Was vor Start vorliegen muss
Aufgabenmanager (Things, Todoist, OmniFocus, Notion) oder Markdown-Setup; physische Inbox-Schale; digitale Inbox-Sammler (Mail-Foldern, Quick-Capture-App); Wochen-Termin-Slot von 60-90 min; Kalender für Engage-Phase.
Solo-Praxis, eine Person. Optional Coach oder Buddy für die ersten 4 Wochen, der wöchentlich Review-Disziplin spiegelt.
Aktuelle offene Schleifen, ungelesene Mails, Notizzettel, vergessene Versprechen; aktuelle Verantwortlichkeiten (Areas) und laufenden Projekte; bevorzugter Kontextbegriff (z. B. @home, @büro, @anruf).
1-2 h Setup, laufend
Listen anlegen: Inbox, Projects, Next Actions, Waiting For, Someday/Maybe, Reference, Tickler. Pro Liste die GTD-Definition als Header. Wochen-Review-Termin im Kalender als wiederkehrender Slot.
Die eine Frage, die diese Methode beantwortet
Welche nächste konkrete Aktion bringt die jeweils richtige offene Schleife im richtigen Kontext voran?
Marker: Sektion
| Schritt | Dauer | Aktion | Hinweis |
|---|---|---|---|
1Sektion 1: Capture | Initial 60-120 min, danach laufend | Alles, was Aufmerksamkeit beansprucht, in die Inbox: Mails, Notizzettel, Versprechen, mentale Schleifen. Initial einmal komplett, danach kontinuierlich. | „Alles“ heißt alles, auch unbequemes (z. B. Steuererklärung 2024 erledigen). Wer filtert, baut Schuldgefühle. Capture ohne Bewertung. |
2Sektion 2: Clarify | 10-20 min täglich | Pro Inbox-Item drei Fragen: ist es umsetzbar? Wenn nein: archive, Someday/Maybe oder Müll. Wenn ja: ist es ein Projekt (>1 Aktion)? Was ist die nächste konkrete Aktion? | Nächste Aktion ist eine konkrete physische oder digitale Tätigkeit, kein Thema. „Marketing-Strategie“ ist kein Next Action, „Termin mit @lisa fixieren“ schon. |
3Sektion 3: Organize | 10 min täglich | Next Actions in Kontextlisten (@anruf, @büro, @errands, @computer). Projekte mit definiertem Outcome in Projects-Liste. Wartende auf andere in Waiting For mit Datum. Termine in Kalender. | Kontextlisten sind Hebel: an der richtigen Liste wird produktiv. Wer alles in einer Liste hat, scrollt statt zu handeln. Kalender nur für Aktionen mit konkreter Zeit. |
4Sektion 4: Reflect (Wochen-Review) | 60-90 min wöchentlich | Inbox leeren, Projects-Liste prüfen (jedes Projekt hat eine Next Action?), Waiting For nachfassen, Kalender der nächsten 2 Wochen, Someday/Maybe scannen. Areas anschauen. | Wochen-Review ist der Kern. Ohne dieses Ritual verfällt das System binnen 3 Wochen. Termin als Verpflichtung, nicht „wenn Zeit ist“. |
5Sektion 5: Engage | Täglich | Aktion wählen nach Kontext (wo bin ich, was kann ich tun?), verfügbarer Zeit, Energie und Priorität. Aktion durchführen, abhaken oder neu definieren. | Engage ist nicht Priorisierung von außen, sondern situative Wahl. Wer hier wieder die ganze Liste sortiert, hat den Sinn verloren. |
Was am Ende rauskommt
Vollständig aufgesetztes GTD-System in einem Aufgabenmanager mit allen sieben Listen, befüllt aus initialem Capture, Wochen-Review als wiederkehrender Termin, geteilter Projekte-Liste mit Owner und Next Action pro Projekt sowie Areas-of-Responsibility-Liste.
