Wer Q2 nur „auf später“ schiebt, bleibt in Q1 und Q3 stecken. Slot-Buchung sofort, nicht „demnächst“. |
422-30 min | 8 min | Q4 (Nicht wichtig + Nicht dringend): durchstreichen, archivieren oder klar absagen. Q1 (Wichtig + Dringend): heute angehen, in Reihenfolge nach Risiko oder Aufwand. | Q4 ist nicht „später“, Q4 ist „nein“. Wer Q4 in einer Parkliste hält, baut nur Schuldgefühle auf. Echte Absage statt stilles Verschieben. |
Was am Ende rauskommt
Strukturierter Eintrag in Notion, Markdown oder Aufgabenmanager mit allen vier Quadranten, je Quadrant die zugeordneten Aufgaben, geplante Kalender-Slots für Q2, Delegate-Empfänger und Nachrichtentext für Q3 sowie eine Absage-/Archive-Liste für Q4.
Pro Triage-Session ein Eintrag mit Datum. Nicht überschreiben, sondern als wöchentliche Serie führen, um Muster (wiederkehrendes Q3, schleichendes Q1) sichtbar zu machen.
Kompakte Arbeitsvorlage für Eisenhower Matrix mit Kontext, Input, Ergebnisartefakten und nächstem Schritt.
# Eisenhower Matrix Arbeitsmatrix
| Element | Beschreibung | Bewertung | Evidenz | Owner | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | | | | | |
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## Ergebnisartefakte
- Eisenhower Matrix:
- Action List:
- Delegation Notes:
## Entscheidung oder Empfehlung
Welche Konsequenz ergibt sich aus der Matrix?Konkret gefülltes Szenario
## Eisenhower-Triage — Sabine (Solo-Steuerberaterin), 19.05.2026 Montag
**Q1 (Wichtig + Dringend) — heute machen**:
- USt-Voranmeldung Mandant Schmidt (Frist 22.05.).
- Rückruf Steuerprüferin wegen Termin Mandant Meyer.
- Lohnabrechnungen Mai für 3 Mandanten finalisieren.
**Q2 (Wichtig + Nicht dringend) — Slot buchen**:
- DATEV-Schulung „Neue Schnittstellen“ (Slot: Mi 14-16 Uhr).
- Mandanten-Onboarding-Prozess dokumentieren (Slot: Fr 9-11 Uhr).
- Honorarvereinbarung 2027 ausarbeiten (Slot: nächste Woche Di 10-12).
**Q3 (Nicht wichtig + Dringend) — delegieren**:
- Büromaterial nachbestellen -> Sekretariat (Nachricht heute 11:00).
- Steuerberaterkammer-Umfrage ausfüllen -> Praktikantin Anna.
- Travel-Belege sortieren -> Sekretariat.
**Q4 (Weglassen) — absagen oder archivieren**:
- LinkedIn-Vernetzung mit Vertriebspersonen (Archiv).
- Webinar „Trends in der Steuerberatung“ (Absage gesendet).
- Neues CRM evaluieren (Q3 nach Onboarding-Doku neu prüfen).Symptome erkennen, gegensteuern
70-90% der Aufgaben landen in „Wichtig und Dringend“, weil sich alles wichtig anfühlt.
Wichtigkeit härter prüfen: Bezug zu konkretem Ziel oder Verantwortung. Wenn alles wichtig ist, sind die Ziele unklar oder die Aufgabenliste enthält fremde Verpflichtungen.
Q2-Aufgaben sind dokumentiert, aber kein Termin gebucht, Aufgaben wandern Woche für Woche weiter.
Slot-Buchung in der Triage-Session, nicht danach. Wer keinen Slot in den nächsten 5 Tagen vergibt, akzeptiert, dass die Aufgabe in Q4 gehört.
Q3-Aufgaben sind als „delegieren“ markiert, aber niemand wurde benannt oder angeschrieben.
Pro Q3-Aufgabe konkreter Empfänger plus Nachricht in der Session schreiben und senden. Wer nicht senden will, lässt die Aufgabe in der eigenen Liste.
Q4 wächst zur „eines Tages“-Liste, jede Triage findet alte Q4-Einträge wieder, Schuldgefühle steigen.
Q4 ist Archiv oder Absage, nicht Backlog. Einträge tatsächlich löschen oder absagen. Wer eine Q4-Aufgabe doch später machen will, kommt sie automatisch wieder rein.
Aufgaben wie „Projekt Y“ landen in Q1, blockieren den ganzen Quadranten und produzieren Lähmung.
Vor der Triage zerlegen: nächste konkrete Aktion in maximal 2 h Arbeit. Triage funktioniert nur mit handhabbaren Items.
Done-Signale, in unter einer Minute prüfbar
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