Was vorher fertig sein muss
Eine zählbare Liste von Ereignissen, Ursachen oder Items mit numerischer Kennzahl pro Eintrag liegt für einen klar abgegrenzten Zeitraum vor.
Eine Kategorisierung der Ursachen oder Fehlerklassen existiert, damit Items nicht doppelt gezählt werden.
Was vor Start vorliegen muss
Spreadsheet mit Spalten Item, Häufigkeit oder Kosten, kumulative Summe, kumulativer Prozentsatz; Balken-Linien-Diagramm-Vorlage; geteiltes Dokument für Schlussfolgerungen.
Ein Analyst, der die Daten aufbereitet; zwei bis drei Domain-Experten, die die Kategorien verifizieren; ein Entscheider, der die Konsequenz aus der Verteilung freigibt.
Zeitraum der Daten (mindestens 60 Tage oder 100 Vorfälle); Mess-Quelle und Erhebungsmethode; bekannte Ausreißer oder Sonderfälle; Definition der zu zählenden Einheit.
60-90 min
Datenextrakt in das Spreadsheet laden. Items absteigend sortieren. Kumulative Summe und Prozentsatz berechnen. Diagramm vorbereiten, aber noch nicht teilen, damit keine Voreingenommenheit entsteht.
Die eine Frage, die diese Methode beantwortet
Welche 20% der Items verursachen 80% der Wirkung, und welche Hebel sind in der Top-Gruppe wirklich beeinflussbar?
Marker: Sektion
| Schritt | Dauer | Aktion | Hinweis |
|---|---|---|---|
1Sektion 1: Kategorien prüfen | 15 min | Items mit Domain-Experten durchgehen und auf Überlappungen, Mehrfachzählungen oder Sammelkategorien prüfen. Definitionen schriftlich fixieren. | Eine Kategorie Sonstiges, die über 15% liegt, ist ein Riesenproblem; sie versteckt die eigentlichen Treiber. |
2Sektion 2: Verteilung berechnen | 10 min | Häufigkeiten oder Kosten summieren, absteigend sortieren, kumulative Summe und kumulativen Prozentsatz berechnen. | Wenn die Top 3 unter 40% liegen, gibt es keine Pareto-Verteilung. Dann liefert die Methode keinen klaren Fokus. |
3Sektion 3: Diagramm und Schwelle | 15 min | Pareto-Diagramm zeichnen (Balken für Häufigkeit, Linie für kumulativen Prozentsatz). 80%-Schwelle als horizontale Linie markieren. | Schwelle muss nicht exakt 80 sein. 70 oder 90 sind valide, wenn die Verteilung dort einen Knick hat. Knick-Punkt suchen. |
4Sektion 4: Hebelprüfung | 20 min | Pro Item in der Top-Gruppe Hebel bewerten: beeinflussbar in 30 Tagen, beeinflussbar in 90 Tagen, nicht beeinflussbar. Nur beeinflussbare Items werden Aktionspunkt. | Wenn die Top-Ursache extern ist (z. B. Marktnachfrage), führt Pareto in die Irre. Methode liefert dann nur Awareness, keinen Plan. |
5Sektion 5: Entscheidung | 10 min | Ein bis drei Items mit Owner und Zieltermin als Aktion festlegen. Restliche Long-Tail-Items werden bewusst nicht bearbeitet und schriftlich begründet. | Long Tail muss explizit auf Halten gesetzt werden. Sonst wird in 4 Wochen erneut diskutiert, ob er angefasst wird. |
Was am Ende rauskommt
Pareto-Diagramm plus tabellarische Verteilung (Item, Häufigkeit, kumulativer Prozentsatz), markierte 80%-Schwelle, Spalte Hebelbarkeit, Aktionsliste mit Owner und Termin, dokumentierte Long-Tail-Entscheidung.
Analyse pro Zeitraum eigene Version mit Datum, Datenquelle und Snapshot-Hash. Frühere Versionen behalten, um Verteilungswandel über Quartale sichtbar zu machen.
Kompakte Arbeitsvorlage für Pareto Analysis mit Kontext, Input, Ergebnisartefakten und nächstem Schritt.
# Pareto Analysis Arbeitsvorlage
## Ziel
Nutzt das 80/20-Prinzip, um die wenigen wichtigsten Ursachen oder Optionen zu identifizieren.
## Kontext
Wann und wofür nutzen wir diese Methode?
## Input
Welche Daten, Beobachtungen, Entscheidungen oder Materialien liegen vor?
## Durchführung
Kurze Notizen entlang des Run Sheets.
## Ergebnisartefakte
- Pareto Chart:
- Top Causes:
- Focus List:
## Annahmen und offene Fragen
- ...
## Entscheidung / Nächster Schritt
Owner, Datum und Erfolgssignal.Konkret gefülltes Szenario
## Pareto-Analyse: Support-Tickets Q2 2026 (n=1.842)
| Ursache | Tickets | Anteil | Kumulativ |
|---|---|---|---|
| Login fehlgeschlagen (SSO-Timeout) | 612 | 33,2% | 33,2% |
| Rechnung nicht zustellbar (Mailadresse falsch) | 401 | 21,8% | 55,0% |
| Export-Limit überschritten | 248 | 13,5% | 68,5% |
| Sprachumschaltung greift nicht | 197 | 10,7% | 79,2% |
| Restliche 23 Kategorien | 384 | 20,8% | 100,0% |
**Top-4 decken 79,2%.** Hebelbarkeit:
- SSO-Timeout: in 30 Tagen behebbar (Owner: @anna, Plattform).
- Mailadresse: 90-Tage-Fix mit CRM-Migration (Owner: @ben).
- Export-Limit: Produktentscheidung offen, eskaliert an PM @lisa.
- Sprache: 30-Tage-Fix (Owner: @marc).
Long Tail (23 Kategorien, 20,8%): bewusst Halten, Re-Review in Q3.Symptome erkennen, gegensteuern
Sonstiges oder Andere liegt in den Top 5 und macht über 15% aus.
Items in Sonstiges manuell durchgehen und mindestens drei neue Kategorien bilden. Erst nach Recodierung erneut sortieren.
Top 3 erreichen unter 40%, Verteilung ist flach.
Methode abbrechen, mit Cluster-Analyse oder breiterer Datenbasis arbeiten. Pareto erzwingt sonst Scheinfokus.
Top-Item ist häufig, aber pro Vorfall billig; teure Vorfälle landen im Long Tail.
Pareto zweimal rechnen: nach Häufigkeit und nach Kosten oder Severity. Beide Verteilungen vergleichen und Aktionen aus dem Schnittmenge ableiten.
Erhebung umfasst zwei Wochen, Ergebnisse hängen stark vom letzten Incident ab.
Mindestens 60 Tage oder 100 Vorfälle, je nachdem was größer ist. Bei Saisonalität Vorjahresperiode hinzuziehen.
Größter Treiber liegt außerhalb des Teameinflusses (Markt, Regulatorik).
Item klar markieren und nicht als Aktionspunkt führen. Stattdessen die nächste beeinflussbare Stelle aus der Liste wählen.
Team bearbeitet Tickets aus dem Long Tail nebenbei, Top-Aktionen verzögern sich.
Long-Tail-Halten als Working Agreement dokumentieren. Tickets aus Long Tail im Triage automatisch deprio.
Done-Signale, in unter einer Minute prüfbar
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