Initiale Setup-Notiz mit Datum. Reviews protokollieren, vor allem strukturelle Anpassungen (neue Area, neuer Kontext). Bei System-Drift Wochen-Review nutzen, nicht stiller Rebuild.
Kompakte Arbeitsvorlage für Getting Things Done mit Kontext, Input, Ergebnisartefakten und nächstem Schritt.
# Getting Things Done Arbeitsvorlage
## Ziel
Systematisiert Aufgaben, Verpflichtungen und nächste Schritte in einem vertrauenswürdigen Workflow.
## Kontext
Wann und wofür nutzen wir diese Methode?
## Input
Welche Daten, Beobachtungen, Entscheidungen oder Materialien liegen vor?
## Durchführung
Kurze Notizen entlang des Run Sheets.
## Ergebnisartefakte
- Action Lists:
- Project List:
- Review Routine:
## Annahmen und offene Fragen
- ...
## Entscheidung / Nächster Schritt
Owner, Datum und Erfolgssignal.Konkret gefülltes Szenario
## GTD-Setup — Sabine (Solo-Steuerberaterin), gestartet 11.05.2026
**Tool**: Things 3. Wochen-Review jeden Sonntag 18:00, 75 min.
**Listen**
- Inbox (heute 0 Items nach Sonntag-Review).
- Projects (12 aktiv): „Mandant Meyer Steuererklärung 2025 abschließen“, „Buchhaltungs-Software wechseln evaluieren“, „Lohnverarbeitung Mai für 3 Mandanten“, ...
- Areas (5): Mandanten, Eigene Buchhaltung, Personal, Schulung, Privat.
- Next Actions in Kontexten: @anruf (4), @büro (8), @datev (3), @errands (2), @computer (11).
- Waiting For (6): „Antwort Mandant Schmidt zu USt-Belegen, seit 12.05.“; „DATEV-Support-Ticket #4711, eskaliert 15.05.“.
- Someday/Maybe (14): „Steuerblog starten“, „Praktikum aufnehmen“, „Kanzlei-Räume erweitern“.
**Beispiel-Wochen-Review-Eintrag (17.05.)**: Inbox geleert (32 -> 0). Drei Projekte ohne Next Action gefunden, ergänzt. Mandant-Meyer hat Termin verschoben, Kalender angepasst. Someday/Maybe-Eintrag „CRM evaluieren“ in Project promoviert.
**Engage-Routine**: 08:00 Tagesplanung 5 min, 1 wichtigste Aufgabe vor erstem Termin. Lange Slots für @datev-Liste, kurze @anruf-Slots in Wartezeiten.Symptome erkennen, gegensteuern
Mentale Schleifen bleiben außerhalb des Systems, Vertrauen sinkt, System wird umgangen.
Quick-Capture-Tool immer verfügbar (App auf Phone, Index-Karten in Tasche). Wochen-Review prüft, ob Schleifen draußen geblieben sind.
Listen voller Themen („Marketing“) statt Aktionen („Mail an @lisa zur Webinar-Terminanfrage“).
Pro Item Verb + Objekt + Kontext. Wenn unklar, ist Item ein Projekt; Next Action getrennt formulieren.
Ein bis zwei Reviews verschoben, System driftet, Inbox füllt sich auf 200+ Items.
Review-Termin als Pflicht behandeln. Bei Ausfall am nächsten Tag nachholen, nicht aussetzen. Buddy-Disziplin in den ersten 4 Wochen.
Alle 6 Wochen Wechsel des Tools, System wird nie reif, Daten verloren oder dupliziert.
Mindestens 12 Wochen mit einem Tool, bevor Wechsel evaluiert wird. Tool-Wechsel als Projekt mit Folgeaktion behandeln.
Statt situativ zu wählen, wird täglich neu priorisiert, Engage-Phase wird Mini-Wochen-Review.
Engage nach Kontext, Zeit, Energie. Priorisierung gehört in Review, nicht Engage. Wer täglich priorisiert, hat das System nicht verinnerlicht.
Done-Signale, in unter einer Minute prüfbar
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