Run SheetDeliveryStakeholder Communication

Communication Plan

KomplexitätLow

Zeit45-90 min

Teilnehmende2-6

FormatBoth

MaturityCanonical

Vorbedingung

Was vorher fertig sein muss

Vorher abschließenStakeholder Mapping

Eine Übersicht der relevanten Stakeholdergruppen mit Einfluss, Interesse und Informationsbedarf liegt vor.

Ohne: Ohne Stakeholderkarte gehen Botschaften an die Falschen oder Schlüsselgruppen werden vergessen.

Vorher abschließenInitiative Briefnicht im Katalog

Ein einseitiger Initiative Brief mit Ziel, Scope, Zeitraum und Sponsor liegt schriftlich vor.

Ohne: Ohne Brief sind Botschaften inkonsistent und Stakeholder erhalten widersprüchliche Versionen der Story.

Vorbereitung

Was vor Start vorliegen muss

Materialien

Tabelle mit Spalten Audience, Kernbotschaft, Kanal, Format, Cadence, Owner, Feedback-Schleife; Vorlage je Botschaft (Subject, Body, Call to Action); Kalender der Initiative mit Meilensteinen.

Personen / Rollen

Ein Communication Lead (Owner des Plans); Sponsor oder Initiative Lead als Botschafter; Vertretung aus den betroffenen Teams; optional Internal Comms oder PR für Tonalität.

Vorabinfos

Initiative-Ziel und gewünschter Outcome je Audience; bekannte Bedenken pro Gruppe; Historie früherer Kommunikation zum Thema; Sperrfristen oder rechtliche Constraints.

Zeitbedarf

90 min Setup, danach laufende Pflege

Setup

Tabelle als geteiltes Dokument anlegen. Audiences aus dem Stakeholder Mapping übernehmen. Pro Audience eine Zeile, in der Cadence und Kanal noch leer bleiben. Meilensteine der Initiative als Zeitachse oben anlegen.

Kernfrage

Die eine Frage, die diese Methode beantwortet

Welche Botschaft erreicht welche Audience über welchen Kanal in welcher Cadence, damit die Initiative wie geplant verstanden, akzeptiert und unterstützt wird?

Ablauf

Marker: Sektion

Schritt	Dauer	Aktion	Hinweis
1Sektion 1: Audiences und Outcomes	20 min	Pro Audience den gewünschten Outcome formulieren (verstehen, zustimmen, handeln). Outcome ist nicht Botschaft, sondern Wirkungsziel.	Wenn der Outcome für mehrere Audiences identisch ist, sind sie wahrscheinlich nicht differenziert genug. Lieber sauber teilen als später Kanal-Soup.
2Sektion 2: Kernbotschaften	25 min	Pro Audience eine Kernbotschaft in maximal zwei Sätzen schreiben. Was, warum jetzt, was bedeutet das konkret für diese Gruppe.	Eine Botschaft, die für alle gilt, ist meist generisch und für niemanden relevant. Konkrete Beispiele pro Audience einbauen.
3Sektion 3: Kanäle und Format	20 min	Kanal je Botschaft festlegen (E-Mail, Townhall, Slack, 1:1, Intranet). Format pro Kanal entscheiden (Push, Pull, Dialog). Owner namentlich pro Zeile.	Kritische Botschaften brauchen mindestens einen synchronen Kanal mit Rückfragemöglichkeit. Nur Mail oder Slack führt zu Auslegungslücken.
4Sektion 4: Cadence und Sequenz	15 min	Termine an die Meilensteine binden (T-14, T-7, T+1, T+30). Reihenfolge sichern: Sponsor zuerst, dann Manager, dann Team.	Wenn Mitarbeitende aus Slack erfahren, was ihre Manager noch nicht wissen, kippt das Vertrauen. Cascade-Reihenfolge schriftlich fixieren.
5Sektion 5: Feedback und Review	10 min	Pro Audience Feedback-Mechanismus festlegen (Sprechstunde, Slack-Channel, Survey). Review-Termin in zwei und vier Wochen einplanen.	Ein Plan ohne Feedback-Schleife wird zur Einbahnstraße. Mindestens ein Kanal muss zwei-Wege-fähig sein.

Artefakt

Was am Ende rauskommt

Form

Tabelle plus Sequenzliste: Audience, Outcome, Kernbotschaft, Kanal, Format, Cadence, Owner, Feedback-Mechanismus, Status. Ergänzt um eine Zeitachse mit Sende-Slots und einen Anhang mit Vorlagen pro Botschaft.

Tool-Alternativen

Notion-Datenbank mit Filter pro Phase
Confluence-Seite mit Tabelle und Vorlagen-Anhang
Google Sheet mit Spalten und Owner-Spalte
Airtable-Base mit Kalenderansicht der Sende-Slots

Versionierung / Ownership

Plan wird pro Initiative neu angelegt. Änderungen mit Datum und Initialen am Ende dokumentieren. Nach jedem Meilenstein Status pro Zeile aktualisieren, nicht überschreiben.

spreadsheet

Communication Plan Arbeitsvorlage

Kompakte Arbeitsvorlage für Communication Plan mit Kontext, Input, Ergebnisartefakten und nächstem Schritt.

# Communication Plan Arbeitsmatrix

| Element | Beschreibung | Bewertung | Evidenz | Owner | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | | | | | |
| 2 | | | | | |
| 3 | | | | | |

## Ergebnisartefakte
- Communication Plan:
- Channel Matrix:
- Message Cadence:

## Entscheidung oder Empfehlung

Welche Konsequenz ergibt sich aus der Matrix?

Beispielausgabe

Konkret gefülltes Szenario

communication-plan-beispiel.md

markdown

## Communication Plan: Rollout Self-Service-Onboarding (Q3 2026)

| Audience | Outcome | Botschaft | Kanal | Cadence | Owner |
|---|---|---|---|---|---|
| Sales DACH (24 Personen) | zustimmen | Onboarding-Setup geht ab 15.07. an Kund:innen; keine Sales-Touch mehr nötig bei Plan S. | Townhall + FAQ | T-14, T-1 | @lisa |
| CS Lead Team (5) | handeln | Eskalationspfad ändert sich; neuer Playbook-Link, Bereitschaft Woche 1 mit zwei Personen. | 1:1 + Slack-Channel | T-21 dann wöchentlich | @ben |
| C-Level (3) | informieren | Aktivierung steigt erwartet von 22% auf 35%, Risiko bei Plan L bleibt offen. | E-Mail | T-7, T+30 | @anna |

**Sequenz**: 28.06. Sponsor-Mail an C-Level, 30.06. Sales-Townhall, 01.07. CS-Briefing, 03.07. Org-weiter Slack-Post.

Was tun

Mindestens zwei Post-Launch-Slots im Plan (T+7, T+30) mit Status, Learnings und nächsten Schritten verankern.

Abbruchkriterien

Done-Signale, in unter einer Minute prüfbar

Kein abgestimmter Initiative-Scope vorhanden, Botschaften wären spekulativ.

Sponsor lehnt aktive Botschafter-Rolle ab, Cascade kann nicht starten.

Rechtliche Sperrfrist über das Kommunikationsfenster hinaus, alle Slots würden Embargo brechen.

Stakeholder Mapping fehlt oder ist älter als sechs Monate ohne Update.

Initiative wechselt während der Planung dreimal das Ziel, Botschaft ist nicht stabilisierbar.

Kein Owner für mindestens 70% der Slots benennbar, Plan wird nicht umgesetzt.

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