Run SheetOperationsPersonal Productivity

Time Blocking

KomplexitätLow

Zeit15-30 min Planung, laufend

Teilnehmende1

FormatAsync

MaturityEstablished

Vorbereitung

Was vor Start vorliegen muss

Materialien

Kalender (Google, Outlook, iCal); Aufgaben-Quelle (Backlog, GTD-Liste); Themen-Farben (z. B. Deep Work, Meetings, Admin, Personal); Wochen-Vorlage; Statistik-Tool für Plan-Realität-Vergleich (optional).

Personen / Rollen

Solo-Praxis. Bei Lead-Rollen Sync mit EA oder Stellvertreter, der Kalender liest.

Vorabinfos

Aktuelle Verantwortungsbereiche; wiederkehrende Verpflichtungen; bekannte Energiekurve (wann Deep Work, wann Admin); typische Unterbrechungs-Quellen.

Zeitbedarf

15-30 min Planung, laufend

Setup

Themen-Kategorien definieren (4-6 Cluster). Pro Kategorie Farbe oder Kalender. Wochen-Planungs-Slot fest (z. B. Sonntag 18:00, 30 min). Puffer-Regel: 20% nicht verplant.

Kernfrage

Die eine Frage, die diese Methode beantwortet

Welche Themen bekommen diese Woche welche Slots im Kalender, damit Absichten tatsächlich Zeit bekommen?

Ablauf

Marker: Minute

Schritt	Dauer	Aktion	Hinweis
10-5 min	5 min	Themen-Liste durchgehen: welche Projekte und Routinen verlangen diese Woche Zeit. Pro Thema grobe Stundenschätzung.	Wenn Schätzung mehr als verfügbare Kapazität ergibt, ist Überlast erkennbar. Lieber jetzt sehen als am Mittwoch.
25-15 min	10 min	Fixblöcke einsetzen: Meetings, wiederkehrende Termine, Pausen, Pendelzeit. Energiephasen markieren (z. B. Vormittag = Deep Work, Nachmittag = Admin).	Fixblöcke kommen zuerst. Wer Themenblöcke einplant, ohne Termine zu sehen, baut Konflikt-Kalender.
315-25 min	10 min	Themenblöcke einsetzen: Deep Work 90-120 min, Meetings-Cluster 1-2 h, Admin-Slots 30-60 min. Pro Block Thema benennen, nicht nur Farbe.	Themenblöcke mit konkretem Inhalt („Strategy Doc Kapitel 2 schreiben“) sind effektiver als „Deep Work“. Sichtbarkeit hilft Engage.
425-30 min	5 min	Puffer reservieren: mindestens 20% des Tages frei. Reservierungs-Logik: Notfall, Übergänge, Energieerholung. Wochenplan zur Übersicht ansehen.	Voll verplanter Kalender bricht beim ersten ungeplanten Ereignis. Puffer ist Kapazität, nicht Verschwendung.
5Täglich, 5 min	5 min	Morgens Tagesplan reviewen, Anpassungen vornehmen. Abends Plan-Realität-Vergleich (was ist passiert vs. geplant). Lehren für Folgewoche notieren.	Ohne Plan-Realität-Vergleich bleibt Schätzung statisch. Wer wöchentlich abweicht, lernt nicht; Anpassung der Schätzung pro Woche.

Artefakt

Was am Ende rauskommt

Form

Kalender mit themenbasierten Blöcken pro Woche, Themen-Legende, Wochen-Reviews mit Plan-Realität-Vergleich pro Kategorie sowie Notizen zu Anpassungen und Mustern (z. B. Donnerstag immer überlastet, Vormittag-Slots stabil).

Tool-Alternativen

Google Calendar mit mehreren Kalendern pro Kategorie
Outlook mit Kategorien-Farben
Notion-Calendar oder Sunsama für integrierte Planung
Bullet Journal mit zeitlich kodierten Spalten

Versionierung / Ownership

Wochen als wiederkehrende Vorlage anlegen, anpassen statt neu bauen. Wochen-Reviews speichern, Muster über 4-8 Wochen analysieren.

markdown

Time Blocking Arbeitsvorlage

Kompakte Arbeitsvorlage für Time Blocking mit Kontext, Input, Ergebnisartefakten und nächstem Schritt.

# Time Blocking Arbeitsvorlage

## Ziel

Reserviert Kalenderblöcke für konkrete Aufgaben, Themen oder Energiephasen.

## Kontext

Wann und wofür nutzen wir diese Methode?

## Input

Welche Daten, Beobachtungen, Entscheidungen oder Materialien liegen vor?

## Durchführung

Kurze Notizen entlang des Run Sheets.

## Ergebnisartefakte
- Blocked Calendar:
- Capacity View:
- Focus Plan:

## Annahmen und offene Fragen

- ...

## Entscheidung / Nächster Schritt

Owner, Datum und Erfolgssignal.

Beispielausgabe

Konkret gefülltes Szenario

time-blocking-beispiel.md

markdown

## Time Blocking — Sabine, KW 20 (11.-15.05.2026)

**Themen**: Mandanten-Arbeit (orange), Marketing/Akquise (blau), Eigene Buchhaltung (grau), Schulung (grün), Personal (violett).

**Mo 11.05.**
- 08:00-10:00 Mandanten-Arbeit (USt Schmidt + Müller) **orange**
- 10:00-10:15 Pause
- 10:15-11:00 Mandanten-Anrufe **orange**
- 11:00-12:00 Eigene Buchhaltung Mai **grau**
- 13:00-14:30 Lohnabrechnungen **orange**
- 14:30-15:00 Puffer
- 15:00-17:00 Marketing: LinkedIn-Post-Serie **blau**

**Di 11.05.**
- 08:00-09:30 Honorarvereinbarung 2027 **orange** (Deep Work)
- 09:45-11:00 Mandanten-Termin Meyer **orange**
- 11:00-12:00 Mandanten-Termin Klein **orange**
- 13:00-15:00 DATEV-Schulung **grün**
- 15:00-16:30 Puffer/Admin
- 16:30-17:00 Tagesreflektion **grau**

**Wochen-Auswertung (15.05.)**: Marketing 3 h geplant, 0 h gemacht (verschoben durch Mandanten-Notfall Mi). Lehre: Marketing-Block in Vormittagsslot, nicht Nachmittag, sonst weiter verschoben. Deep-Work-Blöcke Mo+Di vor 10:00 stabil.

**Anpassung KW 21**: Marketing-Block Do 09:00-11:00 fix, kein Mandanten-Termin in diesem Slot.

Was tun

Status auf Focus, Benachrichtigungen aus, Notfall-Kanal definieren. Wer Unterbrechungen erlaubt, hat keine Blöcke.

Abbruchkriterien

Done-Signale, in unter einer Minute prüfbar

Arbeit ist reaktiv getrieben (Support, On-Call), Blöcke werden permanent zerschossen.

Person hat keine Autonomie über den Kalender (Praktikum, dichte externe Steuerung).

Wochen-Review-Disziplin nicht haltbar, ohne Review keine Lerneffekt.

Aufgabenmenge ist täglich unbekannt (z. B. Krisenstab), Planung wird hinfällig.

Methode wird übermäßig detailliert (5-Minuten-Slots), Rigidität demotiviert.

Energiephasen sind nicht stabil (Schichtarbeit, gesundheitliche Schwankungen), Plan veraltet vor Ausführung.

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